Theo Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA), nhân viên của bạn có quyền đuổi bạn đối với bất kỳ hành vi vi phạm an toàn nào liên quan đến công việc, bao gồm sử dụng vật liệu nguy hiểm, phòng cháy chữa cháy hoặc tiếp xúc với tiếng ồn. Biết cách trả lời đơn khiếu nại OSHA và có một bộ quy trình hiện có sẽ giúp công ty của bạn duy trì hoạt động kinh doanh và đáp ứng tất cả các nhu cầu pháp lý mà đơn khiếu nại giải quyết.
Các bước
Phần 1/4: Phản ứng với cuộc gọi điện thoại ban đầu
Bước 1. Đừng hoảng sợ
Nhận được khiếu nại OSHA có thể sẽ khiến bạn bị sốc, nhưng đừng hoảng sợ! Tất cả những gì bạn cần làm là giữ bình tĩnh và tôn trọng, lắng nghe cẩn thận và làm theo hướng dẫn, thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào và gửi thư trả lời có hiển thị điều này. Trên thực tế, khiếu nại OSHA của bạn sẽ được giải quyết sau vài ngày.
Bước 2. Lắng nghe cẩn thận
Khi bạn nhận được cuộc điện thoại ban đầu thông báo cho bạn về khiếu nại OSHA, hãy lắng nghe người đại diện trên điện thoại một cách cẩn thận. Tránh hỏi bất kỳ câu hỏi nào! Chỉ cần chuyên nghiệp nhất có thể và viết ra tất cả thông tin.
Bước 3. Không thừa nhận hoặc giải thích bất cứ điều gì
Trong khi bạn nói chuyện điện thoại với người đại diện, không thừa nhận, phủ nhận hoặc giải thích bất cứ điều gì. Bây giờ không phải là lúc cho điều đó. Chỉ cần lắng nghe và tiếp nhận càng nhiều thông tin càng tốt. Trong cuộc điện thoại này, hãy giữ lưỡi của bạn.
Bạn có thể nói điều gì đó như, "Tôi không thể xác nhận cũng không phủ nhận những cáo buộc này" hoặc đơn giản, "Chính sách của công ty chúng tôi không phải là phản hồi ngay lập tức."
Bước 4. Bày tỏ sự quan tâm chân thành
Sau khi bạn nghe người đại diện nói gì, hãy dành một chút thời gian để bày tỏ sự quan tâm chân thành, chuyên nghiệp. Minh họa rằng bạn rất coi trọng lời phàn nàn này.
Bạn có thể nói thẳng mối quan tâm của mình bằng cách nói "Tôi rất coi trọng khiếu nại này. Sự an toàn của nhân viên và nơi làm việc của tôi rất quan trọng đối với tôi."
Bước 5. Thông báo ý định tuân thủ của bạn
Giải thích rằng bạn có ý định xem xét các cáo buộc một cách cẩn thận khi bạn nhận được thư khiếu nại chính thức và tuân thủ các hướng dẫn được nêu trong. Hãy nói rõ rằng bạn sẽ làm bất cứ điều gì cần làm để giải quyết khiếu nại này và khắc phục tình hình.
Bạn có thể nói, "Tôi luôn có ý định xem xét vấn đề này và khắc phục mọi vấn đề càng sớm càng tốt."
Bước 6. Cảm ơn đại diện OSHA
Khi kết thúc cuộc điện thoại của bạn, hãy nhớ cảm ơn người đại diện đã dành thời gian cho họ. Điều này giúp kết thúc cuộc giao tiếp một cách tích cực và chuyên nghiệp.
Phần 2/4: Trả lời Thư Khiếu nại
Bước 1. Xem lại các tiêu chuẩn OSHA được trích dẫn trong thư
Rất nhanh sau cuộc điện thoại của bạn, bạn sẽ nhận được thư fax từ OSHA. Đây là lá thư khiếu nại chính thức của bạn. Hãy xem lại lá thư này rất cẩn thận và xác định bản chất của khiếu nại.
Bước 2. Đăng một bản sao lá thư khiếu nại của bạn
Theo hướng dẫn của OSHA, bạn phải đăng một bản sao lá thư khiếu nại của mình trên bảng thông báo của công ty, nơi tất cả nhân viên có thể nhìn thấy nó.
- Trích dẫn phải được đăng trong ba ngày làm việc (không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ) hoặc cho đến khi vấn đề được khắc phục.
- Điều này phải được thực hiện ngay cả khi bạn phản đối việc trích dẫn.
Bước 3. Ký tên và gửi fax lại "Chứng chỉ Đăng bài của bạn
"Sau khi bạn đã đăng một bản sao của lá thư này để nhân viên của bạn có thể nhìn thấy, hãy ký tên vào" Giấy chứng nhận đăng bài "đi kèm và fax nó lại theo số được cung cấp. Giữ lại biên lai fax của bạn để làm bằng chứng.
Bước 4. Điều tra các cáo buộc
Xem xét mọi yếu tố của khiếu nại OSHA kỹ càng nhất có thể. Ngay cả khi bạn khó chịu vì khiếu nại hoặc không đặt nặng tính hợp pháp của nó, hãy tìm kiếm bất kỳ lĩnh vực nào cần được giải quyết hoặc cải thiện.
Bước 5. Đặt kế hoạch sửa chữa của bạn trong chuyển động
Khi bạn đã điều tra tất cả các vấn đề tiềm ẩn, hãy lập ra một kế hoạch để sửa chữa chúng và ngay lập tức thiết lập kế hoạch của bạn. Ghi lại bất kỳ thay đổi quan trọng nào bằng ảnh, biên nhận hoặc tài liệu khác.
Phần 3/4: Soạn thảo Thư trả lời của bạn
Bước 1. Hành động nhanh chóng
Bạn nên soạn thảo thư trả lời không quá ba ngày sau khi nhận được thư khiếu nại. Sau khi nhận được đơn khiếu nại, bạn chỉ có năm ngày để giải quyết toàn bộ tình huống và gửi câu trả lời, vì vậy đừng lãng phí thời gian.
Bước 2. Sử dụng một định dạng rõ ràng
Xem xét kỹ cách thức thư khiếu nại của bạn được định dạng, lưu ý từ ngữ được sử dụng và chú ý đến giọng điệu. Bạn sẽ muốn phù hợp với cả định dạng và giọng điệu của bức thư bạn nhận được.
- Giải quyết lá thư của bạn phản ánh thông tin trên lá thư khiếu nại mà bạn nhận được (bao gồm tên của người đại diện đã ký vào lá thư khiếu nại của bạn).
- Bao gồm số khiếu nại chính thức của bạn trong dòng chủ đề.
- Khớp cách chào trong thư của bạn với cách chào được sử dụng trong thư khiếu nại.
- Nêu ý định của bạn bằng lá thư (ví dụ: để giải quyết các cáo buộc và trình bày những phát hiện của bạn) trong phần giới thiệu của bạn.
Bước 3. Giới hạn bản thân với sự thật
Trong phần còn lại của bức thư, hãy trình bày sự việc một cách đơn giản và rõ ràng nhất có thể. Đây không phải là nơi để nói xấu một nhân viên, cố gắng phủ nhận các cáo buộc hoặc cố gắng đổ lỗi cho người khác. Khiếu nại của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng nhất nếu bạn chỉ cần giải quyết các khoản phí và giải thích những gì bạn đã làm để khắc phục tình hình.
Ví dụ: bạn có thể nói, "Vào ngày 5 tháng 11, tôi nhận được đơn khiếu nại OSHA số 2845. Trong hai ngày tiếp theo, chúng tôi đã điều tra các trích dẫn 1-3 và thiết lập các hành động khắc phục. Vào ngày 7 tháng 11, chúng tôi đã sửa lại trích dẫn 1 (sử dụng không đúng cách tủ hút) bằng cách thay thế thiết bị (xem biên lai và ảnh chụp kèm theo)."
Bước 4. Cung cấp tài liệu
Gửi thư của bạn cùng với bất kỳ thủ tục giấy tờ bổ sung nào sẽ giúp bạn đóng hồ sơ. Điều này có thể bao gồm đơn đặt hàng, biên nhận, kết quả giám sát, thông tin liên hệ của nhà cung cấp / nhà thầu, ảnh hoặc bất kỳ tài liệu nào khác xác minh những thay đổi bạn đã thực hiện.
Bước 5. Gửi thư
Sắp xếp để gửi thư bằng Thư được Chứng nhận (với yêu cầu chữ ký biên nhận), hoặc bằng chuyển phát nhanh tư nhân. Đừng quên về thời hạn năm ngày của bạn!
Bước 6. Gọi điện và theo dõi
Nếu bạn không nghe thấy bất cứ điều gì về khiếu nại của mình vào cuối ba ngày làm việc sau ngày nhận được dự kiến của bạn, hãy gọi và theo dõi. Chuẩn bị sẵn số hồ sơ của bạn và yêu cầu báo cáo trạng thái.
Bước 7. Chuẩn bị cho một cuộc thanh tra
Có thể một thanh tra viên của OSHA có thể xuất hiện mà không báo trước cho cơ sở của bạn. Hãy tử tế, chuyên nghiệp và lịch sự, và chỉ trả lời những câu hỏi cụ thể do thanh tra viên giải quyết.
Bước 8. Thanh toán bất kỳ hình phạt nào
Tùy thuộc vào tính chất và mức độ nghiêm trọng của khiếu nại, bạn cũng có thể được yêu cầu trả một khoản tiền phạt. Khoản phạt này phải được thanh toán trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy phạt bằng cách gửi séc trực tiếp cho OSHA. Cho đến khi nhận được thanh toán, trường hợp của bạn sẽ không được giải quyết.
Phần 4/4: Khiếu nại OSHA
Bước 1. Yêu cầu một cuộc họp không chính thức
Nếu bạn đang xem xét phản đối khiếu nại của mình, bạn nên gọi điện và yêu cầu một cuộc họp không chính thức với đại diện OSHA địa phương. Trong hội nghị này, bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về bản chất vi phạm của mình, thảo luận về các phương pháp sửa chữa, thảo luận về các phương án giải quyết và thậm chí có thể giải quyết các trích dẫn và hình phạt gây tranh cãi.
Điều này cũng có thể được thực hiện nếu ý định của bạn là tuân thủ đầy đủ hoặc nếu bạn không chắc chắn nên tham gia khóa học nào
Bước 2. Soạn thảo và gửi “Thông báo ý định tham gia cuộc thi
”Nếu bạn đã kết luận rằng bất kỳ yếu tố nào của khiếu nại là không có cơ sở hoặc nếu bạn không đồng ý với mức phí được chỉ định hoặc ngày hủy bỏ, bạn phải gửi Thông báo chính thức về ý định tham gia cuộc thi trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trích dẫn của bạn. Thư của bạn phải nêu chính xác những gì đang được tranh cãi - trích dẫn, một phần của trích dẫn, số tiền lệ phí hoặc ngày bãi bỏ - rõ ràng nhất có thể. Sau đó, gửi thông báo này bằng cách thư bảo đảm.
Ví dụ: bạn có thể nói, "Tôi muốn tranh luận về trích dẫn và hình phạt được đề xuất cho mục 2 và 3 của trích dẫn được ban hành ngày 5 tháng 11 năm 2015."
Bước 3. Chờ OSHRC lên lịch điều trần
Ngay sau khi nhận được Thông báo về ý định tham gia cuộc thi, trường hợp của bạn sẽ chính thức được khởi kiện. Ngày hủy bỏ và lệ phí của bạn sẽ bị đình chỉ cho đến khi có quyết định, và trường hợp của bạn được chuyển đến OSHRC. ATVSLĐ là một cơ quan độc lập tách biệt với Sở Lao động. OSHRC sẽ lên lịch điều trần cho trường hợp của bạn.
Bước 4. Tham dự phiên điều trần
Sau khi ngày điều trần của bạn được ấn định, bạn sẽ muốn bắt đầu chuẩn bị cho phiên điều trần của mình và đảm bảo rằng bạn có thể tham dự. Bạn có thể muốn nhờ đến hội đồng pháp lý, người sẽ giúp bạn trình bày trường hợp của mình. Cả người sử dụng lao động và người lao động đều đủ điều kiện tham gia phiên điều trần này.
Bước 5. Chọn chấp nhận hoặc kháng cáo quyết định
Tại phiên điều trần này, một quyết định sẽ được đưa ra, hoặc giữ nguyên trích dẫn và lệ phí ban đầu, sửa đổi chúng để giải thích cho cuộc tranh cãi cụ thể của bạn hoặc loại bỏ chúng. Sau đó, một trong hai bên có cơ hội chấp nhận quyết định hoặc gửi đơn kháng cáo để OSHRC điều tra thêm. Nếu vụ việc vẫn không được giải quyết, vụ việc sẽ được chuyển sang Tòa án Liên bang.
Lời khuyên
- Tôn trọng quyền của nhân viên của bạn để nộp đơn khiếu nại OSHA. Mục 11 (c) của Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp nghiêm cấm bất kỳ doanh nghiệp nào thả một nhân viên hoặc trả thù người đó vì hành vi thổi còi hoặc nộp đơn khiếu nại OSHA.
- Không đặt câu hỏi hoặc bào chữa khi giao dịch với OSHA. Thay vào đó, hãy thẳng thắn và ngắn gọn trong giao tiếp của bạn với họ và chỉ giải quyết khiếu nại trước mắt.
- Nếu điều tra viên của OSHA xuất hiện tại doanh nghiệp của bạn, bạn không cần phải cho họ vào cho đến khi tất cả nhân viên quản lý có mặt tại chỗ. Thông báo cho tất cả nhân viên lễ tân và nhân viên bảo vệ về sự thật này.
- Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng, bạn có thể muốn nhờ luật sư tư vấn.
