Sự bừa bộn không nhất thiết phải là vật chất để chiếm nhiều không gian trong cuộc sống của bạn. Giữa điện thoại thông minh và máy tính, cuộc sống kỹ thuật số của chúng ta chứa đầy các tệp, phần mềm và ứng dụng mà chúng ta không thực sự cần. Hãy xem xét kỹ hơn công nghệ bạn sử dụng thường xuyên và xem bạn có thể thực hiện những loại khai báo nào.
Các bước
Phương pháp 1 trong 4: Tệp máy tính và ảnh
Bước 1. Tạo một hệ thống thư mục cho các tệp và ảnh của bạn
Bắt đầu với các danh mục rộng như "Ảnh" và "Tài liệu" - những danh mục này thường đã có trên máy tính của bạn. Trong các thư mục lớn này, hãy tạo các thư mục con, giúp tổ chức các tệp của bạn tốt hơn. Khi bạn tải lên hoặc tải xuống các tệp hoặc ảnh mới vào máy tính của mình, hãy lưu trữ chúng trong hệ thống thư mục này.
Ví dụ: trong thư mục "Tài liệu", bạn có thể có các thư mục con có tên như "Thuế", "Bài tập ở trường" và "Biên lai"
Bước 2. Xóa bất kỳ tệp kỹ thuật số nào bạn không cần
Khi bạn đang sắp xếp các tệp của mình, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có cần hoặc sử dụng bất kỳ tài liệu cũ nào hiện đang chiếm dụng ổ cứng của bạn hay không. Nếu bạn đã không sử dụng hoặc không truy cập vào tệp trong một thời gian, có thể an toàn để xóa nó.
- Chỉ lưu giữ các tài liệu và công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên.
- Ví dụ: bạn có thể xem qua thư mục tài liệu của mình và xóa các bài báo cũ của trường trung học hoặc đại học từ các học kỳ và năm học trước.
Bước 3. Loại bỏ ảnh và tài liệu trùng lặp
Cuộn qua các tài liệu đã lưu và ảnh đã tải lên gần đây của bạn và tìm các bản sao. Xóa các tệp này khỏi máy tính của bạn để điều hướng các album kỹ thuật số của bạn sẽ dễ dàng hơn.
Ví dụ: nếu bạn chụp 3 ảnh của cùng một thứ, hãy xóa 2 trong số các ảnh đó
Bước 4. Gỡ cài đặt bất kỳ phần mềm nào bạn không sử dụng
Cuộn qua phần mềm đã cài đặt trên máy tính của bạn. Bạn có sử dụng tất cả các chương trình này không hay một số chương trình chỉ chiếm dung lượng? Vui lòng gỡ cài đặt và xóa bất kỳ phần mềm nào bạn không sử dụng nữa.
Ví dụ: nếu bạn có cả iTunes và Spotify trên máy tính của mình, bạn có thể xóa nền tảng âm nhạc mà bạn ít sử dụng hơn
Bước 5. Xóa thùng rác trên máy tính để bàn của bạn
Mở thùng rác, thường là một biểu tượng nhỏ ở đâu đó trên màn hình máy tính của bạn. Chọn tất cả các tệp và xóa chúng khỏi máy tính của bạn, điều này có thể giúp loại bỏ sự lộn xộn kỹ thuật số.
Bạn rất dễ quên có bao nhiêu tệp được thu thập trong thùng rác của mình. Mỗi tuần một lần, hãy đi qua thùng rác của bạn và xóa mọi tệp còn sót lại
Bước 6. Đặt tên cho tệp và ảnh của bạn một cách nhất quán
Hãy nghĩ ra hệ thống đặt tên cho các tệp của bạn, vì vậy, thật dễ dàng tìm kiếm và tìm thấy các tệp khác nhau mà bạn cần. Liệt kê các tệp của bạn theo ngày tháng hoặc theo bất kỳ nhãn nào khác sẽ giúp chúng dễ dàng chọn ra khỏi đám đông.
- Không sử dụng khoảng trắng trong tên tệp của bạn, vì một số chương trình phần mềm không thể xử lý các loại nhãn đó. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang.
- Ví dụ: bạn có thể gắn nhãn một tệp như: “Gia đình_Budget” hoặc “1-13_Ski_Trip”.
- Ảnh được sắp xếp tốt nhất theo năm. Tạo các thư mục lớn hơn trong năm, cùng với các thư mục con trong tháng. Sử dụng tên số cho mỗi tháng, để máy tính của bạn sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian.
Bước 7. Sao lưu các tập tin máy tính và ảnh kỹ thuật số của bạn
Một bản sao lưu thực sự có thể hữu ích nếu bạn gặp phải các vấn đề về máy tính. Lưu các tệp của bạn vào ổ cứng ngoài hoặc sao chép chúng vào một nền tảng dựa trên đám mây, như Google Drive hoặc Dropbox.
Luôn bảo vệ bằng mật khẩu các tệp sao lưu của bạn, vì vậy những người ngẫu nhiên không thể truy cập vào tệp của bạn
Phương pháp 2/4: Tài khoản cá nhân và mạng xã hội
Bước 1. Hợp nhất mật khẩu của bạn với một công cụ quản lý mật khẩu
Tải xuống một chương trình hoặc ứng dụng đặc biệt nơi bạn có thể ghi lại và lưu trữ mật khẩu của mình để dễ dàng truy cập. Đừng lo lắng - các chương trình này an toàn, vì vậy chỉ bạn mới có thể truy cập vào dữ liệu của mình.
Những người kiểm tra công nghệ chuyên nghiệp nhận thấy rằng Trình quản lý mật khẩu Keeper, LastPass và Dashlane đều là những lựa chọn tuyệt vời
Bước 2. Thiết lập xác thực bổ sung cho các tài khoản cá nhân của bạn
Kiểm tra cài đặt cho tài khoản của bạn, cho dù đó là mạng xã hội, email hay thứ gì khác. Đăng ký "xác thực 2 yếu tố" hoặc xem xét các cách khác để bạn có thể bảo mật tài khoản của mình, chẳng hạn như sinh trắc học.
Xác thực bổ sung giúp mọi người dễ dàng xâm nhập vào hồ sơ của bạn hơn và giúp bạn cập nhật tài khoản của mình dễ dàng hơn
Bước 3. Ngừng theo dõi các trang hoặc những người bạn không đầu tư vào
Xem qua danh sách “theo dõi” hoặc “bạn bè” của bạn trên mạng xã hội. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự thích hay cần đăng ký các tài khoản này hay không, hoặc tốt hơn là bạn nên hủy theo dõi chúng. Nguồn cấp dữ liệu của bạn sẽ bớt lộn xộn hơn rất nhiều nếu bạn chỉ theo dõi những người và trang mà bạn biết và thích!
Ví dụ: bạn có thể hủy kết bạn / hủy theo dõi những người quen ở trường cũ hoặc những người mà bạn không còn nói chuyện nữa
Bước 4. Ưu tiên các tài khoản và trang yêu thích của bạn để bạn có thể xem chúng thường xuyên hơn
Thêm các tài khoản Twitter yêu thích của bạn vào “danh sách” mà bạn có thể cuộn qua. Bạn cũng có thể thăng hạng những người bạn nhất định lên cấp cao hơn trong danh sách Snapchat của mình. Nếu bạn sử dụng Facebook nhiều, hãy tận dụng tính năng “hủy theo dõi” - tính năng này cho phép bạn hủy đăng ký nhận thông tin cập nhật của một người mà không hủy kết bạn hoàn toàn với họ.
Bạn có thể hủy theo dõi nhiều người cùng một lúc trên Facebook bằng cách chọn tùy chọn “hủy theo dõi những người để ẩn bài đăng của họ” trên nguồn cấp tin tức chính của bạn
Bước 5. Xóa và hủy kích hoạt các tài khoản cũ của bạn
Cắm email của bạn vào trang web “deseat.me” và xem có bao nhiêu tài khoản được đăng ký với email đó. Tìm kiếm bất kỳ tài khoản hoặc hồ sơ nào mà bạn không sử dụng nữa và hủy kích hoạt chúng trên các trang web tương ứng của chúng.
“Deseat.me” được thiết kế đặc biệt để giúp bạn theo dõi các tài khoản cũ của mình
Phương pháp 3/4: Điện thoại
Bước 1. Xóa bất kỳ ứng dụng nào bạn không sử dụng nữa
Lật qua điện thoại của bạn và xem qua tất cả các ứng dụng của bạn, bao gồm cả các thư mục ứng dụng của bạn. Tự hỏi bản thân xem bạn có cần mỗi ứng dụng hay chỉ chiếm thêm dung lượng. Nếu bạn đã không sử dụng ứng dụng trong một vài tháng, có thể bạn không cần nó trên điện thoại của mình.
- Ví dụ: nếu bạn có cả hai trình duyệt “Google Chrome” và “Safari” trên điện thoại của mình, bạn có thể xóa một trong số chúng.
- Bạn có thể xóa một ứng dụng đang cung cấp cho điện thoại của bạn rất nhiều thông báo vô nghĩa.
Bước 2. Nhóm các ứng dụng của bạn trên điện thoại của bạn
Sắp xếp các ứng dụng bạn sử dụng nhiều nhất trên “đế” dưới cùng của bạn, như điện thoại, ứng dụng văn bản và internet. Đặt các ứng dụng khác của bạn trong các thư mục hoặc trên màn hình chính, nơi bạn có thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng.
Ví dụ: bản ghi nhớ thoại, ghi chú và máy tính của bạn đều có thể nằm trong thư mục “Tiện ích”, trong khi các biểu tượng Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn và Snapchat có thể nằm trong thư mục “Truyền thông xã hội”
Bước 3. Xóa bất kỳ danh bạ điện thoại nào bạn không cần
Cuộn qua ứng dụng danh bạ của bạn và xem lại từng mục nhập. Tự hỏi bản thân xem bạn có nói chuyện với từng người nhiều không hay họ chỉ đang chiếm dung lượng trên điện thoại của bạn. Xóa các mục cũ, không sử dụng này, vì vậy bạn sẽ có thời gian dễ dàng hơn trong việc điều hướng danh sách liên hệ của mình.
Ví dụ: bạn có thể xóa số người quen mà bạn không nói chuyện nữa hoặc đồng nghiệp cũ
Bước 4. Sao lưu điện thoại của bạn để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn
Sử dụng dịch vụ đám mây, như Dropbox hoặc iCloud, để tạo "bản sao lưu" dữ liệu hiện tại trên điện thoại của bạn. Bằng cách này, nếu bất kỳ điều gì xảy ra với điện thoại của bạn, bạn sẽ không mất bất kỳ ảnh, danh bạ hoặc dữ liệu quý giá nào khác của mình.
Luôn sao lưu điện thoại của bạn là một cách tuyệt vời để luôn ngăn nắp và chuẩn bị cho tương lai
Bước 5. Chuyển ảnh và video cũ của bạn sang một nơi khác
Tải ảnh và video của bạn xuống máy tính hoặc vào một ổ cứng bên ngoài. Bằng cách này, bạn có thể giải phóng nhiều dung lượng cho bất kỳ ảnh hoặc video mới nào mà bạn sẽ quay trong tương lai.
Ví dụ: nếu bạn có ảnh từ đám cưới mà bạn đã tham dự 4 năm trước, bạn có thể lưu chúng vào máy tính thay vì lưu chúng trên điện thoại
Phương pháp 4/4: Email
Bước 1. Lưu trữ hoặc xóa email của bạn nếu bạn có quá nhiều
Đừng cảm thấy như bạn phải đọc qua từng email trong hộp thư đến của mình, đặc biệt nếu bạn có hàng nghìn hàng nghìn thư chưa đọc. Đọc lướt qua hộp thư đến của bạn và xóa hoặc lưu trữ bất kỳ email không cần thiết nào, để bạn có thể bắt đầu làm mới với một hộp thư đến sạch sẽ.
Lưu trữ ít vĩnh viễn hơn một chút so với xóa
Bước 2. Tạo các thư mục trong hộp thư đến email của bạn
Tương tự như máy tính, bạn cũng có thể tạo các thư mục cho email của mình. Chọn các danh mục rộng áp dụng cho các loại email bạn thường nhận được. Khi các email mới đến hộp thư đến của bạn, hãy sử dụng tính năng “di chuyển” trong giao diện email của bạn để gửi chúng đến các thư mục cụ thể.
- Ví dụ: bạn có thể tạo các danh mục thư mục như “Cơ quan”, “Cá nhân”, “Trường học”, “Mua sắm”, v.v.
- Một số ứng dụng email, như Gmail, có các nhãn mà bạn có thể sử dụng để gắn thẻ và sắp xếp email của mình.
Bước 3. Thêm các bộ lọc tự động sắp xếp email của bạn
Đi vào cài đặt email của bạn và thiết lập bộ lọc cho email đến của bạn. Thông thường, các bộ lọc quét email của bạn để tìm các từ khóa cụ thể và gửi email đến một thư mục nhất định tương ứng. Thiết lập bộ lọc cho các từ có xu hướng xuất hiện nhiều trong email của bạn.
- Ví dụ: nếu bạn là sinh viên, các từ như “đại học” hoặc “khóa học” có thể được lọc và gửi đến thư mục “Trường học”.
- Các từ khóa như "giảm giá" hoặc "phiếu giảm giá" có thể nằm trong thư mục "Mua sắm".
Bước 4. Hủy đăng ký các đăng ký email mà bạn không muốn
Cuộn qua hộp thư đến của bạn và xem liệu có bất kỳ bản tin, công ty, quảng cáo hoặc thông tin rác nào khác có xu hướng xuất hiện nhiều hay không. Mở một trong những email này, hãy chuyển đến phía dưới cùng sẽ có một tùy chọn “hủy đăng ký” mà bạn có thể nhấp vào, tùy chọn này sẽ xóa bạn khỏi danh sách gửi thư.
Chương trình “unroll.me” có thể hủy đăng ký bạn nhận nhiều bản tin cùng một lúc - tuy nhiên, hãy nhớ rằng nhóm này lưu trữ và bán lại dữ liệu ẩn danh từ người dùng của họ
Bước 5. Hợp nhất các tài khoản email của bạn thành 1 hộp thư đến
Chọn một giao diện email mà bạn muốn sử dụng làm cơ sở chính cho tất cả các email của mình. Chuyển hướng các email của bạn để tất cả chúng hiển thị ở một nơi - theo cách này, bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa các tài khoản khác nhau mọi lúc.
- Trên Outlook, bạn có thể tạo bí danh sẽ gửi và nhận email từ các tài khoản email khác của bạn.
- Trên Gmail, chọn tùy chọn “trình tìm nạp thư” để kết hợp các tài khoản của bạn.
Bước 6. Chỉ kiểm tra email của bạn một vài lần một ngày
Cho mọi người biết khi nào bạn có mặt tại máy tính của mình và khi nào bạn vắng mặt. Bạn không cần phải trả lời email của mình liên tục, ngay cả khi bạn nhận được khá nhiều email trong ngày. Thay vào đó, hãy cắt giảm thời gian sử dụng thiết bị và đặt ra ranh giới cho chính bạn, để người khác biết khi nào họ có thể mong đợi nhận được phản hồi từ bạn.
- Ví dụ: nếu bạn là giáo viên hoặc gia sư, hãy cho sinh viên của bạn biết giờ làm việc của bạn hoặc khi nào bạn có thể trả lời email.
- Bạn có thể nói điều gì đó như, "Tôi kiểm tra email của mình vào buổi sáng và buổi tối và sẽ cố gắng liên hệ lại với bạn trong vòng 2 ngày."
Lời khuyên
- Nếu bạn nhận được nhiều email tương tự mỗi ngày, hãy soạn thảo một “mẫu” để trả lời nhanh chóng nhưng chuyên nghiệp. Chỉ cần sao chép và dán mẫu, nhưng hãy tùy chỉnh thư cho người gửi cụ thể.
- Sắp xếp các trang web tin tức yêu thích của bạn bằng trình đọc RSS, giúp giữ các nguồn cấp tin tức yêu thích của bạn ở một nơi trên các thiết bị kỹ thuật số của bạn.
- Sắp xếp công việc và lời nhắc của bạn bằng bảng tác vụ kỹ thuật số, như Trello, Asana hoặc Flow-e.
- Lên kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai bằng lịch dùng chung để những người thân yêu và đồng nghiệp của bạn biết khi nào bạn sẵn sàng làm việc.
- Tiết kiệm dung lượng bằng cách xóa các tệp tạm thời của bạn, trừ khi chúng thực sự quan trọng.
- Giữ cho màn hình của bạn có tổ chức bằng cách sắp xếp các biểu tượng theo loại.
