Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động tại Hoa Kỳ phải tuân thủ Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp do Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) thực thi. Các quy định được tạo ra theo luật này áp dụng cho tất cả mọi người ở nơi làm việc của bạn, bất kể cấp bậc hoặc chức danh của họ. Để tuân theo các chính sách an toàn của liên bang này, bạn phải duy trì một môi trường làm việc an toàn, không có rủi ro, cũng như tuân theo các yêu cầu về báo cáo, đăng tải và lưu trữ hồ sơ của OSHA, đồng thời phải chịu sự kiểm tra thường xuyên.
Các bước
Phần 1 của 3: Xác định và Kiểm soát các Mối nguy
Bước 1. Sử dụng các nguồn trực tuyến của OSHA
OSHA có một số công cụ đào tạo trên trang web của mình được thiết kế để hướng dẫn bạn và nhân viên của bạn về các chính sách an toàn của liên bang.
- Công cụ Huấn luyện Nhận dạng Mối nguy của OSHA là một trò chơi trực quan tương tác giúp bạn xác định các mối nguy tại nơi làm việc của mình. Bạn có thể tải game về máy và chơi offline.
- Một số công cụ tương tác khác có sẵn tại https://www.osha.gov/dts/osta/oshasoft/index.html. Các công cụ này bao gồm video và menu đồ họa, và được sắp xếp dựa trên loại nguy cơ mà chúng bao gồm.
- Bạn cũng có thể sử dụng Khởi động nhanh Hỗ trợ Tuân thủ của OSHA, một mô-đun đào tạo bao gồm các quy định chính trong ngành xây dựng, ngành chăm sóc sức khỏe và ngành nói chung.
- OSHA cũng có các tài nguyên dành riêng cho ngành tại
- Tìm kiếm các vi phạm phổ biến nhất trong ngành của bạn và cách đáp ứng các tiêu chuẩn OSHA thường được trích dẫn tại
- Ví dụ, thiếu bảo vệ chống rơi và giàn giáo bị lỗi, chẳng hạn như lỗ trên giàn giáo, là hai vi phạm OSHA phổ biến trong ngành xây dựng. Những yêu cầu này áp dụng cho cả xây dựng thương mại và nhà ở.
Bước 2. Khảo sát nơi làm việc của bạn
Sau khi bạn hiểu thêm một chút về các quy định áp dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn nên ra ngoài sàn và quan sát khi nào và ở đâu các mối nguy an toàn xảy ra và cách chúng có thể được loại bỏ.
- Bạn có thể sử dụng các trang web của OSHA về các chủ đề an toàn và sức khỏe để tìm ra cách kiểm soát hoặc loại bỏ bất kỳ mối nguy hiểm nào bạn đã xác định.
- Nếu bạn có một doanh nghiệp xây dựng, hãy nhớ rằng địa điểm làm việc của bạn sẽ liên tục thay đổi, vì vậy bạn và nhân viên của bạn sẽ phải cảnh giác trước sự xuất hiện của các mối nguy hiểm mới.
- Kiểm tra giàn giáo của bạn thường xuyên để tìm các lỗ trên nền và đảm bảo công nhân của bạn có đủ điểm tiếp cận vào giàn giáo. Các dấu ngoặc nhọn hoặc các khối xếp chồng lên nhau không được coi là tiếp cận đầy đủ theo hướng dẫn của OSHA.
Bước 3. Yêu cầu tư vấn tại chỗ
Bạn có thể yêu cầu một thanh tra OSHA đến nơi làm việc của bạn và làm việc với nhân viên của bạn để xác định các mối nguy tiềm ẩn và đánh giá sự tuân thủ của bạn với các chính sách an toàn của OSHA.
- Chương trình tư vấn của OSHA là một dịch vụ dành cho các doanh nghiệp nhỏ và được cung cấp miễn phí. Chương trình hoàn toàn tách biệt với các cuộc thanh tra thực thi, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc một thanh tra viên xuất hiện để tham vấn với lý do bạn vi phạm.
- Tham vấn là bí mật và ngay cả khi phát hiện thấy các nguy cơ hoặc vi phạm tiềm ẩn, nó sẽ không kích hoạt kiểm tra thực thi.
- Sử dụng chương trình tư vấn có thể đủ điều kiện để bạn được miễn một năm đối với các cuộc thanh tra thực thi OSHA.
- Bạn có thể tìm thấy dự án tư vấn gần bạn nhất và lên lịch tư vấn bằng cách tìm kiếm thư mục tư vấn của OSHA tại
Bước 4. Lên lịch kiểm tra an toàn thường xuyên
Tự kiểm tra hoặc đánh giá hàng năm có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Tùy thuộc vào tính chất và địa điểm kinh doanh của bạn, bạn có thể muốn kiểm tra thêm vào mùa đông để chuẩn bị cho thời tiết mùa đông.
- Bạn có thể tìm danh sách kiểm tra trực tuyến cho ngành của mình và sử dụng chúng để xác định xem nơi làm việc của bạn có tuân thủ các tiêu chuẩn OSHA hay không.
- Trong quá trình thanh tra của bạn, hãy thực thi các chính sách kỷ luật khi cần thiết đối với nhân viên hoặc người quản lý đang vi phạm các chính sách an toàn của liên bang.
- Ví dụ, OSHA yêu cầu tất cả các công nhân xây dựng làm việc ở độ cao hơn 6 feet phải đeo thiết bị bảo vệ chống rơi. Điều này có thể dễ dàng bị quên, đặc biệt là nếu người lao động lên xuống cả ngày. Đây cũng là một trong những điều dễ dàng nhất để thanh tra OSHA nhận thấy nếu nó bị thiếu.
- Bạn cũng có thể sử dụng các nguồn lực bên ngoài, chẳng hạn như bồi thường cho công nhân của bạn hoặc hãng bảo hiểm trách nhiệm chung, để tiến hành kiểm tra an toàn nơi làm việc định kỳ.
Phần 2/3: Đào tạo nhân viên
Bước 1. Hiển thị các áp phích được yêu cầu một cách nổi bật
Theo quy định của pháp luật, bạn phải trưng bày áp phích an toàn tại nơi làm việc của OSHA ở một khu vực mà tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy được.
- Bạn có thể đặt mua một bản sao áp phích miễn phí từ OSHA, hoặc bạn có thể tải xuống tại https://www.osha.gov/Publications/poster.html và tự in.
- Áp phích có sẵn bằng tiếng Anh và chín ngôn ngữ khác, bao gồm cả tiếng Tây Ban Nha và tiếng Ả Rập.
- OSHA đưa ra các áp phích mới theo định kỳ; tuy nhiên, bạn không cần phải thay thế một cái cũ nếu bạn không muốn. Áp phích mới được thiết kế lại nhưng bao gồm cùng một thông tin.
Bước 2. Bao gồm đào tạo an toàn trong định hướng nhân viên mới
Nếu nhân viên được đào tạo cách tuân thủ các chính sách an toàn của liên bang tại nơi làm việc ngay từ đầu, họ sẽ không rơi vào những thói quen xấu.
- Yêu cầu đào tạo an toàn và cung cấp các bài kiểm tra bằng văn bản cho mỗi nhân viên để chứng minh cam kết của bạn trong việc tuân theo các chính sách an toàn của liên bang và dạy nhân viên về các yêu cầu của OSHA.
- Hãy nhớ rằng OSHA không cho phép "thời gian gia hạn" đối với nhân viên mới, vì vậy định hướng của bạn phải đủ để tất cả nhân viên hiểu cách tuân thủ chính xác các chính sách an toàn của liên bang ngay từ giây phút đầu tiên họ đặt chân đến địa điểm làm việc.
Bước 3. Cung cấp các cuộc hội thảo và các khóa học bồi dưỡng thường xuyên
Đào tạo liên tục sẽ cảnh báo nhân viên về các tiêu chuẩn mà họ có thể đã bỏ qua và nhắc nhở họ về các quy định mà họ có thể đã quên.
- Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể muốn có các buổi đào tạo thường xuyên hơn. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trong ngành xây dựng, các buổi đào tạo hàng tuần có thể cần thiết vì địa điểm làm việc của bạn thay đổi thường xuyên, khiến nhân viên phải đối mặt với các mối nguy mới hoặc các mối nguy hiểm khác khi dự án của bạn tiến triển.
- Hãy nhớ rằng giao tiếp nguy hiểm là một trong những vi phạm tiêu chuẩn OSHA thường xuyên được trích dẫn nhất. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu tất cả các mối nguy tiềm ẩn tại nơi làm việc của bạn, cách đối phó với chúng và những biện pháp phòng ngừa an toàn cần thiết để giảm thiểu rủi ro.
- Duy trì tài liệu về ngày tháng và chủ đề của các buổi đào tạo này, và yêu cầu nhân viên tham gia ký vào phiếu tham dự.
- OSHA cung cấp các khóa đào tạo và hội thảo thông qua các Trung tâm Giáo dục của Viện Đào tạo. Một số khóa học chỉ ngắn vài giờ, trong khi những khóa học khác kéo dài vài ngày. Các khóa học này được mở cho công chúng và có mức giá khác nhau.
- Bạn cũng có thể tìm webcast và video đào tạo miễn phí trên trang web của OSHA.
- Nếu bạn có nhân viên không nói tiếng Anh, hãy đảm bảo bạn có tài liệu đào tạo và cung cấp các phiên làm việc bằng ngôn ngữ của họ hoặc sử dụng phiên dịch.
Bước 4. Phát tài liệu hướng dẫn an toàn bằng văn bản cho tất cả nhân viên
Mọi người làm việc cho bạn phải được tiếp cận ngay với các quy tắc và quy định an toàn áp dụng cho nơi làm việc của bạn.
- Sổ tay hướng dẫn an toàn của bạn nên bao gồm thông tin cụ thể về các mối nguy hiểm điển hình mà nhân viên của bạn sẽ gặp phải hàng ngày tại nơi làm việc và thông tin chung hơn về các mối nguy hiểm hoặc các vấn đề có thể xuất hiện ít thường xuyên hơn.
- Các quy tắc an toàn của bạn phải giống với các quy định của OSHA hoặc nghiêm ngặt hơn.
- Yêu cầu nhân viên của bạn ký tên và ghi ngày xác nhận rằng họ đã nhận và đọc sổ tay hướng dẫn an toàn và hiểu các quy định an toàn mà họ phải tuân theo. Giữ các biểu mẫu xác nhận này trong một tệp OSHA riêng biệt.
- Nếu công việc của bạn liên quan đến việc sử dụng các hóa chất nguy hiểm, hãy đảm bảo rằng bạn đã viết và cập nhật các bảng dữ liệu an toàn cho mọi hóa chất được sử dụng trong hoạt động của mình. OSHA có các định dạng tiêu chuẩn cho các trang tính này.
Phần 3/3: Lưu giữ hồ sơ
Bước 1. Báo cáo thương tích hoặc bệnh tật nghiêm trọng tại nơi làm việc cho OSHA
Bất kể quy mô kinh doanh của bạn là gì, bạn phải gửi báo cáo cho OSHA nếu một nhân viên bị thương nặng hoặc chết tại nơi làm việc của bạn.
- OSHA yêu cầu báo cáo về bất kỳ trường hợp tử vong nào liên quan đến công việc trong vòng 8 giờ sau khi sự việc xảy ra.
- Nếu nhân viên bị chấn thương trong công việc dẫn đến phải nhập viện điều trị nội trú, cắt cụt hoặc mất mắt, thương tích này phải được báo cáo trong vòng 24 giờ sau khi xảy ra sự cố.
- Bạn có thể báo cáo sự cố bằng cách gọi điện hoặc đến Văn phòng OSHA Khu vực gần nhất của bạn, bằng cách gọi 1-800-321-OSHA, hoặc bằng cách sử dụng ứng dụng báo cáo trên trang web của OSHA tại www.osha.gov.
Bước 2. Ghi lại thương tích và bệnh tật bằng các biểu mẫu OSHA
Nếu bạn có 11 nhân viên trở lên, bạn phải tạo một báo cáo bằng văn bản về bất kỳ thương tích, bệnh tật hoặc tiếp xúc với vật liệu độc hại tại nơi làm việc.
- Một số ngành công nghiệp ít rủi ro được miễn yêu cầu lưu giữ hồ sơ này. Kiểm tra phụ lục của quy định ghi chép và báo cáo tại https://www.osha.gov/pls/oshaweb/owadisp.show_document?p_table=STANDARDS&p_id=12791 để xem doanh nghiệp của bạn có được miễn thuế hay không.
- Bạn có thể tải xuống các biểu mẫu bắt buộc tại https://www.osha.gov/recordkeeping/RKforms.html. OSHA có sẵn các biểu mẫu ở định dạng có thể điền để bạn có thể nhập thông tin trên máy tính, hoặc in và điền chúng bằng tay.
- Biểu mẫu yêu cầu Microsoft Excel hoặc một chương trình tương đương có thể đọc tài liệu Excel. Nếu không có ứng dụng bảng tính, bạn có thể tải xuống trình xem Excel miễn phí, cho phép bạn xem biểu mẫu và in ra.
- Bạn phải điền vào biểu mẫu trong vòng bảy ngày kể từ ngày biết rằng thương tích hoặc bệnh tật đã xảy ra. Các mẫu đơn phải được lưu trong hồ sơ của bạn trong năm năm.
Bước 3. Lưu giữ nhật ký bằng văn bản của tất cả các cuộc tự kiểm tra hoặc đánh giá
Một dấu vết kiểm tra liên tục trên giấy chứng tỏ nỗ lực của bạn trong việc tuân thủ.
Trong trường hợp kiểm tra thực thi phát hiện ra vi phạm, bằng chứng về việc tự kiểm tra thường xuyên có thể giúp bạn chứng minh cam kết tuân thủ các chính sách an toàn
Bước 4. Lưu giữ tài liệu về kỷ luật nhân viên
Việc thực thi các biện pháp trừng phạt kỷ luật đối với việc vi phạm các chính sách an toàn có thể cung cấp cho bạn sự bảo vệ trước hành vi vi phạm OSHA.
- Tài liệu về kỷ luật nhân viên đối với các vi phạm an toàn nên được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự. Chỉ định một tệp dành riêng cho các trường hợp vi phạm OSHA.
- Những hồ sơ này chứng minh rằng bạn đã truyền đạt các quy tắc an toàn của mình cho nhân viên và thực thi các quy tắc đó một cách hiệu quả và nhất quán khi bạn phát hiện ra vi phạm.
