Tất cả chúng ta đều biết có tổ chức tại nơi làm việc là quan trọng, nhưng đó là một cuộc đấu tranh không ngừng đối với nhiều người. Bạn có tin hay không, việc duy trì tổ chức không phải là điều khó khăn như bạn tưởng. Một số bản sửa lỗi nhanh chóng và một số giải pháp đang thực hiện giúp bạn dễ dàng hơn những gì bạn có thể nghĩ.
Các bước
Phương pháp 1/4: Quản lý không gian và thời gian của bạn
Bước 1. Giám sát các hoạt động của bạn
Dành một vài ngày để ghi nhật ký hoặc nhật ký các hoạt động hàng ngày của bạn. Điều này sẽ giúp bạn thấy chính xác những gì bạn làm mà bạn thậm chí có thể không nhận ra, và nó sẽ cung cấp cái nhìn ban đầu về khoảng cách tổ chức và năng suất. Bài tập này cũng nên được thực hiện với các mục tiêu lớn của bạn. Thông qua nhật ký hoạt động, bạn có thể thấy những hoạt động nào có thể gây lãng phí thời gian và những hoạt động nào thực sự có thể tiếp tục đạt được mục tiêu của bạn.
Bước 2. Xác định thời gian năng suất của bạn
Một số người trong chúng ta là những người buổi sáng, và một số người trong chúng ta co rúm với ý tưởng về buổi sáng. Bạn có thể đã biết những thời điểm nào trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả nhất. Cho dù bạn thích buổi tối, buổi sáng, giờ ăn trưa hay ngay trước hoặc sau giờ cao điểm trong ngày làm việc, hãy tận dụng những khoảng thời gian đó để tối đa hóa năng suất của bạn.
Bước 3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn
Tất cả chúng ta đều biết rằng một số nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ khác, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng ưu tiên chúng một cách phù hợp. Vì vậy, hãy phát triển một hệ thống xếp hạng bằng cách gắn cờ hoặc gắn dấu sao cho các nhiệm vụ quan trọng chẳng hạn, trung thực và linh hoạt. Sử dụng lời nhắc, thông qua lịch kỹ thuật số hoặc thông qua các ghi chú dán trên máy tính hoặc bàn của bạn. Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho các mục ưu tiên hàng đầu trong danh sách của bạn. Ví dụ bao gồm các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như những việc phải kết thúc công việc kinh doanh hoặc ngày mai. Bạn cũng có thể ưu tiên trả lời khách hàng, sếp hoặc bất kỳ ai khác thanh toán hóa đơn. Và nếu bạn không chắc chắn về mức độ nhạy cảm hoặc tầm quan trọng của một nhiệm vụ, bạn nên hỏi.
Bước 4. Thực hiện các nhiệm vụ nhanh chóng ngay lập tức
Không phải tất cả các nhiệm vụ đều cần được ưu tiên và lên lịch cho thời gian hoàn thành trong tương lai. Một số nhiệm vụ cần nhiều thời gian để lập kế hoạch hoặc lập lịch trình khi chúng cần để hoàn thành. Nếu đúng như vậy và bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ đó ngay lập tức, bằng mọi cách, hãy làm điều đó! Xử lý các công việc nhanh chóng ngay lập tức cũng giúp ngăn ngừa sự trì hoãn.
Bước 5. Quản lý lộn xộn và vật liệu làm việc
Bàn làm việc của chúng tôi dễ dàng đi từ những địa điểm lộn xộn đến những nơi có lốc xoáy, rõ ràng là cản trở việc tổ chức. Một số người thậm chí còn hoạt động theo chính sách chỉ có bàn làm việc sạch sẽ. Mặc dù điều đó không hoàn toàn cần thiết, nhưng hãy thực hiện các bước để xóa không gian làm việc của bạn.
- Declutter. Quăng rác của bạn vào thùng rác và sắp xếp các tài liệu cần thiết của bạn một cách có hệ thống. Dọn dẹp sự lộn xộn bất cứ khi nào có thể: trong thời gian tạm lắng trong ngày làm việc, nghỉ giải lao hoặc giữa các nhiệm vụ.
- Làm sạch sau khi bạn ngay lập tức. Theo cách đó, điều đó luôn hiện hữu trong tâm trí bạn. Thêm vào đó, bạn tránh được sự kích động không thể tránh khỏi khi sự lộn xộn hiện tại trở thành một phần của sự lộn xộn trong tương lai của bạn.
- Giữ các vật dụng cần thiết tiện dụng. Tất nhiên, không phải mọi thứ xung quanh bạn đều lộn xộn. Có sẵn các công cụ cần thiết giúp bạn tiết kiệm thời gian và tận dụng tốt không gian quý giá của mình.
Bước 6. Lên lịch các hoạt động và cuộc hẹn
Một số người chỉ lên lịch cho các cuộc họp chứ không lên lịch các hoạt động trong danh sách việc cần làm của họ. Lên lịch cho những công việc quan trọng nhất cũng như các cuộc hẹn có thể hữu ích. Chẳng hạn, bạn cũng có thể “sắp xếp” các ngày của mình bằng cách chỉ họp vào các ngày Thứ Ba và Thứ Năm. Giữ một số lỗ hổng trong lịch trình của bạn cũng như dành thời gian sáng tạo cho bản thân hoặc để đáp ứng những điều bất ngờ.
- Sử dụng một trình tổ chức và lịch. Đây có thể là các trình tổ chức bút và giấy hoặc chúng có thể là lịch dựa trên phần mềm và các ứng dụng trợ lý cá nhân, chẳng hạn như iCalendar hoặc Google Hiện hành.
- Phân loại các hoạt động của bạn. Các hoạt động phân loại hoặc mã màu có thể cung cấp cho bạn lời nhắc trực quan nhanh chóng về những gì quan trọng ở đâu. Ví dụ: các danh mục có thể bao gồm thư từ, dự án, sự kiện, cuộc họp, động não và thậm chí là thời gian nghỉ giải lao hoặc tập thể dục và tập thể dục.
- Hợp lý hóa công nghệ của bạn. Ví dụ: tổ chức trực tuyến và nền tảng email như Outlook có thể kết hợp danh sách việc cần làm, lịch và địa chỉ của bạn. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả của bạn mà còn giúp hợp lý hóa suy nghĩ của bạn.
- Ủy quyền bất cứ nơi nào có thể. Trong sự điên cuồng của ngày làm việc, thật dễ dàng để quên rằng bạn không cần phải tự mình làm mọi thứ. Giao phó cho một trợ lý hoặc nếu bạn đặc biệt bận rộn, hãy yêu cầu một đồng nghiệp giúp đỡ bạn và giúp bạn thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Bạn luôn có thể trả lại chúng sau khi mọi thứ chậm lại.
Phương pháp 2/4: Xử lý Email một cách có hệ thống
Bước 1. Kiểm tra email vào thời gian đã lên lịch
Không phải tất cả chúng ta đều phải dán mắt vào hộp thư đến của mình, vì nhiều thư thực sự không nhạy cảm về thời gian như chúng ta nghĩ. Nếu bạn làm việc trong một công việc không yêu cầu phải theo dõi email ngay lập tức, hãy kiểm tra email của bạn vào những thời điểm đã lên lịch chỉ khoảng ba đến bốn lần mỗi ngày.
Bước 2. Gửi email
Sử dụng các thư mục và cờ lưu trữ có lợi cho bạn thay vì để thư chồng chất trong hộp thư đến của bạn. Ví dụ: các thư mục và thư mục con trong Outlook hoặc các nhãn và nhiều hộp thư đến của Gmail có thể là một nội dung. Ví dụ: nếu bạn là một nhà báo, các thư mục của bạn có thể được gọi là Câu chuyện hiện tại, Câu chuyện tương lai, Câu chuyện cũ, Phỏng vấn & Nguồn tin và Quảng cáo chiêu hàng & Ý tưởng.
Xóa và lưu trữ. Lưu trữ thư từ cũ, quan trọng và xóa phần còn lại. Trong ví dụ trên, "Chuyện cũ" là thư mục lưu trữ của nhà báo. Khi bắt đầu xóa các email cũ, bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng email đáng để vào thùng rác hơn là tủ đựng hồ sơ. Một số người cũng chửi thề bằng "số không hộp thư đến", có nghĩa là không có email chưa đọc nào (hoặc không có email nào trong hộp thư đến của bạn, dấu chấm). Ngoài việc sử dụng các thư mục và nhãn, bạn có thể đạt được số không hộp thư đến bằng cách sử dụng tính năng lưu trữ của mình, xóa các email cũ trong thời gian ngừng hoạt động và sử dụng các ứng dụng khai báo email
Bước 3. Sử dụng các hình thức giao tiếp khác khi hiệu quả hơn
Đôi khi một cuộc điện thoại nhanh có thể thực hiện công việc của 10 email qua lại. Nếu vậy, hãy thực hiện cuộc gọi! Nếu bạn biết rằng một cuộc trao đổi email xứng đáng với một cuộc thảo luận hoặc sẽ liên quan đến việc trao đổi qua lại đáng kể, đôi khi tốt hơn là bạn nên gọi điện thoại. Bạn thường sẽ nhận được thông tin chi tiết hơn qua điện thoại, trong khi bạn và bên kia tham gia cuộc thảo luận tránh soạn thảo các email dài dòng, tốn thời gian. Bạn thậm chí có thể gửi email cho đồng nghiệp và nói, “Tôi có rất nhiều câu hỏi cho bạn về vấn đề này. Có lẽ một cuộc gọi sẽ dễ dàng hơn. Tôi có thể gọi cho bạn trong 5 cái được không?”
Bước 4. Hạn chế gián đoạn
Mặc dù thời gian nghỉ ngơi chiến lược là hữu ích, nhưng sự gián đoạn trong thời gian làm việc của bạn thì không. Sự gián đoạn có thể khiến bạn chậm lại, phá vỡ nhịp làm việc và khiến bạn mất tập trung suy nghĩ. Vì vậy, hãy thử sử dụng tin nhắn đi và thư thoại khi bạn biết mình quá bận. Những công cụ này không chỉ dành cho khi bạn không có mặt tại văn phòng; chúng có thể được sử dụng khi bạn quá chật chội. Nhiều người cũng có “chính sách mở cửa”, nhưng bạn không thực sự phải luôn mở cửa. Bạn thậm chí có thể để lại một ghi chú thân thiện trên cửa với nội dung “Cuộc gọi hội nghị đang diễn ra” hoặc “Đã có người. Vui lòng gọi lại sau hoặc gửi email”.
Bước 5. Sử dụng đám mây
Điện toán đám mây đáng được xem xét vì nó có thể rẻ hơn, có thể mở rộng, hiệu quả hơn và dễ dàng cập nhật hơn. Nội dung có sẵn trên đám mây đặc biệt hữu ích vì bạn có thể truy cập nội dung đó trên các thiết bị của mình: máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh, v.v. Lưu trữ đám mây cũng đóng vai trò như một hình thức sao lưu kỹ thuật số chính hoặc phụ hữu ích. Kiểm tra với người quản lý CNTT hoặc nhà cung cấp phần mềm của bạn vì bạn có thể đã có sẵn một lượng dung lượng đĩa trống nhất định trên đám mây hoặc có sẵn với một khoản phí nhỏ hàng năm.
Bước 6. Sử dụng dấu trang trực tuyến
Tất cả các trình duyệt chính đều có khả năng đánh dấu trang, nơi bạn có thể lưu và sắp xếp các địa chỉ web yêu thích hoặc thường xuyên truy cập nhất để truy cập nhanh chóng và dễ dàng. Hãy tận dụng chúng để bạn không quên các trang web quan trọng để kiểm tra tin tức hoặc cập nhật ngành.
Phương pháp 3/4: Sử dụng thời gian để tạo lợi thế cho bạn
Bước 1. Tránh đa nhiệm
Tất cả các chuyên gia dường như đồng ý về điều này. Mặc dù nghe có vẻ nhanh hoặc trông bắt mắt trên TV, nhưng tính năng đa nhiệm không hiệu quả và thực sự có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức của bạn. Thay vào đó, hãy dành toàn bộ sự chú ý của bạn cho từng nhiệm vụ một, xử lý nó và chuyển sang mục tiếp theo trong danh sách của bạn.
Bước 2. Tạo thời gian biểu hoặc thời gian biểu cho bản thân
Rất may, hầu hết các công việc không yêu cầu lên lịch mọi thứ trong ngày của bạn đến từng phút. Tuy nhiên, giữ một lịch trình cơ bản về những điểm nổi bật cũng như các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng nhất trong ngày của bạn có thể giúp bạn tiếp tục hoàn thành công việc.
- Đặt giới hạn thời gian cho các hoạt động nhất định. Một số công việc không yêu cầu giới hạn thời gian đã đặt, nhưng những công việc khác nên có các thông số thời gian để tăng năng suất của bạn. Hãy nghĩ về những công việc trong ngày của bạn có xu hướng tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết và đưa ra giới hạn thời gian cho chúng trong tương lai.
- Dành thêm thời gian cho các hoạt động khác. Một số nhiệm vụ, như bạn đã học được từ kinh nghiệm, kết thúc thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến, nhưng đó không nhất thiết là một điều tồi tệ. Đối với các loại hoạt động này, và cho các sự kiện và cuộc họp đặc biệt quan trọng, ví dụ, dành thêm thời gian trước và sau đó.
Bước 3. Sử dụng ứng dụng hẹn giờ, đồng hồ bấm giờ hoặc đồng hồ báo thức
Đây có thể là những công cụ hữu hiệu khi được sử dụng ít. Một số người thích đặt báo thức của họ trước 10, 15 hoặc 30 phút để đưa ra cảnh báo trước hoặc thời gian đệm trước một hoạt động. Bạn cũng có thể đặt cảnh báo nhắc nhở.
Bước 4. Tránh trì hoãn các hoạt động
Hãy tự hỏi bản thân xem việc trì hoãn là hoàn toàn cần thiết hay sự thôi thúc này chỉ là một ví dụ về sự trì hoãn. Nếu bạn cảm nhận được điều sau, đừng trì hoãn việc cấp nguồn! Tuy nhiên, trong trường hợp không thể tránh khỏi việc hoãn tất cả hoặc một phần hoạt động, hãy nhớ ghi lại nơi bạn đã dừng lại và lên lịch lại với các kế hoạch cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể đưa ra một kế hoạch dự phòng. Ví dụ: nếu bạn phải hủy một cuộc họp trực tiếp, có lẽ bạn có thể tổ chức một cuộc gọi hội nghị hoặc hội nghị trên web.
Phương pháp 4/4: Giữ gìn sức khỏe về thể chất và tinh thần
Bước 1. Nghỉ giải lao
Thời gian nghỉ ngơi của tinh thần rất quan trọng đối với năng suất của chúng ta và sự lành mạnh cho trí óc. Đôi khi chúng ta bị cuốn vào công việc của mình đến nỗi chúng ta không ngừng nghỉ giải lao cần thiết. Nghỉ giải lao giúp chúng ta nghỉ ngơi cần thiết để cải thiện năng suất của chúng ta, nhưng nó cũng cho chúng ta cơ hội để lùi lại một bước và hỏi xem liệu những gì chúng ta đang làm có phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất hay không.
Bước 2. Ngủ ngon hơn
Nếu không có giấc ngủ thích hợp, bạn có thể cảm thấy chệnh choạng, mệt mỏi hoặc hôn mê vào ngày hôm sau, điều này có thể ảnh hưởng đến lịch trình và hiệu quả công việc của bạn. Đặt mục tiêu ngủ liên tục từ bảy đến tám giờ mỗi đêm.
Bước 3. Đừng so sánh bạn với đồng nghiệp
Hầu hết các công việc của đồng nghiệp khác với công việc của chúng tôi và mọi người đều có các phương pháp tổ chức khác nhau phù hợp với họ. Một phương pháp có ý nghĩa và hiệu quả với đồng nghiệp có thể không phải là phương pháp tốt nhất cho bạn và ngược lại.
Bước 4. Chấp nhận rằng tổ chức là một quá trình liên tục
Đừng mong đợi là hoàn hảo. Tổ chức đang diễn ra và đòi hỏi sự chú ý liên tục. Bạn sẽ không được tổ chức một cách tối ưu mỗi ngày, nhưng một tổ chức nhỏ sẽ giúp bạn tăng hiệu quả một cách lâu dài.
