Một công việc toàn thời gian, gia đình, bạn bè, các hoạt động giải trí, v.v. có thể tạo ra một cuộc sống đầy đòi hỏi và rối loạn. Thêm sự vô tổ chức vào hỗn hợp, và dường như không thể hoàn thành mọi thứ trong cuộc sống của bạn. Kỹ năng tổ chức là rất quan trọng để giúp quản lý nhiều trách nhiệm của bạn, nhưng nó thường có thể khó thành thạo. Tuy nhiên, một khi bạn làm như vậy, bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và có lợi thế cạnh tranh lớn hơn, dẫn đến một cuộc sống hạnh phúc và bền vững.
Các bước
Phương pháp 1/4: Tổ chức tư duy của bạn
Bước 1. Tạo danh sách việc cần làm
Viết ra mọi thứ bạn phải làm ngày hôm nay và gạch bỏ từng việc khi bạn hoàn thành chúng. Bằng cách viết ra các công việc hàng ngày, bạn không phải căng thẳng về việc phải nhớ thực hiện chúng. Loại bỏ những thứ ra khỏi danh sách có thể sẽ khiến bạn cảm thấy hiệu quả hơn. Đưa những thứ bạn đã làm vào danh sách của bạn chỉ để gạch bỏ chúng.
- Sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn theo mức độ ưu tiên cao đến mức độ ưu tiên thấp. Đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng việc để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Hãy tự nghĩ, “nếu tôi chỉ có thể làm một việc hôm nay, thì đó sẽ là gì?”. Đó là điều số một của bạn trong danh sách việc cần làm.
- Nếu có thể, hãy lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau và tham khảo trước khi ngủ. Làm như vậy, bạn sẽ thức dậy với một kế hoạch hành động trong đầu.
Bước 2. Tạo một danh sách đang chạy mà bạn thêm vào liên tục
Nếu có một cuốn sách bạn muốn đọc hoặc một nhà hàng bạn muốn thử, hãy lập một danh sách luôn sẵn sàng phục vụ bạn. Nếu bạn muốn xem một bộ phim, bạn không nhất thiết phải xem bộ phim đó ngay hôm nay và do đó, bạn không muốn nó có trong danh sách việc cần làm hàng ngày của mình. Có một danh sách đang chạy sẽ giúp nhắc nhở bạn về những việc cần làm “bổ sung” của bạn.
Bạn có thể tạo danh sách đang chạy trong một cuốn sổ mà bạn luôn mang theo hoặc trực tuyến bằng các chương trình như Dropbox để có thể truy cập mọi lúc
Bước 3. Ghi chú khi bạn đang nói chuyện với mọi người
Ghi chú về các cuộc trò chuyện bạn có với mọi người. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc trò chuyện kinh doanh, nhưng cũng quan trọng trong các tương tác với bạn bè và gia đình. Ghi chép sẽ nhắc nhở bạn về một điều quan trọng mà ai đó đã nói, một nhiệm vụ phải hoàn thành mà bạn không lường trước được hoặc chỉ là lời nhắc nhở thân thiện về những khoảng thời gian vui vẻ bên những người thân yêu của bạn.
Bạn không nhất thiết phải luôn mang theo một cuốn sổ và ghi chép tỉ mỉ từng lời ai đó nói. Chỉ cần cố gắng dành ra một khoảng thời gian để ghi lại một hoặc hai điều quan trọng từ mỗi cuộc trò chuyện mà bạn có
Bước 4. Sử dụng bảng kế hoạch
Một kế hoạch hàng năm có thể vô cùng hữu ích trong việc tổng hợp các suy nghĩ của bạn. Sử dụng nó để viết ra các cuộc hẹn, chuyến du lịch và những việc quan trọng khác. Hãy tham khảo nó hàng ngày và viết ra những điều sẽ xảy ra trong dài hạn. Ví dụ: nếu bạn lên lịch một cuộc gọi hội nghị trong 6 tháng kể từ bây giờ, hãy viết cuộc gọi đó vào bảng lập kế hoạch của bạn ngay bây giờ để bạn không bị quên.
Bước 5. Khử lộn xộn cho bộ não của bạn
Giống như việc bạn loại bỏ những thứ không dùng đến hoặc không quan trọng trong văn phòng và ở nhà, bạn cũng phải loại bỏ những suy nghĩ không cần thiết ra khỏi bộ não của mình. Hãy thử thiền để loại bỏ những suy nghĩ tiêu cực như lo lắng và căng thẳng khỏi tâm trí của bạn.
Phương pháp 2/4: Tổ chức tại nhà
Bước 1. Vứt bỏ những thứ không cần thiết
Loại bỏ sự lộn xộn là bước đầu tiên cần thiết trong việc tổ chức ngôi nhà của bạn. Đổ ra khỏi ngăn kéo và loại bỏ những thứ không cần thiết, vứt bỏ thực phẩm đã hết hạn sử dụng, vứt bỏ hoặc quyên góp quần áo và giày dép bạn đã không mặc trong hơn một năm, vứt bỏ đúng cách thuốc hết hạn, vứt bỏ hoặc củng cố đồ vệ sinh cá nhân trống hoặc nửa rỗng, và bất kỳ thứ gì khác các mục bạn không thực sự cần. MẸO CHUYÊN GIA
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns is a board certified Professional Organizer (CPO) and Founder of Organized and Energized!, her consulting business with a mission to empower people to master their environment and personal image by assisting them in taking control, making change and organizing their lives. Kathi has over 17 years of organizing experience and her work has been featured on Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America, and Entrepreneur. She has a BS in Communication from Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Put a donation bin in a hallway closet and another one in your clothes closet
Every time you find an item you don't want anymore, put it in the donation bin. If you put on an article of clothing that no longer fits correctly, put it in your donation bin. Donation bins give you an exit strategy for all your excess.
Bước 2. Tạo chất kết dính cho các vật dụng quan trọng trong cuộc sống của bạn
Tạo các chất kết dính có gắn nhãn cho “Bảo hiểm ô tô”, “Kỳ nghỉ”, “Biên lai”, “Ngân sách” và bất kỳ mục quan trọng nào khác hoặc thậm chí trong cuộc sống của bạn.
- Hãy thử mã hóa màu sắc chất kết dính của bạn. Màu xanh lam cho Biên lai (xăng, tạp hóa, quần áo), Màu đỏ cho Bảo hiểm (ô tô, nhà riêng, cuộc sống), v.v.
- Giữ các chất kết dính trên một giá có tổ chức.
Bước 3. Đặt móc và kệ lên tường
Sử dụng không gian dọc thường không được sử dụng trong nhà của bạn. Mua móc để treo xe đạp trong nhà để xe của bạn và các kệ độc lập (nổi) để tạo không gian tổ chức hiệu quả và trang trí.
Bước 4. Đầu tư vào thùng lưu trữ
Giống như sắp xếp văn phòng của bạn, mua thùng và giỏ để đặt tất cả mọi thứ của bạn vào. Bỏ các đồ vật tương tự vào cùng một thùng và có hệ thống lưu trữ các thùng của bạn. Mua các thùng và giỏ đủ kích cỡ để sắp xếp mọi thứ trong nhà của bạn bao gồm đồ dùng, đồ trang điểm, thú nhồi bông, thực phẩm, giày dép và đồ lặt vặt.
Phương pháp 3 trên 4: Cải thiện tổ chức của bạn tại nơi làm việc
Bước 1. Tổ chức mua thùng
Ghé thăm một cửa hàng bán thùng có tổ chức (The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, cửa hàng đô la, Bed Bath & Beyond, v.v.) và chọn ít nhất mười chiếc. Mua các thùng có tất cả các kích cỡ khác nhau để đựng bút, giấy và các vật dụng lớn hơn.
Mua thùng, giỏ, ngăn kéo đựng hồ sơ và bất kỳ đồ vật nào khác có thể chứa đồ của bạn
Bước 2. Mua máy dán nhãn
Có ích gì khi bạn để tất cả những thứ của bạn trong những chiếc thùng cất giữ đẹp đẽ nếu bạn không biết những gì trong mỗi thùng? Sử dụng máy dán nhãn để dán nhãn cho từng thùng một cách thích hợp. Ví dụ: có một thùng có nhãn “Dụng cụ Viết” để bạn đựng bút, bút chì và bút dạ, và một thùng khác có nhãn “Dụng cụ” có kéo, kim bấm, dụng cụ tẩy ghim và bấm lỗ.
Dán nhãn hoàn toàn mọi thứ bao gồm các tệp, ngăn kéo và tủ của bạn
Bước 3. Nộp thông tin của bạn theo "cách bạn sẽ sử dụng nó"
Thay vì đặt một mục vào tệp dựa trên nơi bạn lấy nó, hãy gửi nó dựa trên cách bạn sẽ sử dụng nó trong tương lai. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu về khách sạn bạn sẽ ở tại New York trong chuyến công tác của mình, hãy gửi tài liệu đó vào tệp “New York”, thay vì tệp “Khách sạn” của bạn.
Tạo tệp phụ. Có một tệp “Khách sạn”, nhưng sau đó có nhiều tệp “thành phố” cho những nơi bạn thường đến
Bước 4. Tạo một phác thảo hoặc "Mục lục" của văn phòng được tổ chức của bạn
Bạn có thể sắp xếp mọi thứ được sắp xếp, nhưng bạn có thể không nhớ mọi thứ đã được đặt ở đâu. Nhập danh sách từng hộp hoặc thùng bạn đã tạo và những gì bên trong nó để tham khảo nhanh chóng trong tương lai.
Danh sách này cũng sẽ giúp bạn đặt mọi thứ trở lại vị trí của chúng sau khi bạn loại bỏ chúng
Bước 5. Tạo không gian “phải làm” và “đã xong” trên bàn làm việc của bạn
Có hai khu vực cụ thể trên bàn làm việc của bạn cho những việc cần phải làm (giấy tờ để ký, báo cáo để đọc, v.v.) và một đống cho những việc bạn đã hoàn thành. Bằng cách tạo ra các lĩnh vực riêng biệt, bạn sẽ không nhầm lẫn về những gì bạn đã làm hoặc chưa làm được.
Bước 6. Vứt bỏ những thứ bạn không cần
Khi bạn đang bỏ những thứ của mình vào những chiếc hộp và thùng mà bạn đã mua được, hãy vứt bỏ những thứ bạn không cần đến. Vứt bỏ những thứ bạn chưa đụng đến hoặc mở ra trong một năm, tất cả những thứ bị hỏng và trả lại những đồ dùng bổ sung.
- Bạn có thể cắt nhỏ các giấy tờ cũ và hỏi đồng nghiệp xem họ có quan tâm đến bất kỳ thứ gì bạn đang xử lý hay không.
- Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc vứt bỏ thứ gì đó, hãy thử quyên góp nó.
Bước 7. Sắp xếp máy tính của bạn
Bạn có thể sắp xếp các đồ vật hữu hình xung quanh mình, nhưng có một chiếc máy tính vô tổ chức sẽ hạn chế năng suất và khiến bạn cảm thấy vẫn vô tổ chức. Tạo các thư mục và thư mục con mới để đưa các tệp vào, sắp xếp màn hình của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục cụ thể, xóa các tệp trùng lặp, đặt tên tài liệu với tiêu đề chi tiết và xóa các ứng dụng và tài liệu không cần thiết.
Phương pháp 4/4: Luôn có tổ chức
Bước 1. Dành mười phút mỗi ngày để lấy nhanh
Bạn đã dành thời gian sắp xếp và đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó, vì vậy hãy giữ nguyên như vậy. Mỗi đêm, hãy đặt báo thức báo hiệu khoảng thời gian mười phút mà bạn cất đồ vật ra khỏi vị trí và đảm bảo rằng các thùng và giỏ của bạn vẫn được ngăn nắp.
Bước 2. Nếu bạn đang thêm một món đồ mới vào cuộc sống của mình, hãy vứt bỏ một món đồ cũ
Trước khi bạn mua một cuốn sách mới, hãy xem qua giá sách của bạn và loại bỏ một cuốn sách mà bạn chưa hoặc sẽ không đọc. Hãy quyên góp hoặc vứt nó đi để món đồ mới của bạn có vị trí.
Tiến thêm một bước nữa và loại bỏ hai hoặc ba mục cho mỗi mục mới
Bước 3. Luôn luôn để hộp “Quyên góp”
Có một chiếc hộp để bạn có thể ném các vật phẩm vào để quyên góp mọi lúc. Khi bạn nhận thấy một món đồ mà bạn không muốn nữa, hãy ngay lập tức mang nó vào hộp quyên góp.
Khi bạn có một món đồ không mong muốn mà không thể tặng, hãy mang nó vào thùng rác ngay lập tức
Bước 4. Khi bạn thấy một ngăn kéo đang mở, hãy đóng nó lại
Đừng đợi khoảng thời gian mười phút sắp xếp gọn gàng của bạn để luôn ngăn nắp. Nếu bạn thấy một cái gì đó không đúng chỗ, hãy đặt nó lại ngay lập tức. Nếu bạn đi ngang qua một thùng rác đầy, hãy dọn sạch nó. Khi bạn thấy giấy tờ không đúng chỗ, hãy cất chúng đi. Tạo cho tổ chức một thói quen để làm cho nó hiệu quả nhất.
Đừng dành quá nhiều phút quý giá trong ngày để làm những công việc nhỏ nhặt gọn gàng. Đừng cố đóng một ngăn kéo đang mở. Nếu bạn chuẩn bị đi họp và ngăn kéo đang mở đang trên đường đi của bạn, thì hãy đóng nó lại. Nếu bạn làm gián đoạn quy trình làm việc của mình để đóng ngăn kéo, bạn sẽ giảm 25% năng suất tổng thể
Bước 5. Khai thác công nghệ để giúp bạn luôn ngăn nắp
Thực sự có hàng nghìn ứng dụng bạn có thể sử dụng để giữ cho bản thân được ngăn nắp. Có rất nhiều ứng dụng trong danh sách việc cần làm, chẳng hạn như Evernote, ứng dụng nhắc nhở như Beep Me, ứng dụng tổ chức du lịch như TripIT và các ứng dụng giúp sắp xếp tầm quan trọng của nhiệm vụ của bạn, chẳng hạn như Last Time.
