Nếu ai đó làm bạn thất vọng hoặc điều gì đó đáng thất vọng xảy ra với bạn, bạn cảm thấy khó chịu, thất vọng hoặc tức giận hoàn toàn là điều hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, thông thường, phản ứng tốt nhất là bình tĩnh và thu thập để bạn có thể nói lên những lo lắng và thất vọng của mình một cách chuyên nghiệp. Thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp không khó nếu bạn giữ một cái đầu lạnh và duy trì sự bình tĩnh của mình. Cho dù bạn chọn thông báo nỗi thất vọng của mình bằng email, thư hay gặp trực tiếp, tất cả đều là việc sử dụng đúng ngôn ngữ và hành xử đúng mực.
Các bước
Phương pháp 1/3: Gửi Email Chuyên nghiệp
Bước 1. Sử dụng email để bày tỏ sự thất vọng về một vấn đề liên quan đến công việc
Nếu bạn thất vọng với đồng nghiệp hoặc người quản lý, email là một cách tuyệt vời để bày tỏ sự thất vọng của bạn, đồng thời lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số trong trường hợp có vấn đề xảy ra trong tương lai. Bạn cũng có thể gửi email nếu bạn bị từ chối cho một cơ hội việc làm tiềm năng.
- Email cũng là một cách tốt để thông báo sự thất vọng của bạn với sếp nếu họ từ chối yêu cầu về một điều gì đó như một kỳ nghỉ hoặc một ý tưởng mà bạn đề xuất.
- Mặc dù điều đó có thể làm tổn thương cảm xúc của bạn, nhưng tốt hơn hết bạn nên gửi một email liên hệ sau khi bị từ chối xin việc.
Bước 2. Viết một dòng chủ đề ngắn gọn và trực tiếp nếu bạn đang soạn thảo một email gốc
Hãy súc tích và nêu rõ nội dung của email trong dòng tiêu đề. Tránh sử dụng một câu dài hoặc ngôn ngữ thô lỗ để làm cho email của bạn có vẻ chuyên nghiệp hơn để người nhận sẽ xem nó nghiêm túc hơn. Chọn một chủ đề không dài hơn 5 từ và nhập chủ đề đó vào dòng chủ đề của email.
Ví dụ: nếu bạn đang viết email cho đồng nghiệp về việc bị trễ thời hạn, bạn có thể bao gồm dòng chủ đề có dạng “Thời hạn giao hàng bị nhỡ”
Ghi chú:
Nếu bạn đang trả lời email, chẳng hạn như email thông báo rằng bạn đã bị từ chối cho một công việc tiềm năng, hãy trả lời email gốc thay vì soạn email mới để bạn có một hồ sơ có tổ chức về thư từ của mình.
Bước 3. Bắt đầu email của bạn với một lời chào chuyên nghiệp để thiết lập âm báo
Mở email của bạn bằng một lời chào trang trọng để ngay từ đầu bạn đã hiểu rõ rằng email của bạn là chuyên nghiệp. Chọn một lời chào phù hợp với mối quan hệ của bạn với người ấy. Ví dụ: nếu bạn đang ở trên cơ sở đầu tiên với một người quản lý tên là Matthew Smith, bạn có thể bắt đầu email của mình như "Kính gửi Matt."
- Nếu bạn có một mối quan hệ rất cởi mở và bình thường với người nhận, bạn có thể nói điều gì đó như, "Này Matt."
- Nếu bạn đang viết email cho ai đó mà bạn chưa từng gặp, hãy bắt đầu bằng "Người mà bạn có thể quan tâm."
- Đối với email nhóm có nhiều người nhận mà bạn muốn giải quyết, chỉ cần nói, “Tất cả”.
Bước 4. Thêm một câu ngắn gọn để giữ cho email thân thiện
Sau khi bạn chào người nhận, hãy đặt dòng đầu tiên của email sang một bên ngắn hoặc trao đổi dễ chịu để thể hiện rằng bạn là người thân thiện nhưng chuyên nghiệp. Hãy viết ngắn gọn và đừng nói quá 2 hoặc 3 dòng trước khi bạn đi sâu vào nội dung email của mình.
- Hãy thử bắt đầu bằng những câu như “Tôi hy vọng bạn đang làm tốt” hoặc “Tôi hy vọng email này giúp ích cho bạn”.
- Nếu mối quan hệ của bạn không bình thường với người ấy, bạn có thể đề cập đến một chi tiết cá nhân chẳng hạn như, "Tôi hy vọng bạn đã có một khoảng thời gian tuyệt vời tại buổi hòa nhạc cuối tuần trước."
Bước 5. Nêu rõ sự thất vọng của bạn trong phần nội dung email
Khi bạn đã tạo tiền đề cho email của mình với một lời chào và một câu nói vui ngắn, hãy bắt tay ngay vào việc bày tỏ sự thất vọng của bạn. Hãy nói rõ với họ về cảm giác của bạn, nhưng hãy giữ ngôn ngữ của bạn trang trọng và tránh sử dụng những lời mỉa mai, đe dọa hoặc thô tục để bạn xuất hiện chuyên nghiệp nhất có thể. Liệt kê tất cả các khiếu nại của bạn và giữ phần nội dung email của bạn thành 1 đoạn văn nếu có thể để email tập trung vào chủ đề đang bàn.
- Ví dụ: nếu bạn bị từ chối cho một công việc tiềm năng, bạn có thể nói điều gì đó như, “Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn đã quyết định đi theo một hướng khác. Tôi đã rất mong đợi cơ hội, vì vậy tôi thất vọng về quyết định thuê người khác."
- Nếu bạn đang viết thư cho đồng nghiệp hoặc nhân viên để bày tỏ sự thất vọng của mình, bạn có thể nói điều gì đó như, “Tôi nhận thấy rằng một số chính sách và quy trình nhất định đã không được tuân thủ đúng cách. Các chính sách tồn tại là có lý do, vì vậy thật đáng thất vọng khi biết rằng chúng đã bị bỏ qua”.
Bước 6. Giữ ngôn ngữ và giọng điệu của bạn được tôn trọng trong suốt email
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và tôn trọng để truyền đạt rõ ràng sự thất vọng của bạn mà không làm cho người nhận cảm thấy như bạn đang tấn công họ. Hãy tưởng tượng bạn sẽ nhìn nhận bài viết như thế nào nếu nó được người khác đọc hoặc nếu nó được công khai và biến bài viết của bạn trở thành một đại diện chuyên nghiệp cho chính bạn.
- Nếu bạn đang gửi email cho nhân viên hoặc người quản lý, thì có thể email của bạn có thể được chia sẻ với những người khác, vì vậy điều quan trọng là cách viết của bạn phải tôn trọng và chuyên nghiệp.
- Ví dụ: thay vì nói những điều như, “Tôi không hiểu vấn đề của bạn là gì và tại sao bạn từ chối làm theo thủ tục”, hãy nói điều gì đó như, “Như chúng ta đã thảo luận trước đây, các thủ tục được thiết kế để giữ cho mọi người đều giống nhau trang, vì vậy họ nên được mọi người theo dõi.”
Bước 7. Kết luận email của bạn trên một lưu ý tích cực và một lời kêu gọi hành động
Kết thúc email của bạn bằng cách bao gồm thông tin hữu ích như thiết lập một cuộc họp hoặc mời người nhận đến với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào. Bao gồm một số ghi chú tích cực là tốt. Đề cập đến những điều bạn hài lòng hoặc khen ngợi người đó về điều gì đó mà họ đã làm tốt để họ cảm thấy như bạn không chỉ mắng mỏ họ mà còn có lợi ích tốt nhất của họ.
- Ví dụ: bạn có thể nói với người phỏng vấn của mình, “Nhưng, tôi rất biết ơn vì đã có cơ hội được phỏng vấn với công ty của bạn. Vui lòng cho tôi biết nếu có điều gì đó mở ra trong tương lai!"
- Nếu bạn đang viết thư cho một nhân viên hoặc đồng nghiệp, hãy thử những câu như, “Tôi biết bạn đã làm việc rất chăm chỉ, tôi chỉ muốn đưa những vấn đề mà tôi đang gặp phải cho bạn để bạn có thể theo dõi cho bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trong tương lai.”
Bước 8. Đọc to email trước khi bạn gửi để nghe nó phát ra như thế nào
Hãy dành một chút thời gian để đọc to toàn bộ email của bạn để bạn có thể nghe thấy giọng điệu của bài viết và hiệu đính cho bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ lỗi chính tả, lỗi chính tả hoặc ngôn ngữ khó hiểu, hãy sửa nó! Nếu giọng của bạn quá mềm hoặc quá gay gắt, hãy điều chỉnh ngôn ngữ sao cho chuyên nghiệp nhưng chắc chắn. Khi bạn hài lòng với nó, hãy gửi nó đến người mà nó dành cho.
- Bạn cũng có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc qua email của bạn trước khi bạn gửi nó để đảm bảo rằng nó có vẻ ổn.
- Lỗi chính tả hoặc thiếu từ thực sự có thể ảnh hưởng đến email của bạn, vì vậy hãy dành thời gian để đọc lại bài viết của bạn.
Phương pháp 2/3: Viết Thư Khiếu nại Chính thức
Bước 1. Gửi thư đến công ty hoặc nếu bạn không thể nhận được phản hồi
Nếu bạn thất vọng về sản phẩm hoặc hành vi của một công ty, viết một lá thư chính thức nêu chi tiết về khiếu nại của bạn là cách giao tiếp chuyên nghiệp nhất với họ. Nếu bạn không thể liên lạc với ai đó thông qua bất kỳ phương tiện nào khác, hãy sử dụng một lá thư chính thức như một phương sách cuối cùng để bày tỏ sự thất vọng và nêu chi tiết các vấn đề của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng một lá thư như một nỗ lực cuối cùng để chứng minh rằng bạn đã cố gắng liên hệ với ai đó để thảo luận vấn đề của bạn với họ
Bước 2. Nêu vấn đề của bạn một cách rõ ràng trong câu đầu tiên
Dù bạn thất vọng về điều gì, hãy làm rõ điều đó ngay lập tức bằng cách đưa nó vào ngay câu đầu tiên của bức thư của bạn. Hãy trực tiếp và ngắn gọn và trình bày vấn đề hoặc khiếu nại của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp để tạo ra giọng điệu cho toàn bộ bức thư của bạn.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho một công ty để phàn nàn về một chính sách ảnh hưởng đến bạn, bạn có thể bắt đầu bằng "Tôi viết thư để bày tỏ sự thất vọng và thất vọng của tôi với chính sách hoàn trả của công ty bạn."
- Nếu bạn đang viết một lá thư cho một người mà bạn không thể liên lạc, hãy thử bắt đầu với một cái gì đó như, "Tôi viết thư này liên quan đến việc bạn không trả lời các câu hỏi của tôi về khoản tiền gửi bảo đảm của tôi sau khi không thể liên lạc được bạn qua điện thoại hoặc email."
Bước 3. Sử dụng phần nội dung thư của bạn để thêm các chi tiết và thông tin liên quan đến vấn đề của bạn
Khi bạn đã nêu rõ sự thất vọng và vấn đề của mình, hãy sử dụng phần còn lại của bức thư để thêm các chi tiết và thông tin cụ thể nhằm mở rộng bức thư và giải thích sự thất vọng của bạn. Đề cập đến bất kỳ bước nào bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề của mình cũng như những nỗ lực bạn đã thực hiện để liên hệ với họ để được hỗ trợ.
Mẹo:
Nếu bạn đã cố gắng liên hệ với họ hoặc họ đã hứa sẽ giải quyết mối lo ngại của bạn, hãy đề cập đến những ngày bạn đã cố gắng liên hệ với họ hoặc họ đã cam kết khắc phục sự cố.
Bước 4. Tránh ngôn ngữ giận dữ, mỉa mai hoặc đe dọa trong thư của bạn
Trong suốt bức thư của bạn, hãy giữ ngôn ngữ và giọng điệu trang trọng và chuyên nghiệp. Không bao giờ sử dụng ngôn từ thô tục hoặc đe dọa và tránh mỉa mai để bài viết của bạn xuất hiện chuyên nghiệp nhất có thể.
- Nếu bạn phải đưa ra một lá thư của mình cho một vụ kiện, bạn muốn làm cho mình trông chuyên nghiệp nhất có thể.
- Chửi bới hoặc sử dụng ngôn ngữ bạo lực sẽ khiến bạn có vẻ hung hăng và thiếu chuyên nghiệp.
Bước 5. Bao gồm bản sao của bất kỳ tài liệu nào liên quan đến khiếu nại của bạn
Nếu bạn có hình ảnh, hợp đồng hoặc bất kỳ tài liệu nào khác để sao lưu hoặc chứng minh các tuyên bố của bạn, hãy tạo một bản sao của chúng và đính kèm vào thư của bạn. Đảm bảo rằng bạn tham chiếu chúng trong thư của mình để tăng thêm tính hợp lệ cho bất kỳ tuyên bố nào mà bạn đưa ra.
Ví dụ: trong thư của bạn, bạn có thể nói điều gì đó như, "Tôi đã đính kèm các bức ảnh về thành phẩm trông như thế nào, như bạn có thể thấy, còn lâu mới đạt yêu cầu."
Bước 6. Thêm thông tin liên hệ của bạn sau khi kết luận
Kết thúc bức thư của bạn bằng một đoạn văn tóm tắt những mối quan tâm chính của bạn và những hành động bạn muốn thực hiện để giải quyết chúng. Nếu bạn muốn người hoặc công ty liên hệ với mình để cố gắng khắc phục sự cố hoặc thảo luận thêm về vấn đề, hãy nhớ bao gồm thông tin liên hệ của bạn ở dưới cùng.
- Ký tên vào lá thư với phần kết thúc trang trọng, chẳng hạn như, “Trân trọng”, “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”, sau đó là tên của bạn.
- Cung cấp số điện thoại hoặc địa chỉ email mà bạn muốn họ sử dụng để liên hệ với bạn.
Bước 7. Gửi thư bằng cách sử dụng thư bảo đảm để nó phải được ký tên
Sử dụng thư được chứng nhận hoặc tùy chọn gửi thư yêu cầu người nhận ký tên để bạn có bằng chứng rằng thư đã được nhận. Giữ lại biên lai trong trường hợp bạn cần chứng minh rằng bạn đã viết cho họ một lá thư hoặc cung cấp nó cho một vụ kiện của tòa án.
Phương pháp 3/3: Nói chuyện với ai đó một cách chuyên nghiệp
Bước 1. Nói chuyện trực tiếp với ai đó nếu bạn không muốn điều đó được lưu lại
Nếu bạn muốn bày tỏ sự thất vọng của mình mà không có dấu vết trên giấy tờ hoặc không lo lắng về việc cuộc trò chuyện của bạn sẽ bị xem xét kỹ lưỡng sau này, thì một cuộc trò chuyện trực tiếp là cách tốt nhất. Ngoài ra, một cuộc trò chuyện trực tiếp với ai đó cho phép bạn đánh giá phản ứng của họ và thêm dấu ấn cá nhân hơn.
- Cũng có thể nhanh hơn nhiều nếu chỉ nói chuyện với người mà bạn thất vọng.
- Nói chuyện với ai đó cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giọng nói của riêng mình để thực sự truyền tải sự thất vọng hoặc thất vọng của bạn.
Bước 2. Yêu cầu người đó gặp riêng bạn để thảo luận về vấn đề này
Nói chuyện với người đó cách xa người khác để bạn có thể thoải mái thể hiện bản thân mà không làm họ xấu hổ. Lên lịch một cuộc họp hoặc yêu cầu họ gặp bạn ở đâu đó như phòng họp, văn phòng hoặc thậm chí là quán cà phê để nó chuyên nghiệp hơn.
- Gọi điện cho họ hoặc gửi email để hỏi họ thời gian và địa điểm phù hợp nhất với họ.
- Nếu bạn thấy mình đang ở trong tình huống mà bạn không thể nói ra sự thất vọng của mình một cách riêng tư, hãy cố gắng duy trì sự chuyên nghiệp nhất có thể và kiểm tra sự bình tĩnh của bạn.
Mẹo:
Nếu bạn cần nói chuyện với họ ngay lập tức, hãy nói với họ những điều như, “Bạn có một chút thời gian không? Tôi cần nói chuyện với bạn."
Bước 3. Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách cảm ơn họ và hỏi họ đang làm như thế nào
Trước khi bắt đầu bày tỏ sự thất vọng, hãy dành một chút thời gian để cảm ơn người ấy đã dành thời gian gặp gỡ bạn và đánh giá tâm trạng của họ. Hỏi họ xem họ đang làm như thế nào và họ có sẵn sàng nói chuyện với bạn về vấn đề này không. Nếu họ có vẻ tức giận hoặc kích động, hãy cố gắng làm họ bình tĩnh lại hoặc đợi để nói chuyện với họ sau. Nếu họ có vẻ ổn, thì hãy tiếp tục và bắt đầu thảo luận về vấn đề hoặc vấn đề của bạn.
- Bắt đầu bằng chân phải sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
- Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng cách nói điều gì đó như, “Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian. Tôi sẽ không mất quá nhiều thời gian, tôi chỉ thực sự cần thảo luận vài điều với bạn.”
Bước 4. Trình bày khiếu nại của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp
Nói cho người ấy biết lý do bạn thất vọng khi sử dụng ngôn ngữ cụ thể và không có cảm xúc. Hãy trực tiếp và khách quan và liệt kê tất cả những lý do khiến bạn không hài lòng, nhưng tránh mắng họ bằng một danh sách những việc làm sai trái. Sử dụng ngôn ngữ bình tĩnh, chuyên nghiệp để truyền đạt cảm xúc của bạn và tránh cao giọng hoặc sử dụng những lời tục tĩu.
- La mắng và chửi bới sẽ chỉ khiến bạn có vẻ hung hăng và thiếu chuyên nghiệp.
- Ví dụ, hãy nói cho họ biết cảm giác của bạn mà không quá xúc động. Bạn có thể nói điều gì đó như, “Khi bạn làm điều gì đó như vậy, điều đó thực sự khiến tôi cảm thấy như bạn không quan tâm đến việc nó ảnh hưởng đến tôi như thế nào và thành thật mà nói, điều đó thật đau lòng và đáng thất vọng.
Bước 5. Hỏi họ nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào trước khi bạn kết thúc cuộc họp
Sau khi bạn bày tỏ sự thất vọng và giải thích lý do của mình, hãy cho người đó cơ hội nói chuyện. Hỏi họ nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào cho bạn hoặc nếu họ không rõ về bất kỳ điều gì bạn đã nói với họ để không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Sau đó, hãy cảm ơn họ một lần nữa vì đã gặp bạn trước khi bạn kết thúc cuộc trò chuyện.
Nếu có thể, hãy đưa ra các giải pháp hoặc cải tiến cho tương lai
Lời khuyên
- Không bao giờ gõ email, viết thư hoặc trò chuyện khi đang tức giận. Hít thở vài hơi để bình tĩnh lại trước khi bắt đầu để bạn có một cái đầu tỉnh táo.
- Tránh trò chuyện với ai đó trước mặt người khác. Chờ cho đến khi họ sẵn sàng để nói chuyện và gặp gỡ riêng với họ.
