Lập kế hoạch cho một cuộc họp ở tòa thị chính về một vấn đề sức khỏe về cơ bản không khác gì lập kế hoạch cho một cuộc họp của tòa thị chính về bất kỳ vấn đề nào khác, ngoại trừ việc trang điểm cho khán giả và các loại tham luận viên sẽ phát biểu sự kiện. Tuy nhiên, có rất nhiều thứ liên quan đến việc lập kế hoạch cho một cuộc họp ở tòa thị chính dưới bất kỳ hình thức nào thành công. Bạn sẽ cần phải làm việc chăm chỉ, tuyển dụng các bên liên quan quan trọng và đảm bảo rằng bạn đã dành cho mình đủ thời gian chuẩn bị để thu hút sự chú ý của báo chí và cộng đồng.
Các bước
Phần 1/3: Đặt nền móng
Bước 1. Thành lập một ủy ban kế hoạch
Ý tưởng đằng sau một ủy ban kế hoạch là sức mạnh về số lượng. Có một số vấn đề liên quan đến chăm sóc sức khỏe mà nhiều tổ chức không quan tâm. Bạn cần xác định các tổ chức khác trong cộng đồng có liên quan đến vấn đề của bạn, thuyết phục các thành viên quan trọng về lợi ích của tòa thị chính và tuyển dụng họ vào ủy ban lập kế hoạch của bạn.
- Ví dụ: nếu vấn đề bạn quan tâm là dinh dưỡng cho trẻ nhỏ, một số tổ chức cộng đồng quan tâm đến vấn đề đó có thể là trường học, bác sĩ nhi khoa, ngân hàng thực phẩm, nhà thờ, nông dân và chăm sóc ban ngày.
- Tự quảng cáo có thể là một động lực cực kỳ hấp dẫn. Tiếp cận các tổ chức mục tiêu từ một vị trí thuận lợi giải thích cách thức tham gia vào tòa thị chính có thể mang lại lợi ích cụ thể cho họ như thế nào.
Bước 2. Khoanh vùng các vấn đề
Việc lo ngại về một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều. Để làm cho chủ đề của tòa thị chính của bạn trở nên tức thì và hấp dẫn hơn, hãy nhấn mạnh tác động cục bộ của vấn đề hơn là tác động quốc gia hoặc toàn cầu.
- Ví dụ, nếu thành phố hoặc tiểu bang của bạn có tỷ lệ nhiễm HIV cao hoặc tỷ lệ béo phì cao, bạn nên nhấn mạnh những vấn đề mà địa phương của bạn sẽ phải đối mặt hơn là những vấn đề đến từ chẩn đoán HIV hoặc béo phì nói chung.
- Vì vậy, bạn có thể nói: “Thành phố Philadelphia sẽ phải trả thêm 3,5 tỷ đô la cho chi phí chăm sóc sức khỏe trong 15 năm tới vì tỷ lệ béo phì cao của chúng tôi,” thay vì “Béo phì dẫn đến chi phí chăm sóc sức khỏe cao hơn”.
Bước 3. Xác định các mục tiêu
Các mục tiêu của cuộc họp của bạn sẽ quyết định hình thức, những người bạn mời và cách bạn sẽ quảng bá nó. Thuật ngữ "tòa thị chính" chỉ biểu thị một loại cuộc họp mà câu hỏi và câu trả lời mở từ công chúng bao gồm phần lớn cuộc họp.
Mục tiêu của cuộc họp của bạn có thể là cung cấp thông tin, vận động cho một vị trí nhất định hoặc để đưa ra phản hồi cho các ứng cử viên chính trị. Mặc dù các cuộc họp về ứng cử viên và vận động chính trị có thể thu hút nhiều sự chú ý nhất, nhưng chúng không nhất thiết là những gì tốt nhất cho vấn đề của bạn. Ví dụ: nếu dư luận chống lại các mục tiêu chính sách của tổ chức của bạn, một cuộc họp thông tin có thể là một chiến lược tốt hơn để thay đổi ý kiến cho phù hợp với nhu cầu của bạn
Bước 4. Chọn một định dạng
Định dạng truyền thống của một tòa thị chính là dành cho một hội đồng gồm ba đến năm diễn giả cộng với một người điều hành để giới thiệu ngắn gọn về lý lịch và vị trí của họ. Sau đó, người điều hành sẽ đưa ra các câu hỏi cho khán giả. Trong khi khán giả có thể đặt câu hỏi cho một tham luận viên nhất định, thì người điều hành phải đóng vai trò là người điều hành và nếu họ cảm thấy chương trình sẽ được nâng cao bằng cách đặt cùng một câu hỏi đó cho nhiều tham luận viên, thì họ nên làm như vậy. Các định dạng khác có thể bao gồm:
- Một định dạng câu hỏi và câu trả lời thuần túy. Điều này có thể tốt cho diễn đàn của ứng viên.
- Định dạng câu hỏi ẩn danh, trong đó các câu hỏi được gửi trước và người kiểm duyệt chọn câu hỏi nào để trình bày trước hội đồng. Định dạng này có thể tốt cho các chủ đề gây tranh cãi.
Phần 2 của 3: Kết nối cuộc họp lại với nhau
Bước 1. Chọn địa điểm, ngày và giờ
Địa điểm của cuộc họp phải ở một vị trí tập trung, trung lập, người khuyết tật dễ tiếp cận. Nhà thờ, thư viện, tòa nhà chính phủ và trung tâm cộng đồng đều là những lựa chọn tốt. Đảm bảo sự kiện đó không mâu thuẫn với một sự kiện cộng đồng nổi tiếng khác và tổ chức sự kiện vào thời điểm mà nhiều người có thể tham dự - cuối tuần hoặc nếu trong tuần, vào buổi tối.
- Một nguyên tắc chung là luôn chọn một vị trí quá nhỏ. Một địa điểm đông đúc tạo ra ấn tượng về hoạt động và sự nổi tiếng, điều này luôn tốt hơn so với lựa chọn thay thế.
- Làm cho sự kiện miễn phí hoặc chi phí danh nghĩa, nhưng khuyến khích người tham dự trả lời trang Facebook, địa chỉ email hoặc số điện thoại để gọi là những cách dễ dàng, chi phí thấp. Giả sử hai phần ba số “maybes” sẽ không hiển thị.
- Đảm bảo rằng bạn có một địa điểm họp thay thế đề phòng trường hợp địa điểm đã lên lịch của bạn bị thất bại.
Bước 2. Mời tham luận viên
Các tham luận viên là một trong những nhân tố quan trọng nhất góp phần vào sự thành công hay thất bại của một tòa thị chính. Mặc dù tốt nhất là bạn nên có những thứ đáng chú ý trên bảng điều khiển của mình, nhưng đó không phải lúc nào cũng là một lựa chọn. Điều tốt nhất tiếp theo là có được các tham luận viên đại diện cho các tổ chức đáng chú ý và / hoặc tham luận viên có xuất thân đáng chú ý - điều đó mang lại cho sự kiện thêm uy tín.
- Tìm đến các quan chức được bầu cử, học giả, các nhà lãnh đạo nhà thờ và cộng đồng, và các nhà cung cấp dịch vụ điều trị.
- Đây là một lĩnh vực khác mà một ủy ban quy hoạch đa dạng có thể có ích. Mối quan hệ của các thành viên trong cộng đồng lập kế hoạch càng tiếp cận sâu rộng, bạn càng có nhiều khả năng tiếp cận được một nhóm chuyên gia đa dạng và thú vị.
- Đừng làm giảm yếu tố cá tính khi bạn mời các tham luận viên. Các tham luận viên phải đủ đáng tin cậy để thu hút mọi người đến tòa thị chính, nhưng họ phải đủ thú vị để mọi người bàn tán xôn xao về tòa thị chính của bạn rất lâu sau khi sự việc kết thúc.
Bước 3. Tuyển người điều hành
Người điều hành là một yếu tố quan trọng khác trong sự thành công của một tòa thị chính. Người điều hành phải có sự tôn trọng của các thành viên tham luận và khán giả, cùng với tính cách ôn hòa để giảm bớt căng thẳng và đẩy nhanh cuộc thảo luận.
Hãy nghĩ về một người điều hành như một MC - họ phải có sức lôi cuốn, nhưng không lôi cuốn đến mức làm lu mờ các tham luận viên hoặc thống trị cuộc thảo luận. Các thành viên của giới truyền thông, các thẩm phán và luật sư đã nghỉ hưu, và các giáo sĩ có thể là những ứng cử viên sáng giá
Bước 4. Tóm tắt các tham luận viên
Đảm bảo rằng các tham luận viên của bạn biết về định dạng của tòa thị chính, các tham luận viên khác, số cử tri đi bầu dự kiến và các chủ đề trong chương trình nghị sự. Miễn là họ sẵn lòng, hãy chuẩn bị cho họ cách nói chuyện với giới truyền thông sau đó.
Bạn nên để các tham luận viên của bạn đến trước thời hạn từ bốn mươi lăm phút đến một giờ để bạn có thể xem lại định dạng và chủ đề lần cuối
Bước 5. Tập hợp một đội ngũ nhân viên
Một số nhân viên chủ chốt sẽ đến cần thiết để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Bạn nên có người để nói chuyện với giới truyền thông, cho khách mời và chuyển các tài liệu như chương trình họp cho các tham luận viên và khách mời.
Đây đều là những công việc tốt cho các tình nguyện viên
Bước 6. Chuẩn bị trước nguyên vật liệu
Bất kể quy mô cuộc họp của bạn là bao nhiêu, bạn sẽ cần một số tài liệu in để chuyển cho khách mời, báo chí và các tham luận viên. Loại cuộc họp bạn đang điều hành sẽ quy định các loại tài liệu cụ thể. Ví dụ:
- Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp cung cấp thông tin, tốt hơn hết bạn nên in ra các cuốn sổ tay hoặc tài liệu quảng cáo sẽ đề cập đến một số thông tin mà bạn sẽ trình bày tại tòa thị chính. Ví dụ: nếu vấn đề của bạn là HIV trong cộng đồng của bạn, thì hãy in ra một hóa đơn hướng dẫn về một số thống kê quan trọng về tác động của HIV tại địa phương.
- Tòa thị chính có các ứng cử viên hoặc quan chức chính trị có thể bao gồm thông tin về các vị trí và đảng phái của ứng cử viên hoặc quan chức vì nó liên quan đến vấn đề sức khỏe của bạn.
Phần 3/3: Chuẩn bị cho Cuộc họp
Bước 1. Đảm bảo rằng phương tiện hiển thị
Báo chí là yếu tố quyết định cho một tòa thị chính thành công. Cho dù tòa thị chính tập trung vào vận động chính sách, phổ biến thông tin hay một diễn đàn chính trị, sự nổi tiếng của nó sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của những mục tiêu đó và khả năng của bạn để tập hợp các tòa thị chính trong tương lai.
- Bạn sẽ cần viết thông cáo báo chí, xác định các phóng viên đưa tin về các câu chuyện về sức khỏe, các vấn đề cộng đồng hoặc chính trị và liên hệ với họ định kỳ.
- Thông cáo báo chí là một tài liệu đơn giản được gửi đến các tổ chức truyền thông giải thích về một sự kiện và lý do tại sao nó đáng chú ý. Thông cáo báo chí thường dài dưới một trang.
- Tin tức là về các sự kiện hiện tại, vì vậy bạn cần chắc chắn rằng bạn nhấn mạnh với các phóng viên tại sao tòa thị chính là sự kiện cần đưa tin ngay bây giờ và không phải sau này. Ví dụ - béo phì luôn là một vấn đề, nhưng nó chỉ tạo nên tin tức khi một nghiên cứu được công bố với mục đích chỉ ra một lý do khác khiến nó xấu đi.
Bước 2. Tiếp cận với các tổ chức cùng chí hướng
Tất cả các thành viên của ủy ban lập kế hoạch của bạn, các thành viên tham luận và thành viên của các tổ chức liên quan không phải là bộ phận trực tiếp của tòa thị chính đều nên được xây dựng để công khai sự kiện.
Đừng quên sử dụng các tài nguyên như khuôn viên trường đại học, bệnh viện và các cơ quan chính phủ. Dán tờ rơi quảng cáo sự kiện tại các địa điểm đó. Chúng có thể là một cách tuyệt vời để tăng lượng người tham dự
Bước 3. Truy cập mạng xã hội
Đừng quên mạng lưới rộng lớn của các nhóm vấn đề trên Facebook và các phương tiện truyền thông xã hội khác. Đừng chỉ tiếp cận với các tổ chức truyền thống có những người trong biên chế. Đăng lên các nhóm Facebook, blog và bảng tin của các tổ chức quan tâm và có liên quan.
Đảm bảo các thành viên và thành viên của bạn cũng đang quảng bá sự kiện trên Twitter, Facebook và Instagram
Bước 4. Đặt các gói báo chí lại với nhau
Một gói báo chí được phân biệt với một thông cáo báo chí ở chỗ nó là một gói tài liệu được cung cấp cho các phóng viên vào ngày diễn ra sự kiện chứ không phải là một sự dụ dỗ để đưa tin về một sự kiện. Nó nên bao gồm:
- Thông cáo báo chí.
- Tiểu sử của các tham luận viên và diễn giả.
- Thông tin về chủ đề, bao gồm các nghiên cứu, thống kê có liên quan và câu chuyện cá nhân của các cá nhân bị ảnh hưởng.
Bước 5. Mong đợi điều bất ngờ
Đôi khi các tham luận viên không hiển thị. Đôi khi những người biểu tình tràn ngập địa điểm. Bão tuyết có thể từ hư không quét vào khu vực này. Là người lập kế hoạch sự kiện, bạn cần lập kế hoạch cho những trường hợp bất thường này bằng cách đặt người nói thay thế hoặc lên lịch ngày thay thế.
- Nếu tòa thị chính của bạn bị bao vây bởi những người biểu tình, một sự thay đổi về định dạng có thể phù hợp. Nếu định dạng ban đầu là câu hỏi và câu trả lời mở, thay vào đó hãy nhận các câu hỏi trước. Nếu những người phản đối ở bên ngoài, hãy mời họ vào và thay đổi định dạng để gửi câu hỏi trước.
- Sắp xếp các diễn giả thay thế từ tổ chức của bạn hoặc các tổ chức tham gia đề phòng trường hợp một diễn giả đã lên lịch không hiển thị. Nếu tòa thị chính là một diễn đàn giữa các ứng cử viên chính trị, hãy không ngừng nhấn mạnh điều đó với giới truyền thông - điều này sẽ khiến họ ước rằng mình đã xuất hiện.
