Các tệp cá nhân có thể trở nên vô tổ chức một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các tệp của bạn càng trở nên vô tổ chức, bạn càng khó tìm lại chúng trong tương lai. Để giúp các tệp cá nhân của bạn dễ dàng tìm thấy và lưu trữ hơn, bạn sẽ muốn dành chút thời gian và sắp xếp chúng đúng cách. Hệ thống chính xác bạn sử dụng sẽ tùy thuộc vào bạn. Tuy nhiên, có một số phương pháp tổ chức tệp cá nhân cơ bản mà bạn có thể sử dụng để giúp bạn sắp xếp các tệp của mình theo thứ tự.
Các bước
Phần 1/4: Sử dụng các phương pháp tổ chức cơ bản
Bước 1. Giữ cho nó đơn giản
Mục đích của việc tạo ra một hệ thống nộp hồ sơ là làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với chính bạn. Bạn sẽ muốn tránh làm cho hệ thống của mình trở nên quá phức tạp hoặc khó hiểu. Giữ cho hệ thống của bạn đơn giản nhất có thể sẽ giúp bạn dễ dàng gửi hoặc truy xuất bất kỳ tài liệu nào bạn có thể cần để làm việc.
- Chỉ gửi đi những gì bạn cần. Lưu trữ quá nhiều có thể làm cho hệ thống của bạn trở nên lộn xộn và khó sử dụng.
- Tránh sự phức tạp không cần thiết trong hệ thống tệp của bạn.
- Vứt bỏ các tệp mà bạn chắc chắn rằng mình không cần nữa.
Bước 2. Sử dụng độ sâu phù hợp trong hệ thống của bạn
Bạn có thể tạo ra nhiều danh mục và danh mục con khác nhau để phù hợp với các tệp của mình. Tuy nhiên, bạn chỉ nên tạo các danh mục cấp độ rộng và chỉ sử dụng bao nhiêu tùy theo nhu cầu của bạn. Việc tạo ra quá nhiều danh mục có thể dẫn đến một hệ thống lưu trữ lộn xộn và không hiệu quả. Đảm bảo rằng bạn tạo đủ chiều sâu tổ chức trong hệ thống của mình để giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru.
- Tránh tạo các danh mục con quá chi tiết cho hệ thống của bạn. Ví dụ: “Biên lai, Thực phẩm, Bánh mì” sẽ quá chi tiết để hữu ích.
- Chỉ cần có một danh mục cho biên lai hàng tháng hoặc hàng tuần có thể thích hợp hơn cho hệ thống nộp đơn của bạn.
- Có một phần dành cho khách hàng và sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái là một ví dụ về mức độ chuyên sâu hiệu quả.
Bước 3. Làm cho tệp của bạn dễ tìm
Hệ thống lưu trữ của bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc có các dấu hiệu trực quan rõ ràng cho bạn biết chính xác nơi nào đó được lưu trữ. Làm cho các phần của hệ thống tệp của bạn trở nên rõ ràng sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí một mục hoặc một tệp. Hãy ghi nhớ một số mẹo sau khi làm cho tệp của bạn nổi bật:
- Sử dụng các thư mục màu để chỉ ra các danh mục hoặc phần nhất định.
- Hãy thử giữ một danh sách hữu ích về các màu và danh mục bạn đã chỉ định cho chúng.
- Sử dụng công cụ tạo nhãn để dán nhãn rõ ràng cho các tệp của bạn.
- Theo dõi việc cắt các thư mục của bạn. Hãy thử chỉ sử dụng một phần cắt thư mục cho mỗi danh mục hoặc phần.
Bước 4. Suy nghĩ về các loại vùng chứa tệp bạn sẽ cần
Trước khi có thể sắp xếp các tệp của mình, bạn cần tìm thứ gì đó để đặt chúng. Chính xác loại vùng chứa tệp nào bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào số lượng tệp bạn phải lưu trữ, mức độ quan trọng của chúng, kích thước của tài liệu và tần suất bạn cần truy cập chúng. Hãy xem một số mẹo sau để biết được vùng chứa tệp nào có thể phù hợp với bạn:
- Nếu bạn cần lưu trữ các tài liệu rất quan trọng, hãy xem xét việc mua một container lưu trữ chống cháy.
- Tìm thấy con dấu Phòng thí nghiệm của Nhà bảo hiểm trên một thùng chứa có thể chỉ ra rằng thùng chứa sẽ bảo vệ các tệp của bạn trong khoảng một giờ trong đám cháy với nhiệt độ 1700 độ F.
- Đối với các hồ sơ thông thường, bạn có thể muốn mua một tủ đựng hồ sơ cơ bản. Đối với các tệp nhạy cảm hoặc bí mật, hãy cân nhắc mua một tủ đựng hồ sơ hoặc két an toàn hơn.
- Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng thùng chứa hồ sơ của mình có đủ chỗ để chứa tất cả các tệp của bạn.
- Nếu bạn có bất kỳ tài liệu nào có kích thước bất thường, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng chúng có thể vừa với hộp lưu trữ của bạn. Ví dụ trước, các tài liệu có kích thước hợp pháp có thể ảnh hưởng đến kích thước của thư mục cần thiết cũng như kích thước lưu trữ.
Phần 2/4: Sắp xếp tài liệu của bạn
Bước 1. Thu thập tất cả các tài liệu của bạn
Trước khi bạn có thể bắt đầu sắp xếp tài liệu của mình, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đã có tất cả tài liệu trước mặt. Đừng lo lắng về cách các tệp của bạn được tổ chức hoặc sắp xếp. Còn bây giờ, hãy tập hợp tất cả các tài liệu bạn cho rằng cần được lưu trữ và sẵn sàng sắp xếp chúng.
- Lấy ra các tài liệu cũ hơn mà bạn đã sắp xếp. Bạn có thể muốn sắp xếp lại chúng để phù hợp với hệ thống mới mà bạn đang tạo.
- Đảm bảo rằng bạn đã thu thập tất cả các tài liệu gần đây của mình và sẵn sàng được sắp xếp.
Bước 2. Sắp xếp các tệp của bạn thành các mục đang hoạt động và lưu trữ
Khi bạn sắp xếp các tệp của mình, có thể hữu ích nếu xếp chúng thành hai danh mục chính: tệp đang hoạt động mà bạn cần làm việc và tệp lưu trữ mà bạn cần lưu trữ. Điều này sẽ giúp bạn truy cập các tệp bạn sử dụng thường xuyên hơn và lưu trữ gọn gàng các tệp bạn sẽ không cần truy cập ngay lập tức.
- Tệp hiện hoạt là tài liệu mà bạn vẫn cần phải giải quyết, tham khảo hoặc truy cập thường xuyên.
- Tệp lưu trữ là tài liệu mà bạn sẽ không cần trong tương lai gần, nhưng vẫn cần lưu.
Bước 3. Tạo và gắn nhãn các danh mục phù hợp cho hệ thống của bạn
Sau khi bạn đã tập hợp các tệp của mình lại với nhau ở một nơi, bạn có thể kiểm kê nhanh chúng. Trong khi bạn đang xem xét các tệp của mình, hãy lưu ý đến các danh mục chung mà chúng có thể phù hợp. Viết các danh mục này xuống để tạo hệ thống tổ chức cơ bản mà bạn sẽ sử dụng cho các tệp của mình. Hãy xem một số danh mục phổ biến này để biết bạn có thể muốn sử dụng danh mục nào:
- Hồ sơ pháp lý với các danh mục phụ như giấy khai sinh, giấy chứng tử hoặc giấy tờ kết hôn.
- Các tài liệu tài chính bao gồm tóm tắt tài chính trong quá khứ, thông tin thẻ tín dụng, báo cáo tín dụng hoặc tóm tắt tài chính hàng năm của bạn.
- Hồ sơ tài sản.
- Các tài liệu cá nhân như bằng cấp, hồ sơ việc làm, hồ sơ sức khỏe và chính sách bảo hiểm.
Bước 4. Nộp tài liệu lưu trữ dài hạn đi
Đặt tài liệu mà bạn đã gắn nhãn là tệp lưu trữ vào bộ chứa lưu trữ lâu dài của bạn. Những tệp này sẽ không được truy cập thường xuyên, vì vậy hãy đảm bảo rằng chúng được đặt vào danh mục thích hợp trong hệ thống lưu trữ để truy xuất sau này. Các tệp lưu trữ có thể sẽ chiếm phần lớn các tài liệu được lưu trữ và sắp xếp của bạn.
- Lưu trữ dài hạn có thể được chia thành hai loại nữa: tệp vĩnh viễn và tệp “chết”.
- Hồ sơ vĩnh viễn có thể bao gồm tài liệu giáo dục, tài liệu việc làm hoặc các giấy tờ quan trọng khác mà bạn có thể vẫn cần truy cập.
- Tệp "đã chết" là tài liệu mà bạn có thể không cần truy cập lại. Hồ sơ thuế cũ có thể phù hợp với loại này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bản khai thuế phải được giữ trong bảy năm.
Bước 5. Đặt các tài liệu hiện tại của bạn vào phần tài liệu đang hoạt động của bạn
Các tài liệu mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên hoặc vẫn cần xem lại, sẽ cần được đặt vào phần tài liệu đang hoạt động của bạn. Phần này trong hệ thống lưu trữ của bạn sẽ cho phép bạn nhanh chóng truy cập vào các tài liệu chưa hoàn toàn sẵn sàng để lưu trữ. Sau đây là bốn danh mục tài liệu hoạt động phổ biến nhất mà bạn có thể cân nhắc sử dụng:
- Những tài liệu vẫn cần bạn quan tâm.
- Tài liệu mà bạn vẫn cần đọc hoặc xem lại.
- Hóa đơn mà bạn vẫn cần thanh toán.
- Các tài liệu đã sẵn sàng để chuyển vào kho lưu trữ lâu dài.
Phần 3/4: Tổ chức tệp điện tử
Bước 1. Bắt đầu với các danh mục rộng sau đó cụ thể hơn
Cũng giống như với các tệp vật lý của bạn, bạn sẽ muốn bắt đầu với các danh mục rộng nhất mà tệp của bạn phù hợp. Ví dụ: nếu bạn là một nhà thầu độc lập, bạn có thể muốn tổ chức các hồ sơ của mình theo nhà tuyển dụng. Đó là, tạo một thư mục cho mỗi người trong số họ. Sau đó, bạn nên chia các tệp của mình trong mỗi danh mục rộng thành các tệp nhỏ hơn. Điều này có nghĩa là các thư mục nhà tuyển dụng của bạn có thể được chia nhỏ hơn nữa thành các thư mục khác nhau chứa thông tin về từng dự án với nhà tuyển dụng đó.
- Cân nhắc duy trì sự nhất quán trong từng danh mục rộng. Điều này sẽ làm cho các tệp của bạn được tìm thấy dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể có thư mục con cho mỗi dự án chứa các tệp như "tài liệu dự án", "thanh toán" và "thông tin liên lạc".
- Bạn cũng có thể sắp xếp các thư mục rộng rãi theo năm nếu điều đó có vẻ dễ dàng hơn hoặc phù hợp hơn với tệp của bạn.
Bước 2. Quét hoặc tải xuống các tệp bạn chưa có dưới dạng điện tử
Có thể có lợi nếu tất cả các tệp của bạn được lưu dưới dạng điện tử ở một nơi. Bất chấp thời gian cần thiết, bạn nên cố gắng quét càng nhiều tài liệu vật lý của mình càng tốt để chúng có thể được lưu và sao lưu điện tử. Ngoài ra, hãy đảm bảo tải xuống bất kỳ tệp nào được lưu trữ trực tuyến ở những nơi khác, đề phòng trường hợp trang web lưu trữ không thể truy cập được khi bạn cần lại tệp. Sắp xếp các tệp này như cách bạn làm với bất kỳ tệp nào khác.
Bước 3. Đặt tên cụ thể cho các tệp của bạn
Tên tệp phải dễ hiểu và độc đáo. Đó là, bạn sẽ có thể nhìn vào tên tệp của mình và ngay lập tức biết được những gì được chứa trong chúng. Hãy thử bao gồm ngày tháng, ký hiệu của các thư mục sẽ chứa tệp và một bộ mô tả riêng lẻ. Ví dụ: tệp thanh toán được tạo vào tháng 6 năm 2016 cho khách hàng X Corp của bạn có thể được gọi là "0616_XCorp_Invoice_2." Điều này sẽ cho phép bạn biết chính xác những gì tệp chứa mà không cần mất thời gian để mở nó.
Dù bạn sử dụng hệ thống nào để đặt tên cho tệp của mình, chỉ cần đảm bảo làm như vậy một cách nhất quán. Khi bạn đã chọn một hệ thống, hãy gắn bó với nó; sẽ rất khó để quay lại và đổi tên tất cả các tệp của bạn sau này
Bước 4. Sao lưu các tập tin của bạn thường xuyên
Nguy cơ chính của việc lưu giữ tệp điện tử là thông tin của bạn có thể dễ bị mất khi máy tính gặp sự cố. Hãy chuẩn bị cho điều này bằng cách thường xuyên sao lưu các tệp của bạn vào dịch vụ sao lưu trực tuyến, đĩa CD hoặc ổ cứng ngoài. Đảm bảo gắn nhãn các thiết bị lưu trữ này rõ ràng như bạn đã gắn nhãn các tệp của mình. Nếu bạn có ổ đĩa ngoài hoặc các đĩa CD, hãy cân nhắc giữ chúng ở một nơi an toàn cách xa nơi ở chính của bạn để tránh thiệt hại toàn bộ do hỏa hoạn hoặc thiên tai.
Phần 4/4: Duy trì hệ thống nộp hồ sơ của bạn
Bước 1. Theo kịp hệ thống của bạn
Sau khi bạn đã tạo xong hệ thống chiết rót, bạn sẽ muốn tiếp tục sử dụng nó như dự định. Việc tụt hậu quá xa, bỏ qua các mục cần phải nộp hoặc nộp các mục không đúng cách đều có thể hoàn tác công việc khó khăn mà bạn đã bỏ ra. Hãy đảm bảo rằng bạn đang theo kịp hệ thống nộp hồ sơ để duy trì hoạt động cho bạn.
- Thỉnh thoảng tìm kiếm các tệp không đúng vị trí có thể giúp giữ cho hệ thống của bạn có thứ tự.
- Đừng bỏ qua việc lưu trữ các tài liệu đang hoạt động của bạn vào kho lưu trữ tài liệu lưu trữ của bạn.
Bước 2. Loại bỏ các tập tin cũ
Một số tệp cần thiết để lưu trữ trong một thời gian dài. Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ của bạn sẽ có kích thước hữu hạn và sẽ yêu cầu bạn phải thường xuyên loại bỏ các tệp không còn cần thiết. Thường xuyên làm cỏ hệ thống tệp của bạn sẽ giúp giữ cho hệ thống đó có trật tự và hoạt động bình thường.
- Nhiều tài liệu tài chính cũ sẽ cần được lưu trữ trong nhiều năm.
- Ngân sách cũ, báo cáo tài chính hoặc chính sách hàng năm có thể chỉ cần được lưu trữ trong một năm.
- Loại bỏ các tệp cũ sẽ tạo không gian cho các tài liệu đến.
- Loại bỏ các tệp không cần thiết sẽ giúp việc tìm tài liệu bạn cần dễ dàng hơn.
- Đối với các tập tin điện tử cũng vậy. Xóa mọi tài liệu trùng lặp, lỗi thời hoặc không cần thiết từ các dự án trước đó.
Bước 3. Lưu trữ các tập tin điện tử cũ
Các tệp cũ vẫn còn phù hợp hoặc một ngày nào đó có thể được gọi lại có thể được lưu trữ. Điều này có nghĩa là lưu trữ chúng khỏi hệ thống lưu trữ tiêu chuẩn của bạn nhưng giữ chúng có tổ chức và có thể truy cập được. Cân nhắc thiết lập một danh mục rộng bổ sung cho các tệp được lưu trữ. Di chuyển các tệp không sử dụng đến thư mục này mà vẫn giữ nguyên định dạng thư mục con của chúng. Nếu bạn muốn giữ các tệp đã lưu trữ không xuất hiện trên màn hình tệp của mình, hãy thử đặt dấu "z" trước tên tệp để tên tệp nằm cuối thứ tự tệp chữ cái của bạn. Ví dụ: bạn có thể gọi nó là "z_archive" hoặc một cái gì đó tương tự.
Bước 4. Hợp lý hóa hệ thống nộp đơn của bạn
Sắp xếp các tệp của bạn theo thứ tự và giữ chúng theo cách đó đều có thể hữu ích khi nói đến việc tổ chức cá nhân của bạn. Tuy nhiên, sẽ luôn có chỗ để cải thiện hệ thống nộp đơn của bạn. Khi bạn tiếp tục làm việc với hệ thống lưu trữ của mình, hãy theo dõi bất kỳ cải tiến nào mà bạn có thể thực hiện để giúp làm cho hệ thống này hiệu quả hơn nữa.
- Bạn có thể muốn loại bỏ các danh mục mà bạn dường như không sử dụng.
- Các danh mục dường như được sử dụng quá nhiều có thể cần được chia thành các danh mục nhỏ hơn.
