Những thay đổi trong thủ tục tại nơi làm việc nhìn chung tạo ra kết quả tích cực, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty hoặc thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực hơn. Thay đổi là điều thú vị đối với những người dễ dàng thích nghi với nó, nhưng đối với một số nhân viên, sự thay đổi có thể không quen thuộc, gây khó chịu hoặc thậm chí là đáng sợ. Họ có thể cảm thấy khó chấp nhận những điều chưa biết, gây ra đau khổ, hoặc họ có thể nảy sinh lo lắng về việc tuân thủ các chính sách mới. Là một nhà lãnh đạo tại nơi làm việc, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo rằng mọi quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Học cách giới thiệu và thực hiện các quy trình mới tại nơi làm việc sẽ giúp nhân viên của bạn chuyển đổi sang các thay đổi một cách hiệu quả đồng thời duy trì tinh thần làm việc cao tại nơi làm việc.
Các bước
Phần 1/3: Thiết kế các thay đổi về thủ tục
Bước 1. Nhận thức được các chi phí
Nếu bạn đang thực hiện một thay đổi về thủ tục để tiết kiệm tiền trong vài năm tới, đó có vẻ là một lựa chọn rõ ràng. Nhưng nếu sự thay đổi đó đòi hỏi chi phí lắp đặt thiết bị mới, đào tạo lại nhân sự đáng kể hoặc thuê nhân viên mới đảm nhận vai trò mới, bạn có thể cần phải so sánh chi phí để xem liệu chúng có lớn hơn lợi ích và tiết kiệm lâu dài hay không. Nói chuyện với nhân viên kế toán về chi phí tương đối so với tiết kiệm dài hạn để xác định xem công ty của bạn có đủ khả năng thực hiện những thay đổi đó hay không hoặc thử thực hiện một phân tích chi phí-lợi ích đơn giản.
- Phân tích chi phí - lợi ích so sánh chi phí dự kiến với lợi ích dự kiến để xác định kế hoạch tốt nhất, hiệu quả nhất về chi phí.
- Để tiến hành một phân tích chi phí-lợi ích đơn giản, hãy chia một tờ giấy thành hai cột. Liệt kê các lợi ích trong một cột và chi phí trong cột khác. So sánh hai danh sách để xem hành động nào có lợi nhất và tiết kiệm chi phí nhất.
Bước 2. Làm cho nó dễ dàng để giới thiệu
Ngay cả khi những thay đổi về thủ tục mà bạn đang giới thiệu sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn, điều quan trọng là làm cho những thay đổi đó dễ dàng được giới thiệu và thực hiện. Nếu có thể, hãy cố gắng thực hiện các thay đổi mới theo từng giai đoạn hoặc từng giai đoạn. Bằng cách đó, nhân viên của bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh và thích ứng với các quy trình mới.
Nếu có thể, hãy thực hiện các thay đổi theo cách cho phép nhân viên điều chỉnh trên cơ sở từng bước. Hãy thử so sánh các thay đổi thủ tục mới trong vài tuần hoặc thậm chí vài tháng để cho phép thích ứng tối ưu
Bước 3. Đo lường thành công của nó
Những thay đổi quan trọng về thủ tục nên được thực hiện vì một lý do. Khi bạn đã xác định được lý do tại sao bạn thực hiện những thay đổi đó, điều quan trọng là phải tìm cách đo lường mức độ thành công tương đối của các thay đổi. Nếu những thay đổi được cho là để tiết kiệm chi phí, thì hãy chuẩn bị sẵn một bảng so sánh chi phí để đánh giá mức độ hiệu quả của những thay đổi sau vài tháng. Nếu những thay đổi được cho là để cải thiện sự hài lòng của khách hàng, thì hãy thực hiện các cuộc khảo sát và theo dõi số lượng khách hàng quay lại hài lòng với những thay đổi bạn đã thực hiện.
Cân nhắc sử dụng một công cụ tài chính miễn phí hoặc chi phí thấp để theo dõi sự thành công của công ty bạn trước và sau khi thực hiện các thay đổi. Bạn có thể tìm thấy các công cụ miễn phí trực tuyến như inDinero hoặc Corelytics hoặc đăng ký dịch vụ hàng tháng chuyên sâu hơn từ chính những nhà cung cấp đó
Bước 4. Có một kế hoạch thoát hiểm
Rõ ràng hy vọng của bạn với những thay đổi thủ tục mới là nó sẽ làm cho mọi thứ tốt hơn ở nơi làm việc. Nhưng bạn sẽ làm gì nếu điều ngược lại xảy ra? Bất kỳ kế hoạch tốt nào cho những thay đổi về thủ tục nên có một kế hoạch dự phòng hoặc nếu vẫn thất bại, một kế hoạch thoát để từ bỏ các thay đổi hoàn toàn.
- Quyết định xem bạn sẽ mặc định quay lại các quy trình cũ trong trường hợp các thay đổi mới không thành công hay bạn sẽ triển khai kế hoạch dự phòng. Nếu chọn một kế hoạch dự phòng, hãy chuẩn bị sẵn các kế hoạch cụ thể để đề phòng.
- Bạn có thể muốn tránh nói với nhân viên của mình rằng bạn có một kế hoạch dự phòng hoặc rằng bạn có thể quay trở lại các quy trình cũ. Nói với họ những điều này có thể khiến bạn tỏ ra yếu kém hoặc kém hiệu quả với tư cách là một nhà lãnh đạo, và nó có thể làm tăng khả năng phản kháng của nhân viên đối với những thay đổi nếu họ biết rằng đủ lời phản đối sẽ đưa mọi thứ trở lại như cũ.
Phần 2/3: Duy trì sự tự tin và kiểm soát
Bước 1. Truyền đạt tầm nhìn của bạn
Nếu bạn tin rằng những thay đổi về thủ tục mà bạn đang thực hiện sẽ cải thiện công ty và / hoặc nơi làm việc, hãy thông báo điều này. Hãy cho nhân viên của bạn biết bạn hình dung công ty như thế nào trong một năm kể từ bây giờ và đưa ra các chiến lược (bao gồm cả những thay đổi về thủ tục này) sẽ giúp đưa công ty đến với vị trí mà bạn tin tưởng.
- Chia sẻ tầm nhìn của bạn với nhân viên của bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn trong việc mô tả những gì bạn muốn cho công ty của mình.
- Hiểu nhân viên của bạn.
- Trao quyền cho nhân viên của bạn bằng cách cho phép họ nói lên suy nghĩ, mối quan tâm và phản hồi tổng thể về những thay đổi bạn đang đề xuất. Tuy nhiên, đừng làm mất cơ cấu tổ chức của công ty bạn.
- Quyết định xem liệu tốt nhất nên truyền đạt tầm nhìn của bạn và thông báo những thay đổi trực tiếp hoặc qua email. Các vấn đề cấp bách tốt nhất nên được gửi trực tiếp và các thông báo bằng văn bản / email có thể dễ dàng bị bỏ qua.
MẸO CHUYÊN GIA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Bước 2. Bán tiền lẻ
Cho dù bạn đang cố gắng thực hiện những thay đổi thủ tục nào tại nơi làm việc, chỉ cần nói với nhân viên của bạn rằng "Đó chỉ là cách làm từ bây giờ". Là một nhà lãnh đạo, vai trò của bạn là dẫn đầu và điều đó có nghĩa là khiến nhân viên của bạn đi sau bạn 100%. Khi bạn đã thông báo các thay đổi, hãy bán chúng cho nhân viên của bạn. Giúp họ hiểu tại sao những thay đổi đó lại tốt cho công ty và cuối cùng là tốt cho nhân viên.
- Hãy cho nhân viên của bạn biết động lực của bạn (hoặc của công ty) để thực hiện những thay đổi này. Nếu những thay đổi sẽ tiết kiệm tiền, thì hãy nói như vậy. Nếu họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn, thì hãy cho mọi người biết. Bất kể động cơ là gì, hãy làm rõ rằng những lợi thế của những thay đổi này sẽ lớn hơn chi phí và các vấn đề thực hiện.
- Chỉ ra lý do tại sao cách làm cũ không phù hợp hoặc không hiệu quả. Có sự tương phản rõ ràng có thể giúp nhân viên dễ dàng hiểu tại sao sự thay đổi đó là cần thiết.
Bước 3. Loại bỏ bất kỳ sự không chắc chắn nào
Một trong những lý do lớn nhất khiến nhân viên chống lại sự thay đổi là nỗi sợ hãi mà họ cảm thấy đối với những điều chưa biết. Nếu có bất kỳ sự không chắc chắn nào về cách hoạt động kinh doanh hàng ngày hoặc về những vai trò rất cụ thể mà bạn và nhân viên của bạn sẽ thực hiện trong những thay đổi này, bạn sẽ cần phải loại bỏ những điều không chắc chắn đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách đoán trước những câu hỏi, nghi ngờ và nỗi sợ hãi mà nhân viên của bạn có thể mắc phải và giảm bớt chúng trước khi chúng đưa ra.
- Hãy tỉ mỉ trong việc lập kế hoạch của bạn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp và những thay đổi (nếu có) sẽ phát sinh trong vai trò của nhân viên của bạn. Hãy cho họ biết rằng vai trò của họ sẽ không thay đổi, hoặc nếu vai trò của họ sẽ bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào, sau đó hãy rõ ràng về điều này ngay từ đầu.
- Cố gắng đóng khung những thay đổi về thủ tục theo cách mà nhân viên sẽ coi những thay đổi đó là một sự cải tiến đối với cách họ làm việc. Nếu bạn loại bỏ sự nghi ngờ xung quanh các thông báo thủ tục mơ hồ và định khung lại những thay đổi đó như một cách để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn hoặc một trật tự hoạt động trơn tru hơn, nhân viên của bạn rất có thể sẽ tham gia nhiều hơn.
MẸO CHUYÊN GIA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Tư vấn đa dạng, công bằng & hòa nhập
Chuyên gia của chúng tôi đồng ý:
Khi các thay đổi về thủ tục được thực hiện và các quy tắc hoặc hướng dẫn mới được thiết lập, hãy rõ ràng về những khía cạnh của thay đổi sẽ không thể thương lượng và những khía cạnh nào có tính linh hoạt được tích hợp sẵn. Ví dụ, bạn có thể nói,"
Bước 4. Đúng lúc
Một số chuyên gia kinh doanh khuyên rằng thời gian của một thông báo thủ tục có thể là yếu tố lớn nhất trong việc thu hút nhân viên. Không có quy tắc rõ ràng về thời điểm thích hợp, vì mọi tình huống và nơi làm việc đều khác nhau, nhưng nhận thức được những thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên của bạn như thế nào có thể giúp bạn sắp xếp thời gian thông báo và thực hiện tốt hơn một chút.
- Nếu các thủ tục mới sẽ yêu cầu đào tạo thêm, hãy cố gắng sắp xếp thời gian thực hiện các thủ tục đó theo cách để nhân viên của bạn có đủ thời gian chuẩn bị. Ví dụ: không thông báo các thủ tục mới vào thứ Sáu nếu chúng có hiệu lực vào thứ Hai tiếp theo. Điều đó có thể yêu cầu nhân viên đến vào cuối tuần để đào tạo hoặc tranh giành để tìm ra mọi thứ vào ngày những thay đổi được đưa ra trực tiếp.
- Nếu có thể, hãy thông báo những thay đổi về thủ tục một vài tuần trước khi chúng diễn ra. Điều này sẽ giúp mọi người có cơ hội đọc các quy trình mới, hiểu chúng khác với quy trình cũ như thế nào và học cách thực hiện những thay đổi cần thiết.
Phần 3/3: Thực hiện các thay đổi
Bước 1. Đừng đánh mất bản sắc của công ty bạn
Những thay đổi về thủ tục thường là tốt, nhưng chúng không nên quá triệt để đến mức nhân viên của bạn không còn nhận ra công ty - ít nhất là không phải trong một sớm một chiều. Hãy nhớ rằng ngoài sự thoải mái trong sự quen thuộc, nhiều nhân viên của bạn có thể trung thành và cống hiến cho công ty vì hình ảnh / bản sắc hoặc sứ mệnh ban đầu của công ty. Bạn có thể thay đổi những khía cạnh đó thông qua một kế hoạch dài hạn, nhưng việc thực hiện những thay đổi triệt để trong một khoảng thời gian ngắn có thể khiến những nhân viên trung thành nhất của bạn xa lánh hoặc cảnh báo.
Bước 2. Tìm kiếm đầu vào
Mức độ hài lòng của nhân viên sẽ là một trong những thước đo tốt nhất về mức độ hiệu quả của những thay đổi. Tất nhiên, một số nhân viên sẽ chống lại sự thay đổi cho dù điều gì xảy ra, nhưng những nhân viên khác có thể thích hướng đi chung trong khi vẫn e dè về cách những thay đổi đó thực sự được thực hiện.
- Một cách dễ dàng để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và đánh giá bất kỳ thay đổi nào có thể cần thiết trong tương lai là yêu cầu nhân viên phản hồi về những thay đổi. Hãy cho họ biết rằng mặc dù bạn có thể không sẵn sàng để đảo ngược các thay đổi, nhưng bạn coi trọng sự đóng góp và cộng tác của nhân viên khi nói đến cách những thay đổi đó được thực hiện.
- Cân nhắc việc thành lập một nhóm đặc nhiệm hoặc ủy ban để tìm kiếm phản hồi về cách những thay đổi đang được thực hiện và đóng góp ý kiến về cách những thay đổi có thể được thực hiện thành công hơn.
Bước 3. Khen thưởng hiệu suất của nhân viên
Một cách để giúp nhân viên tham gia với những thay đổi thủ tục mới là tạo ra các mục tiêu ngắn hạn cho nhân viên của bạn và khen thưởng những người đạt được các mục tiêu đó. Nó có vẻ là một động thái không đáng kể, nhưng nó có thể giúp xây dựng sự hỗ trợ cho những thay đổi và khơi dậy mong muốn mạnh mẽ để thực hiện những thay đổi đó.
Lời khuyên
- Đưa nhân viên của bạn tham gia và tham gia vào các thay đổi trong quy trình càng sớm càng tốt.
- Cố gắng tìm kiếm sự trợ giúp từ nhân viên trong phần lập kế hoạch hoặc phần thực hiện của quá trình này.
- Khuyến khích sự linh hoạt tại nơi làm việc. Nhân viên của bạn thích ứng với sự thay đổi càng tốt thì quá trình này sẽ càng dễ dàng hơn cho tất cả mọi người.
