Cơ quan Quản lý An toàn & Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) là cơ quan liên bang đưa ra và thực thi các quy định để thực hiện Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp và các luật liên bang khác có liên quan. Các viên chức OSHA tiến hành kiểm tra và điều tra để đảm bảo tất cả các doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn hiện hành. Nếu doanh nghiệp của bạn bị buộc tội vi phạm tiêu chuẩn an toàn OSHA, bạn có 15 ngày làm việc để gửi đơn phản đối bằng văn bản đối với việc trích dẫn. Bạn có thể bảo vệ trước viện dẫn vi phạm an toàn bằng cách chứng minh một trong những lý do được công nhận và chấp nhận cho việc không đáp ứng tiêu chuẩn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Yêu cầu nhân viên có hành vi sai trái
Bước 1. Hiển thị một chính sách hiện có đầy đủ để ngăn chặn vi phạm
Công ty của bạn phải có chính sách an toàn áp dụng cụ thể cho tiêu chuẩn OSHA mà bạn đã bị buộc tội vi phạm.
- Ví dụ: nếu tiêu chuẩn an toàn được đề cập trong sổ tay nhân viên của bạn, một bản sao của sổ tay đó sẽ là bằng chứng cho thấy chính sách đã được áp dụng.
- Bạn cũng nên có một số bằng chứng cho thấy chính sách đã được đưa ra trước khi sự cố xảy ra dẫn đến việc trích dẫn - nói cách khác, trước khi nhân viên OSHA quan sát thấy hành vi đó.
- Cân nhắc việc thành lập một ủy ban an toàn giữa các nhân viên hoặc thuê một giám đốc an toàn chuyên nghiệp phụ trách việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn của OSHA.
Bước 2. Chứng minh quy tắc đã được truyền đạt cho tất cả nhân viên
Thông thường, các quy tắc và chính sách an toàn tại nơi làm việc của bạn nên được gửi kèm theo một tài liệu hướng dẫn bằng văn bản được phân phát cho tất cả nhân viên.
- Hồ sơ về bất kỳ khóa đào tạo an toàn nào mà bạn cung cấp cho nhân viên cũng là bằng chứng cho thấy tất cả nhân viên đều nhận thức được các tiêu chuẩn an toàn, nếu tiêu chuẩn mà bạn bị buộc tội vi phạm đã được đưa vào khóa đào tạo.
- Đảm bảo rằng bạn tham dự hoặc yêu cầu nhân viên đăng nhập khi họ hoàn thành khóa đào tạo để bạn có bằng chứng về những người đã tham gia.
- Bạn cũng có thể truyền đạt thông tin về các quy tắc và tiêu chuẩn an toàn bằng cách treo biển báo tại nơi làm việc. Ví dụ: nếu một nhân viên được nhìn thấy không đeo kính bảo hộ, bằng chứng rằng nhân viên đó phải đi qua cửa có biển báo "phải đeo kính bảo hộ quá thời điểm này" sẽ hỗ trợ cho khiếu nại của bạn rằng hành vi vi phạm là một sự cố cá biệt của nhân viên. hành vi sai trái.
Bước 3. Chứng minh rằng công ty của bạn có các phương pháp để phát hiện vi phạm
Lịch trình luân chuyển người giám sát và danh sách kiểm tra nội bộ có thể cho OSHA thấy rằng vi phạm sẽ được phát hiện đúng hạn.
- Việc bào chữa cho hành vi sai trái của nhân viên cũng có thể liên quan đến người giám sát trực tiếp phụ trách việc tuân thủ và báo cáo các hành vi vi phạm các tiêu chuẩn an toàn.
- Bởi vì biện pháp bào chữa cho hành vi sai trái của nhân viên gắn liền với kiến thức của người sử dụng lao động về hành vi đó, bạn cũng phải cho thấy rằng bạn không hề hay biết hành vi vi phạm đang diễn ra.
- Kiểm tra thiết bị thường xuyên và kiểm tra nhân viên cũng là những phương pháp để phát hiện các vi phạm an toàn.
- Cân nhắc việc thuê chuyên gia tư vấn an toàn của bên thứ ba để đào tạo và giám sát nhân viên.
Bước 4. Cung cấp hồ sơ về việc thực thi quy tắc nhất quán
Nếu có bằng chứng cho thấy các trường hợp ngoại lệ đã được thực hiện hoặc nhân viên không bị kỷ luật vì vi phạm quy tắc, bạn sẽ khó có khả năng thắng lợi khi sử dụng biện pháp bào chữa cho hành vi sai trái của nhân viên.
- Nếu việc bào chữa cho hành vi sai trái của nhân viên của bạn tập trung vào hành vi sai trái của một người giám sát, thì bất kỳ sự mâu thuẫn nào trong việc thực thi các quy tắc của bạn phải được kết nối cụ thể với người giám sát đó. Ví dụ: bạn có thể có một người giám sát thường xuyên cho phép nhân viên làm việc mà không cần kính bảo hộ theo yêu cầu của OSHA.
- Việc thực thi nhất quán đóng vai trò là sự thiếu hiểu biết của bạn về hành vi vi phạm, ngụ ý rằng nếu bạn biết về hành vi vi phạm, bạn sẽ kỷ luật những nhân viên chịu trách nhiệm.
- Các biện pháp trừng phạt kỷ luật đối với việc vi phạm các quy tắc và tiêu chuẩn an toàn nên được đưa vào chính sách bằng văn bản của bạn và không có ngoại lệ tuân theo. Cùng với việc kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm, bạn cũng có thể xem xét một chương trình khuyến khích cho những nhân viên luôn tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn.
- Việc thực thi nhất quán cũng chứng tỏ rằng hành vi sai trái của nhân viên đã xảy ra mà không có sự hiểu biết hoặc đồng ý của bất kỳ người quản lý hoặc người giám sát nào.
- Hãy nhớ rằng các chính sách và quy tắc không được thực thi nhất quán không tốt hơn là không có quy tắc an toàn nào cả. Nhân viên của bạn sẽ không thực hiện các quy tắc một cách nghiêm túc nếu không có hậu quả cho việc vi phạm chúng.
Phương pháp 2/3: Lập luận tuân thủ không khả thi
Bước 1. Thừa nhận sự hiểu biết về quy định và mục đích của nó
Bạn không thể tuyên bố rằng bạn không thể tuân thủ quy định là không khả thi hoặc không thể thực hiện được trừ khi bạn biết quy định và tác hại mà nó phải ngăn ngừa.
Bạn phải chứng minh rằng bạn đã nhận ra và đánh giá mối nguy hiểm cụ thể liên quan đến tiêu chuẩn mà bạn đã được viện dẫn là vi phạm
Bước 2. Thể hiện nỗ lực tuân thủ quy tắc
Bất kỳ bằng chứng nào về những nỗ lực mà doanh nghiệp của bạn đã thực hiện để tuân thủ tiêu chuẩn hoặc quy định đều hỗ trợ lập luận của bạn rằng việc tuân thủ là không khả thi.
- Chỉ thử một lần là chưa đủ - thông thường, bạn phải chứng tỏ rằng bạn đã thực hiện nhiều lần để tuân thủ tiêu chuẩn và tất cả đều không thành công.
- Các nỗ lực tuân thủ cũng phải liên tục. Nói chung, bạn phải chứng minh cho OSHA thấy rằng sự an toàn của nhân viên là điều tối quan trọng và rằng bạn đã siêng năng cố gắng tuân thủ quy tắc và nhận thấy rằng không thể làm như vậy mà vẫn hoàn thành công việc hoặc dự án cụ thể.
Bước 3. Cung cấp tài liệu về những khó khăn do tuân thủ
Khó khăn thường có nghĩa là không thể hoàn thành công việc bằng cách khác. OSHA không coi bất kỳ khoản khó khăn tài chính nào đối với công ty của bạn để biện minh cho việc không tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chỉ đơn giản nói rằng tuân thủ tiêu chuẩn OSHA sẽ rất tốn kém hoặc sẽ yêu cầu bạn thay đổi phương pháp sản xuất của mình
Bước 4. Cho thấy rằng bạn đã thực hiện các bước thay thế để bảo vệ nhân viên
Ngay cả khi tiêu chuẩn cụ thể được chứng minh là không thể thực hiện, nó sẽ giúp trường hợp của bạn cho thấy những nỗ lực khác mà bạn đã thực hiện để thực hiện cùng mục đích.
- Bởi vì về cơ bản, bạn phải lập luận rằng không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào phải hoàn thành nếu bạn tuân thủ tiêu chuẩn an toàn của OSHA, nên điều này cực kỳ khó chứng minh. Các đại lý OSHA kiểm tra các tiêu chuẩn trong nhiều bối cảnh trước khi các quy định được ban hành và để chứng minh việc tuân thủ là không thể đối với công ty của bạn, công ty của bạn có thể yêu cầu bạn phân biệt công việc của mình với công việc đang được thực hiện trong các doanh nghiệp tương tự đã quản lý để tuân thủ tiêu chuẩn.
- Ngoài ra, những tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ đòi hỏi bạn phải liên tục tìm kiếm các giải pháp thay thế hợp lý. Dành một vài tháng để tìm kiếm một giải pháp thay thế và không tìm thấy một giải pháp thay thế sẽ không giúp bạn thoát khỏi tình trạng này một năm sau đó.
Phương pháp 3/3: Yêu cầu sự tuân thủ tạo ra mối nguy lớn hơn
Bước 1. Chứng minh nỗ lực tuân thủ của bạn
Bạn không thể biết rằng việc tuân thủ tiêu chuẩn sẽ tạo ra mối nguy hại lớn hơn cho nhân viên của bạn so với việc vi phạm tiêu chuẩn trừ khi bạn đã cố gắng thực hiện nó.
- Lời khai của nhân chứng, chẳng hạn như lời khai của người giám sát hoặc nhân viên, có thể cần thiết để thể hiện nỗ lực tuân thủ.
- Việc bạn cố gắng tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn cho thấy rằng bạn quan tâm đến sự an toàn của nhân viên. Ngay cả khi bạn không bảo vệ thành công và vẫn bị viện dẫn vì vi phạm, điều này có thể ngăn OSHA về việc bạn không cố ý tuân thủ - có nghĩa là bạn đã hành động có chủ ý với sự thờ ơ với các yêu cầu hoặc sự an toàn của nhân viên.
Bước 2. Thể hiện nguy cơ gây ra bởi sự tuân thủ
Để yêu cầu bảo vệ này một cách hiệu quả, bạn phải có khả năng cho OSHA thấy rằng nếu bạn tuân thủ tiêu chuẩn, nhân viên của bạn sẽ gặp nguy hiểm lớn hơn do đó.
- Thông thường, bạn cũng phải có khả năng chứng minh rằng mối nguy gây ra là do tuân thủ tiêu chuẩn, chứ không phải do thói quen hoặc cách làm việc cụ thể của nhân viên có thể được sửa chữa.
- Ngay cả khi việc tuân thủ tạo ra mối nguy lớn hơn việc không tuân thủ, biện pháp bảo vệ của bạn không có khả năng thành công nếu mối nguy đó bằng cách nào đó có thể được kiểm soát.
Bước 3. Cho biết bất kỳ biện pháp thay thế nào bạn đã thực hiện để bảo vệ nhân viên
Nếu bạn chưa thử bất kỳ biện pháp thay thế nào, bạn phải chứng minh rằng không có phương tiện thay thế khả thi nào để bảo vệ nhân viên chống lại cùng một nguy cơ.
- Giống như việc thể hiện rằng bạn đã cố gắng tuân thủ tiêu chuẩn an toàn, việc thử các cách khác để đạt được kết quả tương tự chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến sự an toàn của nhân viên và không cố ý phớt lờ vấn đề này.
- Đồng thời, bạn nên thận trọng khi sử dụng các phương pháp hoặc phán đoán của riêng mình thay cho các thực hành theo yêu cầu của OSHA. Bạn vẫn có thể bị buộc tội vi phạm ngay cả khi không có tai nạn nào xảy ra tại nơi làm việc của bạn và đã tránh được nguy cơ.
Bước 4. Xác định xem bạn có đăng ký phương sai hay không
OSHA cho phép các trường hợp khác nhau trong một số trường hợp mà người sử dụng lao động không thể tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể.
- Nếu bạn chưa áp dụng phương sai, bạn phải chứng minh rằng một phương sai sẽ không phù hợp nếu bạn muốn thành công với biện pháp bảo vệ này.
- Việc đăng ký phương sai cho phép OSHA đánh giá phương pháp thay thế của bạn và xác định xem phương pháp đó có đáp ứng cùng mục đích với tiêu chuẩn an toàn của cơ quan hay không.
