Nếu bạn làm việc trong một văn phòng y tế hoặc bạn đang bắt đầu hành nghề của riêng mình, lên lịch các cuộc hẹn với bệnh nhân là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Giữ lịch hẹn của bạn được sắp xếp tốt sẽ đảm bảo rằng không có bệnh nhân nào bị “lạc” vào hệ thống và cả bệnh nhân và bác sĩ đều có trải nghiệm thú vị tại văn phòng. Trong khi đó, tối đa hóa năng suất trong lịch trình của bạn sẽ cho phép bạn đặt được nhiều cuộc hẹn hơn và tăng doanh thu cho văn phòng của bạn.
Các bước
Phương pháp 1 trong 3: Thiết lập hệ thống lên lịch hẹn
Bước 1. Cho phép bệnh nhân đặt lịch hẹn qua điện thoại, gặp trực tiếp và trực tuyến
Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo thu hút được nhiều bệnh nhân nhất có thể và không để mất bất kỳ bệnh nhân tiềm năng nào không thể đặt lịch hẹn theo một cách cụ thể. Cho phép mọi người đặt lịch hẹn trực tuyến cũng cho phép bạn tận dụng quyền truy cập trực tuyến 24/7 và cho phép bệnh nhân đặt lịch hẹn sau giờ làm việc.
- Ngoài hiệu quả bổ sung này, bệnh nhân thường cho biết họ cảm thấy thoải mái hơn và ít gánh nặng hơn khi tự đặt lịch trực tuyến so với đặt lịch hẹn qua điện thoại.
- Có rất nhiều phần mềm lập lịch hẹn trực tuyến mà bạn có thể mua để sử dụng tại văn phòng của mình. Một số phần mềm phổ biến nhất bao gồm AppointmentPlus, Booker và Thryv. Tất nhiên, bạn cũng có thể xây dựng phần mềm lập lịch biểu của riêng mình nếu bạn có kỹ năng viết mã và phát triển!
Bước 2. Cung cấp cho bệnh nhân nhiều tùy chọn thời gian cho cuộc hẹn của họ
Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn cung cấp cho bệnh nhân của mình nhiều tùy chọn nhất có thể để họ có thể chọn khoảng thời gian phù hợp nhất cho lịch trình cụ thể của họ. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng điều này rất quan trọng để giữ cho bệnh nhân của bạn vui vẻ và giảm nguy cơ họ phải hủy cuộc hẹn vì xung đột thời gian.
Ví dụ: thay vì hỏi bệnh nhân xem Thứ Ba lúc 1:00 có phù hợp với họ hay không, hãy cho họ cơ hội chọn bất kỳ khoảng thời gian khả dụng nào phù hợp với họ, chẳng hạn như Thứ Ba từ 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 hoặc 4: 00-5: 00
Bước 3. Gỡ thông tin liên lạc của từng bệnh nhân đã lên lịch
Bạn cần có thể liên hệ với họ để nhắc họ về một cuộc hẹn sắp tới hoặc lên lịch lại cho lần đặt chỗ tiếp theo của họ. Đảm bảo bạn hỏi số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ gửi thư của người đó khi họ đặt lịch hẹn lần đầu.
Nếu người đó hẹn gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại, chỉ cần hỏi họ thông tin này. Nếu họ đặt lịch hẹn trực tuyến, hãy đảm bảo có một khu vực trong cổng thông tin trực tuyến của bạn để biết thông tin liên hệ của bệnh nhân
Bước 4. Gửi lời nhắc cho bệnh nhân vào ngày trước cuộc hẹn của họ
Nếu bệnh nhân quên giờ hẹn và không đến khám, điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian trong lịch trình của bạn. Sử dụng lời nhắc làm giảm nguy cơ bệnh nhân không đến hẹn với họ và do đó giúp ngăn ngừa sự lãng phí thời gian này.
- Gọi điện hoặc nhắn tin cho bệnh nhân là kiểu nhắc nhở tốt nhất vì họ có nhiều khả năng nhận thấy cuộc gọi hoặc tin nhắn đến hơn là thấy email mới trong một khoảng thời gian ngắn.
- Sử dụng hệ thống nhắc nhở cũng có thể làm tăng việc hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc hẹn không mong muốn, điều này có thể khiến bệnh nhân cảm thấy kiểm soát được nhiều hơn và do đó hài lòng hơn với thời gian hẹn của họ.
Bước 5. Có một người lên lịch cuộc hẹn được chỉ định cho văn phòng của bạn
Nếu bạn không chỉ phụ trách duy trì lịch hẹn cho văn phòng của mình, hãy thuê hoặc chỉ định ai đó làm người lên lịch cuộc hẹn chính. Đặt trách nhiệm lên lịch các cuộc hẹn với 1 người sẽ cho phép quy trình lập lịch tập trung hơn và dẫn đến một lịch trình phản ánh tốt hơn nhu cầu của bệnh nhân và sở thích của từng bác sĩ.
Ví dụ: nếu 1 người chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, họ có thể tập trung vào những việc như kết hợp các bệnh nhân hoặc tình trạng cụ thể với các bác sĩ cụ thể thay vì phân chia sự chú ý của họ cho một số nhiệm vụ
Phương pháp 2/3: Xử lý bệnh nhân trong lịch trình
Bước 1. Nhóm những bệnh nhân có tình trạng hoặc vấn đề tương tự vào cùng một ngày
Các bác sĩ thường đánh giá cao việc điều trị qua lại những bệnh nhân tương tự, vì điều này giúp tăng thêm tính nhất quán cho công việc của họ và đưa họ vào một tư duy y tế tập trung hơn. Do đó, sắp xếp lịch hẹn theo cách này sẽ vừa làm cho các bác sĩ trong văn phòng của bạn vui vẻ hơn vừa cho phép bệnh nhân của bạn được điều trị hiệu quả hơn.
Ví dụ: nếu có nhiều bệnh nhân lên lịch hẹn khám các tình trạng da trong một tuần cụ thể, hãy cố gắng sắp xếp sao cho các cuộc hẹn của họ đều rơi vào cùng một ngày trong tuần đó
Bước 2. Sử dụng biểu đồ bộ ba để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc hẹn dựa trên mức độ nghiêm túc
Biểu đồ nên bao gồm các tiêu chí như các triệu chứng được báo cáo, sự khẩn cấp của cuộc hẹn và thời gian cuộc hẹn. Khi bạn thêm một cuộc hẹn mới vào lịch biểu, hãy tham khảo biểu đồ này để xác định xem nên đặt cuộc hẹn vào cùng ngày, trong vài ngày tới hay trong vài tuần tới.
- Ví dụ: nếu một người gọi điện để đặt lịch hẹn và thông báo các triệu chứng như đau dữ dội và khó thở, hãy đưa họ vào lịch trình càng sớm càng tốt vì tình trạng của họ có thể rất nghiêm trọng.
- Nếu không có chỗ trong lịch trình để gặp ai đó có tình trạng khẩn cấp ngay lập tức và bạn cần lên lịch lại cuộc hẹn của bệnh nhân khác, bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ để xác định cuộc hẹn nào có thể bị hoãn lại.
Bước 3. Tránh đặt hai lần bệnh nhân mới và bệnh nhân có vấn đề phức tạp
Những cuộc hẹn này sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và sự chú ý hơn so với những bệnh nhân quay trở lại. Thay vào đó, hãy lên lịch cho những bệnh nhân “làm việc tại chỗ”, những người cần ít sự chú ý cùng với những bệnh nhân mới, để y tá có thể thực hiện việc kiểm tra ban đầu cho một bệnh nhân mới trong khi bác sĩ làm việc với bệnh nhân đó.
- Mặc dù đặt phòng hai lần theo cách này có thể giúp bạn khám nhiều bệnh nhân hơn trong một ngày, nhưng nó có thể khiến bạn gặp rắc rối khi phát sinh những trường hợp không mong muốn. Giữ đặt phòng đôi ở mức tối thiểu để tránh các sự cố xuống dòng.
- Lên lịch cho bệnh nhân “làm việc tại chỗ” cũng là một phương tiện tốt để phân loại bệnh nhân dựa trên nhu cầu của họ và để lại nhiều chỗ hẹn hơn cho những người có vấn đề nghiêm trọng hơn.
Bước 4. Lập kế hoạch cho lịch trình của bạn xung quanh những biến động theo mùa trong nhu cầu của bệnh nhân
Dựa trên nhân khẩu học của nhóm khách hàng của bạn, bạn có thể sẽ thấy rất nhiều cuộc hẹn được đặt vào cùng một thời điểm trong năm một cách thường xuyên. Sử dụng kinh nghiệm trong quá khứ để dự đoán những biến động theo mùa này và để lại đủ chỗ trong lịch trình để đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân.
- Ví dụ, bạn có thể thấy một số lượng lớn người lên lịch kiểm tra sức khỏe cho con mình vào đầu năm học mới, điều này sẽ khiến bạn phải cố gắng dành chỗ cho những cuộc hẹn này trước và sau giờ học mỗi ngày.
- Nhìn chung, thời gian bận rộn nhất trong năm của các văn phòng bác sĩ bao gồm khai giảng năm học mới (tức là tháng 8), mùa dị ứng (tức là từ tháng 4 đến tháng 6) và mùa cúm (tức là từ tháng 10 đến tháng 2).
Phương pháp 3/3: Duy trì lịch hẹn hiệu quả
Bước 1. Tạo dòng thời gian hàng tuần để sắp xếp lịch trình của bạn
Dòng thời gian của bạn nên bao gồm thông tin như văn phòng của bạn cần bao nhiêu bệnh nhân mỗi tuần, nhân viên có thể làm việc bao nhiêu giờ và bệnh nhân có thể đợi bao nhiêu ngày trước khi gặp bác sĩ. Có thông tin này trên dòng thời gian của bạn sẽ giúp bạn cân bằng nhu cầu của bệnh nhân với nhu cầu của nhân viên văn phòng của bạn.
Ví dụ: nếu bạn biết mình đã lên lịch đủ bệnh nhân để đáp ứng nhu cầu của văn phòng trong một tuần, thì bạn có thể ưu tiên sắp xếp lịch cho những bệnh nhân không có điều kiện khẩn cấp trong tuần tới
Bước 2. Sử dụng lập lịch sóng đã sửa đổi để tránh tích tụ bệnh nhân
Trong mô hình lập lịch này, các cuộc hẹn của bệnh nhân được tập trung vào gần đầu giờ và cuối giờ được để ngỏ. Với loại lịch trình này, không gian mở vào cuối giờ hoạt động như một vùng đệm khi các cuộc hẹn diễn ra lâu hơn dự kiến hoặc phát sinh các trường hợp không lường trước khác.
- Mô hình lập lịch trình sóng được sửa đổi sẽ cắt giảm đáng kể thời gian chờ đợi của bệnh nhân, do đó dẫn đến sự hài lòng của bệnh nhân nói chung.
- Nếu bạn có thời gian trống vào cuối giờ, bạn có thể sử dụng thời gian đó để bắt kịp các công việc khác trong văn phòng, chẳng hạn như nộp giấy tờ, gọi điện thoại hoặc thậm chí tổ chức các cuộc họp nhân viên.
Bước 3. Sử dụng danh sách chờ để tránh mất không gian lịch trình sau khi hủy
Bằng cách có danh sách chờ, bạn có thể thêm bệnh nhân vào lịch khám vào phút cuối nếu cuộc hẹn đã lên lịch trước đó bị hủy. Điều này sẽ giảm thiểu thời gian và doanh thu mà văn phòng của bạn sẽ bị mất khi bệnh nhân hủy bỏ bạn.
Tạo danh sách chờ đợi của bạn ở định dạng kỹ thuật số và thiết lập nó để bạn có thể gửi ngay văn bản hoặc email cho các bệnh nhân trong danh sách khi một khung lịch trình mở ra. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc phải liên hệ với bệnh nhân trong danh sách qua điện thoại
Bước 4. Đặt thời gian đến sớm hơn 20 phút so với giờ hẹn
Điều này sẽ giúp nhân viên tại trạm đăng ký có nhiều thời gian để thu thập tất cả các thông tin cần thiết từ bệnh nhân trước cuộc hẹn theo lịch trình của họ với bác sĩ. Sắp xếp thời gian cuộc hẹn theo cách này ngăn ngừa các loại sự chậm trễ có thể làm mất lịch trình của cả ngày.
