Một bảng kế hoạch trong ngày sẽ giúp bạn ghi nhớ các cuộc hẹn, nhiệm vụ, hoạt động vui chơi và thời hạn quan trọng dễ dàng hơn nhiều. Tuy nhiên, có thể rất khó để bắt đầu thói quen sử dụng, cập nhật và mang theo một bảng kế hoạch ngày. May mắn thay, có một số thủ thuật sẽ giúp bạn dễ dàng tích hợp bảng kế hoạch hàng ngày vào cuộc sống hàng ngày của mình một cách liền mạch và hiệu quả.
Các bước
Phần 1/2: Có đúng vật liệu
Bước 1. Cân nhắc xem bạn sẽ sử dụng bảng kế hoạch trong ngày để làm gì
Có nhiều loại bảng kế hoạch ngày khác nhau, phù hợp với các công việc và tính cách khác nhau. Một số người lập kế hoạch trong ngày là những cuốn sổ ghi chép có lót rất đơn giản; những người lập kế hoạch ngày khác có các phần khác nhau cho các loại nhiệm vụ khác nhau. Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về lý do tại sao bạn muốn sử dụng bảng kế hoạch ngày và bạn sẽ sử dụng nó để làm gì. Điều rất quan trọng là phải cân nhắc những câu hỏi này vì bạn sẽ có nhiều khả năng sử dụng bảng kế hoạch ngày hơn nếu nó trở thành công cụ lập kế hoạch duy nhất của bạn: giữ nhiều hơn một bảng kế hoạch ngày cùng một lúc sẽ gây nhầm lẫn và sẽ làm mất mục đích. Tự hỏi bản thân minh:
- Tôi có cần một phần cho số điện thoại không?
- Tôi sẽ sử dụng nó chủ yếu để ghi nhớ các cuộc hẹn chứ?
- Tôi có muốn một bảng lập kế hoạch ngày kéo dài hơn một năm không?
- Tôi có muốn lập kế hoạch trong ngày của mình thay thế một công cụ sắp xếp khác (chẳng hạn như danh sách việc cần làm của tôi) không?
- Tôi muốn một sổ ghi chép đơn giản, thuần túy hay một sổ ghi chép có nhiều tính năng và phần khác nhau?
- Tôi muốn có một bảng kế hoạch ngày đủ nhỏ để nhét trong túi hay một bảng đủ lớn để xử lý các ghi chú từ các cuộc họp của tôi?
- Tôi muốn một bảng lập kế hoạch ngày cung cấp nhiều không gian hơn cho các ngày trong tuần hay tôi sẽ cần bảng lập kế hoạch ngày của mình chủ yếu cho các hoạt động cuối tuần?
Bước 2. Mua một bảng kế hoạch phù hợp với nhu cầu của bạn
Bạn có thể mua bảng lập kế hoạch ngày tại nhiều cửa hàng khác nhau, chẳng hạn như cửa hàng đồ dùng văn phòng, cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng lịch và trực tuyến. Chúng có thể có giá từ vài đô la đến hơn 50 đô la. Mặc dù tính thẩm mỹ của bảng kế hoạch ngày của bạn rất quan trọng, nhưng trước hết hãy chú ý đến bố cục và các phần của bảng kế hoạch ngày. Đảm bảo rằng bảng kế hoạch ngày mà bạn mua được sắp xếp theo cách mà bạn cảm thấy hài lòng và điều đó có ý nghĩa đối với lối sống và trách nhiệm của bạn.
Bước 3. Xem xét tính thẩm mỹ của bảng kế hoạch ngày của bạn
Mặc dù chức năng là điều quan trọng nhất, bạn sẽ dễ có thói quen sử dụng bảng kế hoạch ngày mà bạn thấy hấp dẫn và dễ chịu. Một số kế hoạch ban ngày rất đơn giản, chỉ với một bìa da đen trơn. Một số khác thì sáng sủa và hay thay đổi, với rất nhiều kiểu dáng và hoa văn cầu kỳ. Mọi thẩm mỹ đều tốt miễn là nó phù hợp với phong cách trang trí chuyên nghiệp tại nơi làm việc của bạn.
Chú ý đến tính thẩm mỹ của bên trong nhà hoạch định cũng như bên ngoài. Ví dụ, một số người thích các trang không có đường viền hơn các trang có đường viền. Một số người thích sự đối xứng; những người khác có thể thích bố cục động hơn. Bạn cũng có thể thích những kiểu chữ nhất định hơn những kiểu chữ khác. Đảm bảo rằng bạn thấy bản kế hoạch ngày của mình dễ nhìn - từ trong ra ngoài - để khuyến khích hơn nữa việc sử dụng nó hàng ngày của bạn
Bước 4. Chuẩn bị sẵn các loại bút và bút chì
Kế hoạch trong ngày của bạn sẽ không mang lại nhiều lợi ích cho bạn nếu bạn không thể viết bất cứ điều gì trong đó. Hãy chắc chắn để nhiều bút chì mài và bút làm việc ở những nơi bạn có nhiều khả năng sử dụng sổ kế hoạch trong ngày nhất. Bao gồm các:
- Cặp hoặc túi làm việc của bạn
- Cái ví của bạn
- Bàn làm việc của bạn
- Bàn của bạn ở nhà
- Gần điện thoại cố định của bạn
- Nếu bạn là người thường xuyên bị mất bút và bút chì, hãy cân nhắc việc cất giữ một chiếc bút chì khẩn cấp bên trong sổ kế hoạch hàng ngày của bạn. Một số người lập kế hoạch hàng ngày thậm chí còn có một ít không gian lưu trữ mà bạn có thể sử dụng cho một cây bút chì dự phòng.
Phần 2 của 2: Sử dụng Công cụ lập kế hoạch trong ngày của bạn một cách hiệu quả
Bước 1. Quyết tâm sử dụng bảng kế hoạch ngày mỗi ngày
Những người cam kết chắc chắn có nhiều khả năng giữ những cam kết đó hơn. Thói quen rất khó thay đổi, nhưng tự nhủ rằng bạn quyết tâm làm một việc nhỏ khác đi sẽ giúp bạn hình thành một thói quen mới.
Hãy nhớ rằng những thói quen tốt có nhiều khả năng hình thành khi bạn chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm, vì vậy đừng quá tải với những thói quen quản lý thời gian mới. Hiện tại, hãy chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch trong ngày của bạn
Bước 2. Nói chuyện với một người bạn về mong muốn sử dụng bảng kế hoạch trong ngày của bạn
Mọi người có nhiều khả năng gắn bó với những thói quen mới hơn khi cộng đồng của họ nhận thức được cách giải quyết của họ và có thể hỗ trợ họ. Nói chuyện với bạn bè hoặc đồng nghiệp về giải pháp mới của bạn. Có lẽ bạn của bạn cũng sẽ muốn bắt đầu thói quen mới và hữu ích này. Các bạn có thể nhắc nhau cập nhật khi cần thiết.
Bước 3. Lưu trữ bảng kế hoạch ngày của bạn ở cùng một nơi tại cơ quan và ở nhà mỗi ngày
Sử dụng bảng kế hoạch ngày làm lịch duy nhất của bạn: nếu bạn sử dụng hai bảng kế hoạch ngày đồng thời, bạn sẽ nhanh chóng mất đi trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, điều này có thể phức tạp vì bạn sẽ cần nhập các mục vào kế hoạch trong ngày của mình ở cơ quan và ở nhà. Để đảm bảo rằng bạn luôn mang theo bảng kế hoạch trong ngày, hãy chỉ định một nơi lưu trữ cho cơ quan và một nơi lưu trữ cho gia đình. Không bao giờ đặt kế hoạch ngày của bạn ở bất kỳ nơi nào khác: tính nhất quán là chìa khóa để phát triển thói quen này.
- Những nơi tuyệt vời để lưu trữ kế hoạch trong ngày của bạn ở nhà bao gồm một chiếc bàn bên cạnh điện thoại cố định, túi làm việc hoặc cặp tài liệu của bạn hoặc bên cạnh điện thoại di động và chìa khóa xe hơi của bạn.
- Những nơi tuyệt vời để lưu trữ bảng kế hoạch ngày của bạn tại nơi làm việc bao gồm trên đầu bàn làm việc, ngăn kéo trung tâm của bàn làm việc, bên cạnh điện thoại cơ quan hoặc trong cặp tài liệu của bạn.
Bước 4. Viết ghi chú nhắc nhở để có thói quen mang theo bảng kế hoạch khi đi làm
Khi bạn lần đầu tiên làm quen với việc sử dụng bảng kế hoạch ngày của mình, bạn có thể sẽ quên mang theo nó khi đi làm hoặc về nhà. Để ngăn điều này xảy ra, hãy viết các ghi chú nhắc nhở bản thân ở những nơi dễ thấy ở cơ quan và ở nhà. Các nghiên cứu cho thấy rằng một lời nhắc nhở sau đó là một trong những cách hiệu quả nhất để khuyến khích một hành vi cụ thể. Sử dụng phương pháp này cho chính bạn bằng cách để lại câu hỏi sau của nó "Bạn đã nhớ kế hoạch trong ngày của mình chưa?" ở những nơi bạn chắc chắn sẽ thấy. Bao gồm các:
- Máy tính xách tay của bạn
- Trên bàn làm việc của bạn
- Bên cạnh điện thoại của bạn
- Trên cửa của bạn
- Trên bàn bếp của bạn
- Trên gương phòng tắm
- Bạn có thể xóa những ghi chú này sau khi đã hình thành thói quen mang theo bảng kế hoạch trong ngày đến nơi làm việc và trở về nhà.
Bước 5. Chuyển thông tin vào kế hoạch của bạn
Khi bạn lần đầu tiên mua một bảng kế hoạch, bạn sẽ phải nhập rất nhiều thông tin. Bạn có thể sẽ có các cuộc hẹn đã lên lịch trước đó, các nhiệm vụ công việc đang diễn ra và các bit thông tin ngẫu nhiên trôi nổi xung quanh. Dành một hoặc hai giờ để tổng hợp tất cả thông tin phân tán này vào bảng kế hoạch trong ngày của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn thực hành nhập thông tin theo cách chính xác. Nó cũng sẽ cho phép bạn lập kế hoạch thời gian của mình hiệu quả hơn trong tương lai. Những điều cần nhập vào kế hoạch của bạn bao gồm:
- Thông tin liên hệ quan trọng cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng của bạn
- Họp công việc
- Lịch học của bạn
- Thời hạn cho các dự án làm việc hoặc trường học
- Thay đổi ca (nếu bạn làm việc mà không có lịch trình nhất quán)
- Các cuộc hẹn y tế và nha khoa
- Sinh nhật của những người thân yêu của bạn
- Sự kiện công việc đặc biệt
- Sự kiện cá nhân đặc biệt
- Các ngày chính cho sở thích hoặc hoạt động ngoại khóa của bạn (ví dụ: ngày diễn tập chơi hoặc lớp học zumba của bạn)
Bước 6. Tham khảo kế hoạch trong ngày của bạn vào mỗi buổi sáng
Trước khi bắt đầu đi làm vào mỗi buổi sáng, hãy kiểm tra kế hoạch trong ngày của bạn để biết các cuộc hẹn, cuộc họp và trách nhiệm sắp tới. Hãy dành một phút để xem xét liệu có bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cần thêm vào lịch trình của mình hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào bạn có thể bỏ qua hoặc lên lịch lại hay không. Sử dụng thời gian này để lập kế hoạch trong ngày của bạn để bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan khi bạn đến nơi làm việc.
Bước 7. Tham khảo kế hoạch trong ngày của bạn vào mỗi buổi chiều
Trước khi bạn rời khỏi công việc trong ngày, hãy tham khảo lại kế hoạch trong ngày của bạn. Đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành mọi thứ bạn đã đặt ra trong ngày. Cân nhắc xem có nên nhập bất kỳ mục mới nào vào bảng kế hoạch ngày của bạn cho tuần tới hay không. Luôn cập nhật bảng kế hoạch ngày của bạn trước khi tan sở để đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các trách nhiệm công việc của mình.
Bước 8. Sử dụng sự củng cố tích cực để giữ cho bản thân có động lực
Hãy coi kế hoạch trong ngày của bạn như một vật phẩm tích cực trong cuộc sống của bạn, không phải là một lực cản hay một lỗ hổng. Sử dụng bảng kế hoạch của bạn như một phương tiện để tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành nhiệm vụ. Bạn sẽ sớm hoàn thành nhiệm vụ đơn giản để có được niềm vui khi vượt qua một mục trong danh sách việc cần làm của mình. Để giữ cho bản thân được củng cố một cách tích cực, bạn nên:
- Bỏ qua tất cả các thành tích và cuộc hẹn khi bạn hoàn thành chúng. Khi bạn cảm thấy thấp thỏm, hãy nhìn lại mọi thứ bạn đã vượt qua và cảm thấy tự hào về mọi thứ bạn đã làm.
- Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Hãy tự thưởng cho mình một món nhỏ cho mỗi 5 món bạn bỏ qua trong kế hoạch ngày của mình. Ví dụ, chiêu đãi bản thân một ly cà phê hoặc một cuộc đi dạo ngắn khi bạn đã đạt được mục tiêu mong muốn. Điều này sẽ thúc đẩy bạn sử dụng kế hoạch ngày của mình đúng cách cũng như hoàn thành nhiệm vụ của mình.
- Hãy làm điều gì đó thú vị khi bạn tham khảo kế hoạch trong ngày của mình. Cố gắng không nghĩ rằng thời gian của bạn tham khảo kế hoạch trong ngày của bạn như một công việc vặt. Thay vào đó, hãy xem nó như một công cụ năng suất chính. Để liên kết kế hoạch trong ngày của bạn với những cảm giác tích cực thay vì tiêu cực, hãy làm điều gì đó thú vị vào mỗi buổi sáng và buổi chiều khi bạn nhìn vào bảng kế hoạch của mình. Uống một tách cà phê ngon, một ly sô cô la, hoặc nghe một bài hát yêu thích của bạn. Bộ não của bạn sẽ sớm liên kết kế hoạch của bạn với những cảm giác tích cực.
- Hãy dành cho mình một món quà đặc biệt cho mỗi tuần bạn sử dụng kế hoạch ngày của mình đúng cách. Mặc dù bạn vẫn đang trong giai đoạn đầu của việc giữ bảng kế hoạch ngày của mình, nhưng bạn có thể cần phải cung cấp thêm cho mình một số động lực để mang theo bảng kế hoạch ngày bên mình và cập nhật nó mỗi ngày. Mỗi tuần bạn nhớ mang theo và cập nhật kế hoạch trong ngày, hãy làm điều gì đó thú vị hơn cho bản thân: mua kem, đi xem phim hoặc đi uống nước với bạn bè. Trong vài tuần, bạn sẽ có thói quen ghi nhớ bảng kế hoạch trong ngày của mình mọi lúc.
- Viết những điều tích cực vào sổ kế hoạch ngày của bạn cũng như những trách nhiệm nghiêm túc hơn của bạn. Bằng cách sử dụng bảng kế hoạch trong ngày để nhắc nhở bạn về những hoạt động yêu thích của bạn (ăn trưa với một người bạn) cũng như những hoạt động bạn không yêu thích (đi khám nha sĩ), bạn sẽ có nhiều khả năng gắn bó với thói quen mới của mình hơn.
Bước 9. Tiếp tục cập nhật bảng kế hoạch trong ngày của bạn nếu cần
Trong quá trình đăng ký buổi sáng và buổi tối, bạn nên nhập tất cả danh sách việc cần làm, cuộc hẹn, cuộc họp và thời hạn mới của mình. Bạn cũng có thể cập nhật bảng lập kế hoạch ngày của mình khi có nhiệm vụ mới. Luôn cập nhật bảng kế hoạch trong ngày sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và tránh cho bạn cảm thấy quá tải. Bằng cách viết ra một nhiệm vụ, bạn không còn phải ghi nhớ nó trong đầu, điều này giúp ngăn chặn những cảm giác cằn nhằn và nghi ngờ khủng khiếp đó.
Nếu bạn thấy mình đang bị quá tải, hãy chuyển một số mục vào một danh mục "tồn đọng" riêng biệt mà bạn có thể hoàn thành với tốc độ dễ dàng. Đừng hạ bệ bản thân bằng cách nhìn chằm chằm vào những nhiệm vụ không bao giờ có thể hoàn thành trong một ngày làm việc bình thường
Bước 10. Hãy kiên nhẫn
Những thói quen mới đôi khi có thể mất từ hai tháng trở lên để trở nên hoàn toàn tự động. Cho đến khi thói quen này đã ăn sâu, bạn có thể gặp một số thời điểm hay quên khi để bảng kế hoạch trong ngày ở nhà hoặc quên không tham gia cuộc hẹn. Hãy kiên nhẫn và tha thứ với chính mình. Hãy nhớ rằng thói quen cần có thời gian để hình thành và việc trượt chân thường xuyên sẽ không ảnh hưởng đến khả năng hình thành thói quen mới của bạn.
Có thể hữu ích nếu bạn có sẵn một kế hoạch dự phòng cho những lúc bạn để quên bảng kế hoạch ngày ở nhà. Ví dụ: bạn có thể nhập các cuộc hẹn làm việc mới trên ghi chú sau cuộc hẹn và mang những cuộc hẹn đó về nhà cùng bạn. Đối với các sự kiện và thời hạn cực kỳ quan trọng, bạn cũng có thể sử dụng trình quản lý tác vụ trực tuyến để gửi cho bạn những lời nhắc kịp thời: bằng cách đó, bạn sẽ không quên một ngày quan trọng ngay cả khi bạn quên kế hoạch của mình
Lời khuyên
- Đừng nghĩ kế hoạch trong ngày của bạn là một công việc vặt mà hãy coi đó là một lợi thế. Bạn sẽ cảm thấy kiểm soát cuộc sống của mình nhiều hơn với một kế hoạch trong ngày và chỉ cần một vài phút thời gian sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ về lâu dài.
- Chìa khóa để phát triển một thói quen mới là tính nhất quán, kết hợp với sự củng cố tích cực. Hãy tuân theo một thói quen, tập trung vào tất cả những điều tích cực mà người lập kế hoạch ngày đang mang lại cho cuộc sống của bạn và tự thưởng cho bản thân những phần thưởng khi cần thiết để duy trì động lực của bạn.
- Đảm bảo rằng kế hoạch trong ngày mà bạn mua là một kế hoạch phù hợp với sở thích và lịch trình của bạn. Kế hoạch ngày bạn mua phải có tất cả các phần cần thiết để giữ cho cuộc sống của bạn có tổ chức.
