4 cách để phát triển kỹ năng tổ chức

Mục lục:

4 cách để phát triển kỹ năng tổ chức
4 cách để phát triển kỹ năng tổ chức

Video: 4 cách để phát triển kỹ năng tổ chức

Video: 4 cách để phát triển kỹ năng tổ chức
Video: Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả của Ceo quản trị - Ngô Minh Tuấn | Học Viện CEO Việt Nam 2024, Tháng Ba
Anonim

Có vài kỹ năng quan trọng hơn việc tổ chức. Khi bạn đã học cách trở nên có tổ chức, bạn có thể mang theo những kỹ năng đó trong cuộc sống ở trường học, gia đình hoặc nơi làm việc của mình. Giữ năng suất và tránh căng thẳng bằng cách phát triển các kỹ năng tổ chức tốt.

Các bước

Phương pháp 1/4: Đạt được Kỹ năng tổ chức ở trường

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 1
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 1

Bước 1. Lấy một ba lô rộng rãi

Một chiếc ba lô tốt với nhiều ngăn có thể hỗ trợ sự phát triển tổ chức của bạn. Giữ sách trong một túi, bài tập và thư mục lớp trong túi khác, và các tài liệu học tập như bút chì và máy tính trong túi khác.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 2
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 2

Bước 2. Ghi chép trong lớp

Bạn có thể sử dụng nhiều sổ ghi chép (một sổ cho mỗi lớp) hoặc chỉ một sổ tay lớn được tách thành các phần có ngăn chia cho mỗi lớp. Lắng nghe cẩn thận các giáo viên hoặc giáo sư của bạn và ghi các tài liệu liên quan vào sổ tay tương ứng.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 3
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 3

Bước 3. Tổ chức các sự kiện và bài tập ở trường

Đặt tất cả bài tập, bài kiểm tra và dự án đã giao của bạn vào một danh sách. Đặt hàng chúng trước ngày đến hạn. Ví dụ, nếu ngày mai sẽ đến hạn làm bài tập về nhà môn toán, bài kiểm tra lịch sử của bạn trong bốn ngày và bài tập về nhà vật lý của bạn sẽ đến hạn sau hai ngày, hãy hoàn thành bài tập toán của bạn, sau đó làm bài tập vật lý, sau đó học cho bài kiểm tra lịch sử của bạn.

  • Nếu bạn có hai bài tập đến hạn trong cùng một ngày, hãy làm bài dễ hơn trước. Bằng cách này, bạn sẽ có thể vượt qua nó và có một thành tích đáng nhớ để giữ cho động lực và động lực của bạn luôn ở mức cao.
  • Khi bạn nhận được bài tập, dự án và bài kiểm tra mới, hãy ghi chúng vào sổ tay hàng ngày. Vào cuối ngày, hãy tham khảo sổ ghi chép và sửa đổi danh sách lớn hơn các bài tập và bài kiểm tra hiện có của bạn bằng cách kết hợp các bài tập mới.
  • Nhận một kế hoạch. Kế hoạch là một sổ ghi chép đặc biệt được thiết kế đặc biệt để giúp bạn sắp xếp thời gian của mình và sắp xếp các ngày đến hạn cho các bài kiểm tra, bài tập về nhà và các dự án.
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 4
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 4

Bước 4. Sử dụng các thư mục để quản lý các bài tập của bạn

Bạn có thể có một thư mục cho mỗi lớp. Sử dụng các thư mục có màu sắc khác nhau và cố gắng ghép chúng với bìa của sách giáo khoa tương ứng cho lớp đó.

Trong mỗi thư mục, sẽ hữu ích nếu có (ít nhất) hai túi. Bạn có thể sử dụng một túi cho các bài tập đã hoàn thành mà bạn muốn nộp lại và một túi cho các bài tập bạn chưa hoàn thành và cần hoàn thành. Nếu bạn có ngăn thứ ba trong thư mục của mình, hãy đặt các bài tập đã trả lại và cho điểm vào đó

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 5
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 5

Bước 5. Đặt giấy ghi chú vào các tài liệu quan trọng

Nếu bạn có ghi chú màu, thì bạn thậm chí không cần phải viết trên đó. Ví dụ: bạn có thể đặt một tờ giấy dính màu hồng vào một cuốn sách văn bản với một nửa của nó nhô ra trên mép trên của trang mà bạn muốn học sau. Bạn có thể áp dụng một tờ giấy dính màu xanh lá cây cho các bài tập sắp đến hạn vào tuần tới. Sử dụng một hệ thống có ý nghĩa đối với bạn để chỉ ra ngày đến hạn hoặc mức độ quan trọng.

Nếu bạn đang sử dụng giấy dính không có màu, hãy viết thông tin liên quan vào giấy dính. Ví dụ: bạn có thể viết "Đến hạn vào Thứ Ba, ngày 2 tháng 11" để giúp bạn nhớ khi nào là điều gì đó đến hạn

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 6
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 6

Bước 6. Sử dụng bút chì màu hoặc bút dạ trên những đoạn quan trọng

Khi cố gắng xác định ý tưởng chính của một văn bản hoặc thông tin quan trọng trong một đoạn văn nhất định, hãy đánh dấu bên dưới nó bằng bút chì màu hoặc dùng bút đánh dấu. Bằng cách này, mắt của bạn sẽ tự động bị thu hút khi bạn lướt qua văn bản sau đó.

Đừng viết vào sách giáo khoa mà bạn không sở hữu

Phương pháp 2/4: Bồi dưỡng kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 7
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 7

Bước 1. Xác định những gì bạn muốn đạt được thông qua tổ chức

Bạn có muốn làm việc nhanh hơn không? Bạn có muốn dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm tài liệu hoặc tập tin? Kỹ năng tổ chức có thể nâng cao nhiều khía cạnh trong quy trình làm việc của bạn. Để giúp bạn tập trung vào các bước tốt nhất để khắc phục thói quen làm việc vô tổ chức của mình, hãy nghĩ về kết quả cuối cùng của một văn phòng hoặc không gian làm việc có tổ chức hơn có thể trông như thế nào.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 8
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 8

Bước 2. Bắt đầu phát triển các kỹ năng tổ chức bằng các bước nhỏ, thiết thực

Nhiệm vụ phát triển các kỹ năng tổ chức có thể mất nhiều thời gian. Chia nó thành nhiều phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để giảm bớt gánh nặng. Cố gắng tích hợp ít nhất một kỹ thuật tổ chức mới vào quy trình làm việc của bạn mỗi ngày.

  • Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách sắp xếp ngăn kéo bàn của mình. Ngày hôm sau, có thể bạn sẽ bắt đầu bằng cách sắp xếp các thư mục và tệp lưu trữ của mình. Ngày thứ ba, bạn có thể thử sắp xếp lại hàng đợi dự án của mình để các dự án công việc đến hạn sớm nhất được đưa lên đầu.
  • Hãy suy nghĩ về không gian làm việc của bạn và tìm những cách nhỏ để trở nên ngăn nắp hơn mỗi ngày.
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 9
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 9

Bước 3. Trước tiên hãy làm những công việc cấp bách nhất

Đưa cho mỗi bài tập hoặc dự án một thư mục riêng biệt và sắp xếp chúng theo ngày đến hạn hoặc mức độ quan trọng. Sau khi kết thúc một dự án, hãy làm trống thư mục và tài liệu trong thùng mà bạn không cần nữa.

Nếu bạn không chắc chắn nhiệm vụ nào là cấp bách nhất hoặc cần thêm thời gian để giải quyết việc gì đó, hãy hỏi sếp xem nhiệm vụ nào là hoàn toàn quan trọng và nhiệm vụ nào có thể được hoãn lại

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 10
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 10

Bước 4. Bỏ đi sự lộn xộn

Bạn có thể có rất nhiều thứ trong phòng làm việc hoặc không gian làm việc của mình mà không liên quan gì đến công việc của bạn. Tái chế, vứt bỏ hoặc mang về nhà. Ví dụ, thực đơn mang đi của bạn từ doanh nghiệp địa phương của Trung Quốc nên được tái chế. Thậm chí, một số tài liệu hoặc mục liên quan đến công việc cũng nên được loại bỏ. Ví dụ: bạn không cần hai chiếc kéo hoặc hai chiếc kim bấm. Tìm một vị trí thích hợp cho những thứ bổ sung trong không gian làm việc của bạn.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 11
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 11

Bước 5. Sử dụng quy tắc một chạm

Quy tắc một chạm yêu cầu bạn hủy, gửi hoặc hành động trên một bản ghi nhớ hoặc tài liệu nhất định (ví dụ: trả lời nó) ngay lập tức. Bằng cách xử lý các tài liệu đến ngay lập tức, bạn tránh được việc tích tụ các tài liệu chưa đọc.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 12
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 12

Bước 6. Đặt các tài liệu cũ mà bạn cần tham khảo lại vào các thư mục

Dán nhãn rõ ràng cho từng thư mục theo nội dung của nó. Ví dụ: bạn có thể gắn nhãn một thư mục là “Ngân sách - 2012” và đặt mọi thứ liên quan đến ngân sách năm 2012 trong thư mục đó.

Không giữ lại hoặc lưu trữ các tài liệu bạn không cần nữa

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 13
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 13

Bước 7. Tìm một không gian lưu trữ thích hợp cho các tài liệu cần thiết

Khi bạn đã nộp các tài liệu cũ của mình, hãy tìm cách lưu trữ chúng. Bạn có thể cất chúng trong hộp nhựa nhỏ hoặc trong tủ đựng hồ sơ thẳng đứng. Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy đảm bảo rằng chúng được sắp xếp theo cách phù hợp với bạn.

Công ty hoặc nhà tuyển dụng của bạn có thể có một giao thức để lưu trữ các tài liệu cần thiết. Hỏi nếu bạn không chắc chắn

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 14
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 14

Bước 8. Lập danh sách kiểm tra

Mỗi ngày, hãy soạn thảo một danh sách mọi thứ bạn cần làm trong ngày hôm đó. Xếp hạng các mục từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Những điều quan trọng nhất là những việc bạn cần làm, hoặc những việc có thời hạn hoặc thời hạn. Những thứ ít quan trọng nhất là những thứ có thể đợi đến ngày khác nếu cần thiết.

  • Ví dụ: nếu bạn phải đón con chó từ bác sĩ thú y, mua hàng tạp hóa và đọc một cuốn sách, sau đó quyết định việc nào là quan trọng nhất (đón con chó), sau đó quyết định xem bạn muốn làm việc nào trong số hai công việc còn lại..
  • Người lập kế hoạch là công cụ tốt để quản lý thời gian của bạn. Một bảng kế hoạch tốt sẽ có cả lịch và chế độ xem hàng ngày, cho phép bạn thêm chi tiết cho những việc bạn cần làm.

Phương pháp 3/4: Học Kỹ năng tổ chức ở nhà

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 15
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 15

Bước 1. Dọn dẹp thường xuyên

Bạn có thể phân chia nhiệm vụ gia đình trên cơ sở cố định hoặc chọn luân phiên các nhiệm vụ dọn dẹp. Giữ cho ngôi nhà sạch sẽ dù có hoặc không có gia đình đầy đủ sẽ tốn rất nhiều năng lượng và có thể giúp phát triển các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức.

  • Nếu gia đình bạn chọn giao công việc dọn dẹp thường xuyên, bạn có thể rửa bát đĩa mỗi tối, người khác giặt giũ và người khác có thể hút bụi.
  • Nếu bạn chọn phân công nhiệm vụ dọn dẹp trên cơ sở luân phiên, bạn có thể sử dụng lịch để theo dõi ai chịu trách nhiệm về việc gì và khi nào. Bạn có thể viết “Bobby, bát đĩa / Sandra, giặt là / Mike, hút bụi” vào Chủ nhật của một tuần. Chủ nhật tới, bạn có thể viết “Sandra, bát đĩa / Mike, giặt là / Bobby, hút bụi.”
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 16
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 16

Bước 2. Hãy cất mọi thứ đi khi bạn đã hoàn thành chúng

Mọi thứ nên có một nơi thích hợp được chỉ định cho nó. Sau khi bạn đã sử dụng một thứ gì đó, hãy đặt nó trở lại vị trí cũ của nó. Ví dụ, đặt muối và hạt tiêu trên bàn nơi chúng thuộc về, và đặt bát đĩa bẩn vào bồn rửa khi ăn xong. Khuyến khích những người còn lại trong gia đình bạn làm như vậy.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 17
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 17

Bước 3. Chọn một không gian học tập hoặc làm việc được chỉ định

Học tập hoặc làm việc trong không gian yên tĩnh, sạch sẽ và đủ ánh sáng. Có thể hữu ích nếu bạn có một cái bàn hoặc một cái bàn để làm việc. Cung cấp ngăn kéo với các hộp nhỏ chứa các vật liệu hữu ích như bút chì, tẩy và giấy bìa cứng.

Cố gắng giữ cho không gian học tập của bạn không bị xao nhãng như TV và trò chơi điện tử. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng tổ chức và tập trung vào công việc hơn

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 18
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 18

Bước 4. Chọn thời gian cụ thể để học thời gian

Dành thời gian để học cho các bài kiểm tra và làm bài tập về nhà của bạn. Tốt nhất, bạn nên học vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Hãy suy nghĩ về lịch trình của bạn và chọn một thời điểm mà bạn sẽ cảm thấy tươi mới và có động lực để hoàn thành một số công việc. Thời gian tốt nhất để học thường không phải là ngay sau khi tan học. Cố gắng đợi cho đến ngay sau bữa tối để bạn có thời gian thư giãn, tắm rửa hoặc nói chuyện với bạn bè.

Ví dụ, nếu bạn về nhà lúc 3 giờ mỗi ngày và muốn ăn nhẹ và trò chuyện với bố mẹ, hãy dành thời gian từ 6 giờ đến 8 giờ hoặc lâu hơn để làm việc. Kéo dài thời gian nghiên cứu nếu bạn cần

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 19
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 19

Bước 5. Thiết lập một giờ đi ngủ đều đặn

Ngủ đủ giấc luôn là một thách thức. Có một giờ đi ngủ và thức dậy đều đặn sẽ giúp bạn dễ dàng hơn. Đặt đồng hồ báo thức để bạn thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi sáng. Nếu cần, hãy đặt đồng hồ báo thức để báo giờ đi ngủ.

  • Với một giờ đi ngủ đều đặn, bạn có thể dễ dàng thức dậy và nghỉ ngơi hoàn toàn và tránh tranh giành bữa sáng, sách vở, bài tập, ba lô hoặc va li.
  • Người lớn cần ngủ ít nhất bảy giờ mỗi đêm. Cố gắng ngủ ít nhất nhiều giờ. Ví dụ, nếu bạn muốn thức dậy trước 8 giờ mỗi sáng, hãy đi ngủ trước nửa đêm để có thời gian chìm vào giấc ngủ.

Phương pháp 4/4: Phát triển kỹ năng tổ chức với công nghệ

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 20
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 20

Bước 1. Tận dụng lợi thế của công nghệ

Điện thoại, máy tính và máy tính bảng có nhiều công cụ tổ chức hữu ích. Ví dụ: bạn có thể sử dụng lịch trên điện thoại của mình để tạo lời nhắc tự động rằng một bài tập nào đó sắp đến hạn hoặc sắp có một cuộc họp. Mặc dù những công cụ này có thể có một chút đường cong học tập, nhưng việc sử dụng chúng sẽ giúp bạn phát triển các kỹ năng tổ chức của mình.

  • Bạn cũng có thể tải xuống các ứng dụng tổ chức hữu ích để giúp bạn phát triển các kỹ năng tổ chức. Things là một ứng dụng giúp bạn tạo danh sách kiểm tra và chia các tác vụ phức tạp thành các bước đơn giản. RescueTime là một ứng dụng hữu ích khác giúp bạn theo dõi thời gian của mình khi bạn trực tuyến bằng cách theo dõi và báo cáo lại cho bạn những gì bạn đang xem nhiều nhất.
  • Bên cạnh lịch, bạn có thể sắp xếp tên, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ nhà riêng hoặc doanh nghiệp bằng điện thoại của mình.
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 21
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 21

Bước 2. Sắp xếp các tệp điện tử của bạn

Tạo một thư mục có tên cho mỗi bài tập hoặc lớp mà bạn phải thêm công việc vào. Ví dụ: bạn có thể tạo ba thư mục có nhãn “Lịch sử”, “Tiếng Anh” và “Xã hội học”. Trong mỗi thư mục, bạn có thể thêm các thư mục mới với ngày tháng cho mỗi tuần của bài tập mà bạn có.

  • Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục có tiêu đề “6/6 - 6/10/2016” để quản lý tất cả các bài tập của bạn được viết giữa các ngày có tên trong thư mục.
  • Ngoài ra, bạn có thể chỉ giữ tất cả các tệp của mình về một dự án hoặc chủ đề nhất định trong một thư mục và sử dụng các tùy chọn tổ chức tích hợp của hệ điều hành để sắp xếp các tệp theo ngày tạo.
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 22
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 22

Bước 3. Sử dụng quy tắc một chạm cho email

Khi bạn nhận được email, hãy trả lời email đó ngay lập tức nếu cần hoặc lưu trữ email nếu bạn cho rằng mình sẽ cần trong tương lai. Xóa các tin nhắn cũ mà bạn không cần nữa. Kiểm tra email của bạn ít nhất một lần mỗi ngày để đảm bảo chúng không bị dồn nén. Bạn càng có nhiều email, bạn càng ít muốn (hoặc có thể) ngồi và kiểm tra tất cả.

Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 23
Phát triển kỹ năng tổ chức Bước 23

Bước 4. Sử dụng đồng hồ kỹ thuật số

Một chiếc đồng hồ giúp bạn quản lý thời gian của mình. Nếu không có đồng hồ, bạn sẽ liên tục nhìn xung quanh đồng hồ hoặc quên mất thời gian.

Đặt bộ hẹn giờ trên đồng hồ của bạn đổ chuông khi bạn cần chuyển sang một tác vụ khác. Yếu tố thời gian cần thiết để sẵn sàng và đi đến điểm đến tiếp theo của bạn nếu cần. Ví dụ: nếu bạn phải có mặt ở trường lúc 8:00, chẳng hạn, bạn có thể đặt đồng hồ của mình thành 7:30 để bạn có thời gian chuẩn bị và đi đến đó

Đề xuất: