Nếu bạn luôn vội vã cố gắng hoàn thành công việc, có thể đã đến lúc bạn cần tổ chức ngày của mình tốt hơn. Tổ chức là một hoạt động khá cá nhân, nhưng nó liên quan đến một số vấn đề cơ bản. Bạn sẽ muốn xác định các hoạt động bạn cần hoàn thành, tạo một lịch trình hiệu quả và làm việc để luôn có tổ chức. Với một chút nỗ lực và thời gian, thói quen của bạn sẽ trở thành thói quen và bạn sẽ làm cho ngày của mình hiệu quả và thành công hơn.
Các bước
Phần 1/3: Xác định hoạt động của bạn
Bước 1. Viết ra những gì bạn làm
Lấy một cuốn sổ và một cây bút mà bạn sẽ mang theo bên mình trong vài ngày. Viết ra bất kỳ hoạt động nào bạn tham gia, bao gồm công việc, việc vặt, chăm sóc bản thân và vui vẻ. Bao gồm tần suất bạn thường làm những hành động này (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng). Điều này có thể bao gồm những thứ như:
- Đi lại.
- Đang làm việc.
- Đang ngủ.
- Đang dọn dẹp nhà cửa.
- Chải lông.
- Mua sắm hàng tạp hóa.
Bước 2. Bao gồm bất kỳ nguyện vọng nào
Nếu có những việc khác mà bạn muốn làm nhưng dường như không bao giờ làm được, hãy đưa chúng vào danh sách của bạn. Khi bạn tổ chức một ngày của mình, bạn sẽ tìm ra cách đưa những hoạt động mới này vào thói quen của mình. Đây có thể là những thứ như:
- Tập thể dục.
- Chuẩn bị bữa ăn lành mạnh.
- Chơi đàn ghita.
- Đi chơi với bạn bè.
Bước 3. Xác định mỗi hoạt động diễn ra trong bao lâu
Khi bạn đã có danh sách các hoạt động của mình (bao gồm cả những hoạt động mong muốn) và tần suất bạn hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn phải xem xét thời gian mỗi hoạt động diễn ra. Cố gắng hết sức để trở nên thực tế.
- Bao gồm thời gian cần thiết để đến nơi bạn cần.
- Bao gồm thời gian cần thiết để bạn sẵn sàng cho mỗi hoạt động.
- Bao gồm thời gian bạn cần để hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn đang tập thể dục, bạn có thể cần phải tắm rửa và thay đồ khi tập xong.
Bước 4. Cắt các hoạt động không cần thiết
Chỉ có rất nhiều thời gian trong mỗi ngày. Điều này có nghĩa là bạn phải chọn và chọn những hoạt động nào hữu ích nhất cho bạn. Sự thay đổi cuộc sống này có hai mặt: nó sẽ liên quan đến việc phá bỏ một số thói quen lãng phí thời gian và học cách nói "không".
- Những thói quen lãng phí thời gian phổ biến bao gồm mạng xã hội, kiểm tra email quá thường xuyên, xem truyền hình và nói chuyện phiếm. Khi bạn tham gia vào các loại hoạt động này, hãy cân nhắc đặt hẹn giờ cho chính mình. Khi hết thời gian, bạn phải trở lại làm việc.
- Nếu sếp, bạn bè, vợ / chồng và gia đình của bạn đều đang hỏi về bạn, thì thật khó để theo kịp! Bất cứ khi nào bạn được yêu cầu hoàn thành một dự án hoặc một công việc nào đó, hãy dừng lại để xem xét liệu bạn có thực sự có thời gian để làm tốt nhiệm vụ hay không. Đôi khi, bạn sẽ cần phải nói, "Tôi chỉ không có thời gian cho việc đó hôm nay."
Phần 2/3: Lập kế hoạch
Bước 1. Chọn người lập kế hoạch
Nhận một bảng kế hoạch có thể phù hợp với tất cả những việc bạn cần làm. Đây có thể là một bảng kế hoạch kỹ thuật số (như lịch Google) hoặc một bảng thực mà bạn viết vào. Điều quan trọng là bạn luôn có thể giữ bảng kế hoạch của mình bên mình. Kế hoạch giúp bạn đi đúng hướng.
Bước 2. Bút chì trong những thứ không thể thương lượng
Bắt đầu tổ chức ngày của bạn bằng cách viết ra các nhiệm vụ đã đặt ra. Điều này có thể bao gồm những việc như công việc, chăm sóc trẻ em, trường học, các cuộc họp hoặc các lớp học khác. Hãy nhớ dành thời gian để sẵn sàng cho những công việc này và đi làm.
Bước 3. Điều chỉnh các nhiệm vụ khác vào lịch trình của bạn
Một khi bạn đã viết ra những mục không thể thương lượng, bạn có thể tìm ra những khoảng trống. Ví dụ, bạn có thể có một chút thời gian trước hoặc sau khi làm việc hoặc vào những ngày nghỉ của bạn. Bắt đầu điền vào bất kỳ việc nào khác bạn cần làm, chẳng hạn như tập thể dục, đi chơi với bạn bè hoặc làm việc vặt.
Bước 4. Làm cho ngày của bạn hiệu quả
Để tiết kiệm tối đa thời gian trong ngày, hãy để ý các cách thực hiện công việc hiệu quả hơn. Nhóm các hành động tương tự lại với nhau hoặc ghép các công việc lặt vặt xảy ra gần nhau.
- Nếu bạn làm việc gần cửa hàng tạp hóa, hãy mua sắm trước hoặc sau giờ làm việc.
- Nếu tập ngay khi ngủ dậy, bạn chỉ cần tắm một lần.
- Thay vì gặp gỡ bạn bè qua cà phê, hãy tham gia một “cuộc họp đi bộ” để tập thể dục trong khi nói chuyện.
Bước 5. Tạo cho mình một khoảng đệm thời gian
Tránh lập lịch trình quá gần nhau. Bạn không bao giờ biết khi nào một cuộc họp sẽ kéo dài một chút hoặc khi nào bạn sẽ gặp phải tình trạng tắc đường. Theo nguyên tắc chung, hãy dành thêm 15-20 phút giữa các mục trong chương trình làm việc của bạn. Đi sớm còn hơn không muộn!
Phần 3 của 3: Luôn có tổ chức
Bước 1. Sử dụng bảng kế hoạch của bạn mỗi ngày
Việc tạo ra một kế hoạch là vô ích nếu bạn không tuân theo nó. Luôn mang theo bảng kế hoạch trong ngày của bạn. Bất cứ khi nào một nhiệm vụ mới xuất hiện, hãy ghi lại nó vào bảng kế hoạch của bạn. Hãy tạo thói quen thường xuyên kiểm tra thời hạn, cuộc hẹn và các nhiệm vụ khác trên bảng lập kế hoạch của bạn. Không lâu sau, đây sẽ là một phần tự nhiên trong thói quen hàng ngày của bạn.
Bước 2. Tạo thói quen trước khi đi ngủ
Thực hiện những công việc tương tự mỗi tối trước khi ngủ sẽ giúp bạn ngăn nắp vào ngày hôm sau. Như một lợi ích bổ sung, một thói quen nhất quán có thể giúp bạn đi vào giấc ngủ! Hãy dành cho mình 15 phút để hoàn thành một vài công việc trước khi đi ngủ.
- Chọn quần áo của bạn cho ngày hôm sau. Kiểm tra dự báo thời tiết và chọn các mục thích hợp.
- Sắp xếp những thứ bạn sẽ sử dụng vào ngày hôm sau (đồng hồ, túi xách, giày, tất, đồ trang điểm, sách, phụ kiện, v.v.).
- Đóng gói bữa trưa của bạn.
- Nhìn vào bảng kế hoạch của bạn và xem bạn cần làm gì vào ngày hôm sau. Thêm bất kỳ mục cần thiết nào vào danh sách "việc cần làm" của bạn.
Bước 3. Lập kế hoạch cho tuần trước
Ngoài việc kiểm tra kế hoạch mỗi ngày, hãy tập thói quen ngồi xuống trước khi bắt đầu tuần (đối với nhiều người, đây sẽ là Chủ nhật) và lập kế hoạch cho tuần trước.
- Cũng giống như trước đây, trước hết hãy dùng bút chì trong bất kỳ nhiệm vụ không thể thương lượng nào.
- Sau đó, làm việc để lên lịch tất cả những thứ khác trong thời gian bạn có sẵn.
- Tìm kiếm thời hạn, cuộc họp hoặc các cuộc hẹn khác.
Bước 4. Luôn linh hoạt
Bất chấp lịch trình được sắp xếp tỉ mỉ của bạn, mọi thứ sẽ không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Các cuộc họp có thể kéo dài hơn dự kiến, giao thông có thể tồi tệ hơn bạn nghĩ hoặc con bạn có thể bị ốm. Điều quan trọng là cố gắng linh hoạt khi điều này xảy ra và đưa ra các giải pháp sáng tạo.
- Giữ đồ ăn nhẹ lành mạnh (chẳng hạn như hạnh nhân thô) trong túi xách hoặc bàn làm việc của bạn trong trường hợp bạn phải bỏ bữa trưa.
- Giữ một cuốn sổ (hoặc máy tính bảng) bên mình để bạn có thể hoàn thành một chút công việc trong khi chờ đợi ở đâu đó.
- Tìm hiểu xem liệu có khả năng làm việc tại nhà hoặc hội nghị truyền hình thành một cuộc họp, nếu bạn không thể có mặt trực tiếp.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Nếu bạn vẫn đang đi học, bạn có thể sử dụng bảng kế hoạch học sinh cho tất cả các bài tập về nhà của mình.
- Cố gắng giữ bình tĩnh và thư giãn. Tổ chức sẽ giúp đỡ.
- Sự nhất quán và động lực là chìa khóa.
- Đừng hoảng sợ nếu bạn mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Đó là cuộc sống, vì vậy hãy học cách lăn lộn với nó.
- Đừng quên dành thời gian cho bữa ăn.
- Tha thứ cho bản thân vì đã đưa ra những quyết định sai lầm hoặc gây rối.
- Cố gắng thiết lập một thói quen tốt, nhưng vẫn linh hoạt.
Cảnh báo
- Đừng áp đảo bản thân với quá nhiều thứ. Hãy nhớ rằng chỉ có 24 giờ trong một ngày, 10 giờ trong số đó có thể dành cho việc ngủ và ăn.
- Không bao giờ viết những thứ cá nhân của bạn (mật khẩu, mã số, địa chỉ, v.v.) vào sổ kế hoạch của bạn.
- Ngay cả khi bạn đã chuẩn bị mọi thứ vào đêm hôm trước, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ đi vào giấc ngủ.
